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"RMail" von Frama kommt zum Versand von vertraulichen Dokumenten per E-Mail zum Einsatz.
"RMail" von Frama kommt zum Versand von vertraulichen Dokumenten per E-Mail zum Einsatz.

Kieffer, Stübben & Partner: „Ein für unseren Berufsstand entscheidendes Kriterium“

Seit knapp einem halben Jahr nutzt die Düsseldorfer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Kieffer, Stübben & Partner die "e-communications"-Lösung von Frama. Nach Ende der Test- und Einführungsphase werden dort künftig sämtliche fachliche Mitarbeiter mit "RMail" ausgestattet.

Mit Hilfe des "Eingeschriebenen Zustellungsnachweises" kann jederzeit rechtskonform nachgewiesen werden, wann die E-Mail versandt, geöffnet und gelesen wurde.
Mit Hilfe des "Eingeschriebenen Zustellungsnachweises" kann jederzeit rechtskonform nachgewiesen werden, wann die E-Mail versandt, geöffnet und gelesen wurde.

Die Düsseldorfer Kanzlei Kieffer, Stübben & Partner besteht seit 30 Jahren. Rund 50 Mitarbeiter betreuen mittelständische Unternehmen, vermögende Privatpersonen und ausländische Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland sowie Großunternehmen mit Konzern­strukturen. Dabei deckt das Unternehmen das gesamte Leistungs­spektrum einer mittelständischen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft ab.

Die Softwarelösung "RMail" für einen sicheren, nachweisbaren E-Mail-Versand setzt die Kanzlei seit November 2016 ein. "In Zusammenhang mit der ständig voranschreitenden Digitalisierung und stetig steigenden Sicherheitsanforderungen beim Datenschutz stand auch unsere Kanzlei vor der Aufgabe, nach zusätzlichen Lösungen beim Versand vertraulicher Dokumente zu suchen", schildert Chief Operations Officer (COO) Thorsten von der ­Heyde die Überlegung, die zum Einsatz der Frama-Lösung führte.

"RMail" kommt inzwischen zum Versand von vertraulichen Dokumenten an die Mandanten sowie die Finanzbehörden zum Einsatz. "Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen werden von einigen Mandanten mittlerweile genauso wie Jahresabschlussberichte in elektronischer bzw. digitaler Form angefordert", so von der Heyde. Dabei seien neben der "One-Click-Verschlüsselung", der Versand "sicherer" PDF-Anhänge und die Nutzungsmöglichkeiten elektronischer Unterschriften ein großer – und vor allem zeitsparender – Vorteil.

"Darüber hinaus ist der registrierte Empfang der Dokumente beim Versand an die Finanzbehörden ein für unseren Berufsstand entscheidendes Kriterium", erläutert der COO, der bei Kieffer, Stübben & Partner für den Datenschutz und die IT–Systeme verantwortlich ist, weiter. Positiv bewertet er die schnelle und anwenderfreundliche Installation des Systems: "Die Installation des Systems war unkompliziert und erforderte nur wenig Zeitaufwand. Auch die Einweisung in das System ging schnell und der laufende Betrieb wurde dadurch nicht beeinträchtigt."

Die für die Testphase ausgewählten Mandaten waren vorab informiert worden. "Deren Reaktion war durchweg positiv, da der Empfänger einer mit 'RMail' versandten E-Mail diese öffnen kann, wie bisher, das heißt er hat keinen zusätzlichen Installationsaufwand, sondern er partizipiert auch von der unkomplizierten Verschlüsselung und der Zugangssicherheit", hat der COO beobachtet.

Die "e-communications"-Lösung schließt eine Lücke im Versand vertraulicher Dokumente bei der Düsseldorfer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Kieffer, Stübben & Partner.
Die "e-communications"-Lösung schließt eine Lücke im Versand vertraulicher Dokumente bei der Düsseldorfer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Kieffer, Stübben & Partner.
Über "e-communications"

Die erweiterte E-Mail-Lösung von Frama "e-communications" geht die Haupt­probleme der Standard-­E-Mail an: Informationen können während der Übertragung von Dritten mitgelesen oder – ohne Spuren zu hinterlassen – von Versendern oder Empfängern nachträglich selbst abgeändert werden. Dies gilt gleichermaßen für Inhalte, Datumsangaben, Verteiler und Anhänge. "Wann immer E-Mails nachweisbar beim Empfänger eingehen müssen – sei es, um Fristen zu wahren oder wichtige Informationen vertraulich zu versenden, bietet 'RMail' mit dem einzigartigen 'Eingeschriebenen Zustellungsnachweis' die Basis, derartige Transaktionen einfach, sicher und nachweisbar durchzuführen", erläutert Rainer Geiß, Geschäftsführer Frama Deutschland, den Mehrwert.

Darüber hinaus bietet der Dienst auch unkomplizierte Verschlüsselungsfunktionen, die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift und das Versenden großer Datei-Anhänge. Nutzen lassen sich die neuen Frama-Services auf der Absender­seite per Software Plugin mit Microsoft Outlook (ab Version 2000) mit einer Google-GMail-App oder mit RMail-Inbox. Der Service, entwickelt in Zusammenarbeit mit dem US-Unternehmen RPost, wird über ­Server in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben.

www.frama.de 
www.ksp.tax 

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