C.ebra
Digitale Archivierung
Digitale Archivierung wird immer wichtiger in Unternehmen. (Bild: thinkstock/iStock/maxkabakov)

Bitkom + VeR: Aktueller Leitfaden zur Digitalen Archivierung

Die beiden Branchenverbände Bitkom und Verband elektronische Rechnung (VeR) haben in zehn Merksätzen die Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten zusammengefasst.

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren.

Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 zu den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.  

Die Merksätze sollen Unternehmen, Dienstleistern und Beratern dabei helfen, die elektronische Archivierung im Einklang mit den umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung in der täglichen Unternehmenspraxis umzusetzen.

Die zehn Merksätze
  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  • Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

 

www.bitkom.org/

www.verband-e-rechnung.org/de/

 

 

 

 

Verwandte Themen
Abbildung: Häufig sind anspruchsvolle IT-Security-Lösungen bei Mittelstand und öffentlichen Verwaltungen nicht gut umgesetzt. Dadurch fehlen Möglichkeiten, Angriffe zu erkennen und zu untersuchen.
Die 5 größten IT-Security-Schwachstellen im Mittelstand weiter
Was die Modernisierung der Arbeitsplätze angeht, sind die Vorreiter Frankreich und Belgien. Die deutschen Unternehmen hinken bei der Arbeitsplatztransformation deutlich hinterher. Bild: PAC – a CXP Group Company, 2017
Digitale Workplaces in Deutschland sind selten weiter
Der neue COO Philipp Andernach sieht die Plattform Service Partner ONE auf dem Weg zum digitalen Hub fürs Büro.
Service Partner ONE verstärkt Führungsteam weiter
Deutsche Nachhaltigkeitsstrategie soll Planeten schützen weiter
Die Zukunft schon heute erleben weiter
Deutsche Industrie verabschiedet sich mit Schwung von 2016 weiter