"e-communications": E-Mails nachweisbar und sicher versenden
- 06.10.2016
- Sicherheit
"Standard E-Mails haben die Vertraulichkeitsstufe einer Postkarte", betont Rainer Geiß, Geschäftsführer der Deutschland-Tochter des schweizerischen Postbearbeitungsspezialisten Frama. Die enthaltenen Informationen können während der Übertragung von Dritten mitgelesen oder – ohne Spuren zu hinterlassen – von Versendern oder Empfängern nachträglich selbst abgeändert werden. Dies gilt gleichermaßen für Inhalte, Datums-angaben, Verteiler und Anhänge."Und wer weiß am Ende wirklich nachweisbar, wer was an wen versendet hat", fragt Rainer Geiß.
Genau an dieser Stelle setzt Frama mit der Dienstleistung "e-communications" an: "Wann immer E-Mails nachweisbar beim Empfänger eingehen müssen – sei es, um Fristen zu wahren oder wichtige Informationen vertraulich zu versenden, bietet das Modul 'RMail' die Basis, derartige Transaktionen einfach – ohne Softwareinstallation beim Empfänger – sicher und nachweisbar durchzuführen", erläutert Geiß.
Der "Eingeschriebene Zustellnachweis" (Registred Receipt) enthält alle erforderlichen Daten und Informationen, die benötigt werden, um nötigenfalls nachweisen zu können, wer wann was wusste, wer wann was unterzeichnet oder empfangen hat. "Frama macht E-Mails zu nachweisbaren, unveränderlichen Dokumenten mit hoher Beweiskraft", so der Geschäftsführer weiter.
Dabei benötige der "RMail"-Service keine unerwünschte Softwareinstallationen auf der Empfängerseite oder die Einrichtung von Accounts für Webplattformen. Der Service, entwickelt in Zusammenarbeit mit dem US-Unternehmen RPost, wird über Server in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben.
Nützliche Zusatzfunktionen
Der Versand von E-Mails mit Einschreibecharakter ist dabei nur eine Funktion der Lösung. Praktisch nebenbei bietet der Dienst auch Verschlüsselungsfunktionen, die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift und das Versenden großer Datei-Anhänge. So kommt in Sachen Datenschutz im E-Mail-Verkehr das Modul "SecuRMail" zum Einsatz.
Es setzt auf dem Grundprinzip des Zustellnachweises auf und ermöglicht die Verschlüsselung der E-Mails per Mausklick und ohne dass es zwischen Sender und Empfänger eines Austauschs von digitalen Schlüsseln oder Zertifikaten bedürfe, wie man bei Frama betont.
"Elektronische Unterschriften ermöglichen es, Dokumente und Vereinbarungen mit der umfassendsten rechtlichen und international anerkanntesten elektronischen Signatur zu versehen", erläutert Geiß, somit könne man Versand und Erhalt von Vertragsdokumenten beschleunigen.
Eingesetzt werden können die elektronischen Unterschriften für Dokumente, PDF-Formulare und dergleichen mehr. Absender und Empfänger können mit dem Verfahren zum Beispiel dasselbe Dokument signieren und es danach an weitere Vertragsparteien zur Gegensignatur weiterleiten.
Mit "LargeMail" schließlich können große Dateien für den Versand in PDF-Dateien umgewandelt werden. Auf Wunsch werden die Meta-Daten aus Office-Dokumenten dabei vor dem Versand entfernt. Das Feature bietet die Möglichkeit, E-Mails zu bis einer Größe von 1 GB versenden zu können.
Nutzen lassen sich die neuen Frama-Services auf der Absenderseite per Software Plugin mit Microsoft Outlook (ab Version 2000) oder mit Google Gmail. Und während die eigentliche technische Abwicklung völlig unkompliziert sei, gebe die Überlegung, "e-communications" einzusetzen, in den Unternehmen den Anstoß, die internen Prozesse komplett zu überdenken: "Und das ist, um Datenschutz zu gewährleisten, grundsätzlich sinnvoll", findet -Rainer Geiß.
Nachgefragt
Herr Geiß, was unterscheidet Framas "e-communications" von den etablierten Verschlüsselungs-Lösungen?
Frama "e-communications" punktet mit drei Vorteilen gegenüber bisher etablierten Verschlüsselungs-Lösungen. Zum einen durch die kinderleichte Bedienung. Mit nur einem einzigen Mausklick lassen sich E-Mails spielend einfach verschlüsseln, entweder mit einem automatisch generierten Passwort oder einem Passwort, welches vorab individuell festgelegt werden kann. Der zweite – sehr wichtige Vorteil – ist, dass es ein offenes System ist. Seitens des Empfänger ist keine Softwareinstallation oder irgendeine Registrierung auf einer Webplattform möglich. Aber bei Frama "e-communications" handelt es sich nicht nur um eine Verschlüsselungs-Lösung, sondern um viel mehr. Mit unserem neuen Softwareprodukt haben beide Seiten, der Versender wie auch der Empfänger, die Möglichkeit, E-Mails zu verschlüsseln, Dokumente elektronisch zu signieren oder Nachweise zu führen – und das national und international. Somit bieten wir die Lösung für eine effiziente, sichere und nachvollziehbare digitale Kommunikation.
Wie stellen Sie sicher, dass mit den Daten kein Missbrauch getrieben wird?
Für jede Transaktion, die mit Frama "e-communications" versendet wird, sei es die Übermittlung einer verschlüsselten E-Mail, der Versand einer eingeschriebenen E-Mail oder eine Unterschrift unter einem Dokument, wird beim Absender ein Zustellnachweis (Registered Receipt) erzeugt. Dieser Nachweis enthält in verschlüsselter Form die Daten und Informationen die benötigt werden, um im Rechtstreit nachweisen zu können, wer wann was wusste, wer wann was unterzeichnet oder empfangen hat. Im Bedarfsfall kann somit jederzeit die Originalnachricht wiederhergestellt werden. Weder RPost noch Frama selbst speichern Kopien der E-Mail-Transaktionen ab.
Können Sie schon etwas zur Preisgestaltung verraten?
Preislich sind wir so aufgestellt, dass wir sowohl für Klein- (z. B. für einen Anwender) als auch für Großunterunternehmen bis beispielsweise 500 Anwender, attraktive und günstige Serviceangebote zur Verfügung stellen können. Zudem bieten wir allen Kunden an, Frama "e-communication" für einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen.
