Datenschutz ist keine Hexerei: HSM erklärt den richtigen Umgang mit sensiblen Daten
- 28.09.2018
- Sicherheit
Das Jahr 2018 wurde begleitet von vielen neuen Standards im Bereich der Aktenvernichtung, um genau zu sein von der EU-DSGVO sowie der ISO/IEC 21964, die seit August 2018 der internationalisierte Standard der bislang bekannten DIN 66399 ist. Die Richtlinien sind zum aktiven Schutz der Verbraucher da und sollen für mehr Transparenz im Umgang mit sensiblen Daten sowie für gleiche Voraussetzungen sorgen.
Die Speichermedien, die unsere vertraulichen Daten und Informationen beinhalten, sind vielfältig geworden. Neben dem klassischen Datenträger Papier spielen vor allem die unterschiedlichen digitalen Datenträger eine wichtige Rolle. Seit 2012 wurden die Prozesse zur Vernichtung von Datenträgern aller Art durch die DIN-Norm 66399 geregelt. Im August 2018 wurde die Norm internationalisiert und die Inhalte in der ISO/IEC 21964 festgeschrieben. Der neue Standard vereinheitlicht die Sicherheitsstandards für eine sichere Datenträgervernichtung weltweit. Er berücksichtigt dabei die Vielfalt an Datenträgern und definiert die Sicherheitsstandards für die Vernichtung aller Medien. Somit wird sichergestellt, dass die Daten in jedem Land nach den gleichen Voraussetzungen vernichtet werden.
Darüber hinaus regelt seit Mitte Mai die EU-DSGVO den einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union. Viele Unternehmen arbeiten noch immer daran, interne Richtlinien zu erstellen, um der lückenlosen Dokumentations- und Informationspflicht nachzukommen. Denn bei personenbezogenen Daten müssen die Verantwortlichen eine lückenlose Dokumentation zu Zweck, Dauer, Speicherung und Löschung der Daten darlegen und gewährleisten.
Ordnungsgemäße Datenvernichtung
Dass die Verunsicherung der Unternehmen beim Thema Datenvernichtung teilweise noch groß ist, zeigen tägliche Anfragen beim Hersteller HSM, wie Jürgen Walker, Leitung Vertrieb Bürotechnik Europa, betont. Der optimale Ablauf der Datenvernichtung sieht vor, dass zuerst der Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten eingeordnet wird. Dazu prüft man, welche Art von Daten verwaltet werden. Je nach Schutzbedarf werden die Daten einer der drei existierenden Schutzklassen (normal, hoch, sehr hoch) zugeteilt.
Daneben gruppiert die ISO-Norm die unterschiedlichen Datenträger in insgesamt sechs Kategorien, die das Datenformat definieren und sich wie folgt zusammensetzen: Informationen in Originalgröße wie zum Beispiel Papier bzw. Druckformen, Informationen in verkleinerter Form wie Mikrofilm oder Folie, optische Datenträger wie CD oder DVD, elektronische Datenträger wie Speichersticks oder Chipkarten, magnetische Datenträger wie Disketten oder ID-Karten sowie Festplatten. Die Datenträgerkategorien werden wiederum in sieben Sicherheitsstufen (beispielsweise P-1 bis P-7 für Informationen in Originalgröße) unterteilt. Dabei gilt je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel nach dem Schreddern. So können Datenträger der Schutzklasse 2 (hoch) , den Sicherheitsstufen drei bis fünf zugeordnet werden – Datenträger der Schutzklasse 3 (sehr hoch) den Sicherheitsstufen vier bis sieben.
Sind Schutzklasse und Sicherheitsstufe definiert, müssen der Aufstellungsort sowie die Benutzeranzahl festgelegt werden. Anschließend sollte man sich über die benötigte Leistung Gedanken machen, d. h. wie viele Blätter Papier muss der Aktenvernichter in einem Arbeitsgang schreddern können und wie groß muss der Auffangbehälter sein, um die Leerungsintervalle komfortabel zu halte
Kundenzufriendenheit im Fokus
Der Hersteller von Aktenvernichtern bietet neben einem breiten Produktportfolio an DSGVO-konformen Aktenvernichtern auch eine persönliche Betreuung und Unterstützung an. Dafür gibt es alleine in Deutschland knapp 30 Service-Stützpunkte. Darüber hinaus sind Techniker des Herstellers weltweit im Einsatz. Dies soll für kurze Wege und eine schnelle Verfügbarkeit von Ersatzteilen sorgen. Der Großteil der HSM Aktenvernichter wird komplett in Deutschland gefertigt. Der Hersteller kann bei der Entwicklung auf eine langjährige Erfahrung zurückgreifen. Die Aktenvernichter zeichnen sich durch eine bewährte Technik sowie geprüfte Qualität aus. HSM gibt daher auf die "Securio"-Reihe eine Garantie von drei Jahren. Für die Vollstahl-Schneidwellen gilt in den Sicherheitsstufen P-2 bis P-5 zusätzlich eine Garantie für die gesamte Lebensdauer.
Hat ein Kunde die falsche Auswahl getroffen, kann das Gerät innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf zurückgegeben werden oder er erhält, bei Bezahlung des Mehrwertes, ein Upgrade auf ein größeres Gerät. Während der Gewährleistungszeit bietet HSM einen Austausch-Service an. Das bedeutet, alle 230 Volt-Aktenvernichter werden kostenlos ausgetauscht oder repariert. Altgeräte nimmt HSM wieder gratis zurück und recycelt diese umweltgerecht.
An der Vielzahl von Dienstleistungen wird ersichtlicht, wie wichtig HSM die Zufriedenheit der Kunden ist. Jürgen Walker unterstreicht den Partnerschaftsgedanken: "Ich denke, dass die persönliche Wissensvermittlung durch unsere Fachhändler und unsere Gebietsverkaufsleiter weiterhin von den Kunden geschätzt und in Anspruch genommen werden, denn gerade das Thema EU-DSGVO ist noch nicht in allen Köpfen und Unternehmen angekommen bzw. umgesetzt. Als Spezialist in Sachen Datenschutz bieten wir unter anderem Schulungen im Rahmen unserer HSM Akademie an, geben dort unser Expertenwissen gerne weiter, unterstützen bei der richtigen Auswahl der Aktenvernichter und helfen bei der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes".
Der Hersteller von Aktenvernichtern übernimmt auch beim Thema Nachhaltigkeit Verantwortung und hat sich daher verpflichtet, so umweltgerecht wie möglich zu produzieren. Die Verwendung von ressourcenschonenden Materialien sowie der Einsatz von energiesparenden Steuerungen sind für das Unternehmen selbstverständlich. HSM arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung der bestehenden Steuerungen und Bedienkonzepten. Das nachhaltige Handeln von HSM zeigt sich neben der umweltgerechten Produktion auch durch die Arbeitsplatzsicherung in der Region sowie das soziale Engagement. So unterstützt HSM bereits seit zehn Jahren die Tropenwaldstiftung OroVerde. In dieser Zeit wurden gemeinsam konkrete Projekte wie beispielsweise "Land der Bäume" zur Erhaltung des Ökosystems Regenwald in Guatemala realisiert.
