Bitkom + VeR: Aktueller Leitfaden zur Digitalen Archivierung

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren.

Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 zu den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.  

Die Merksätze sollen Unternehmen, Dienstleistern und Beratern dabei helfen, die elektronische Archivierung im Einklang mit den umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung in der täglichen Unternehmenspraxis umzusetzen.

Die zehn Merksätze

• Elektronische Archivierung ist technologieneutral
• Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
• Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
• Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
• Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
• Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
• Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
• Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
• Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
• Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

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