Unternehmenskultur: „In einem halben Tag waren alle im Home-Office einsatzbereit“

Interview mit Mario Dönnebrink

Im Rahmen der Corona-Krise hat d.velop rasch reagiert und den Kunden, die schnell Lösungen fürs Home-Office ihrer Mitarbeiter brauchten, bestimmte Tools kostenfrei zur Verfügung gestellt. Was war dabei besonders gefordert?
Wir haben nach Wegen gesucht, unsere gesellschaftliche Verantwortung wahrzunehmen, um Unternehmen zu helfen, eine Home-Office-Situation einzurichten, ohne dass kritische Prozesse darunter leiden. Die passenden Lösungen entwickelt d.velop seit mehr als 28 Jahren. Es war nur notwendig, eine schnelle Bereitstellung zu ermöglichen, eine Buchung auf Knopfdruck und Lösungen, die nicht zwangsläufig ausschließlich auf Basis der d.velop-Software funktionieren. Die ‚d.velop platform‘ mit ihren praktischen Cloud-Apps ist hierfür natürlich prädestiniert. Daher war schnell klar, dass wir zunächst mit der elektronischen Signaturlösung ‚d.velop sign‘ starten würden. Binnen 24 Stunden war der Store angepasst und das kostenlose Angebot verfügbar. Inzwischen haben wir mit ‚d.velop documents‘ auch ein vollständiges Cloud-ECM im Rahmen der Covid-19-Unterstützung im kostenlosen Portfolio, ebenso wie ‚d.velop smart invoice‘, eine cloudbasierte Software, um Kontierungs- Prüf- und Freigabeprozesse bei der Rechnungsverarbeitung komplett zu digitalisieren.

Sind das Lösungen, die auch langfristig für Remote- Arbeitsplätze eingesetzt werden können?
Definitiv. Das ist ja ohnehin der große Vorteil einer Cloud-Lösung, dass sie standortunabhängig eingesetzt werden kann und soll. Ziel muss es immer sein, geschäftsrelevante Prozesse auch remote abzubilden, um keine Engpässe entstehen zu lassen. Das gilt natürlich auch nach der Krise. Mit unserem Fokus auf die Themen Cloud und Software-as-a-Service werden wir diesem Anspruch zunehmend gerecht. Selbstverständlich stehen unsere Lösungen aber auch bei On-Prem-Installationen für Remote-Arbeitsplätze – dann über die VPNs der Unternehmen – zur Verfügung.

Wie ist d.velop denn mit dem Thema Home-Office umgegangen? Konnten Ihre Mitarbeiter schnell „umgestellt“ werden?
In der Tat. Nachdem wir beschlossen hatten, bis auf circa drei bis sechs Personen, die für den Betrieb vor Ort zwingend nötig waren, in Summe fast 700 Kolleginnen und Kollegen ins Home-Office zu schicken, hat es effektiv nur einen halben Tag gedauert, bis dies vollständig umgesetzt war. Ich bin begeistert, wie motiviert und konsequent die Belegschaft diese Maßnahme mitgetragen hat und noch immer vorbildlich lebt. Als Digitalunternehmen, bei dem ohnehin eine umfassende Home-Office-Regelung besteht und viele Mitarbeiter Fernzugriff auf interne Systeme haben, war dies natürlich etwas einfacher umzusetzen als in anderen Branchen. Dennoch glaube ich, dass so ein einschneidender Vorstoß mit der richtigen Motivation und Kommunikation auch anderswo zu realisieren ist. Es geht hier nicht nur um digitale Technologien, sondern vor allem um eine gesunde Unternehmenskultur.

Was erwarten Sie für die Zukunft der Büroarbeit, insbesonder im Hinblick auf die digitalen Prozesse? Worauf müssen sich Unternehmen einstellen?
Entscheidend ist, wie dieser digitale Arbeitsplatz, der „Digital Workplace“, also das Büro der Zukunft, konkret ausgestaltet wird. Es reicht hier nicht, nur digitale Technologien einzusetzen, um remote zu arbeiten. Ein gesamtheitliches Konzept besteht sowohl aus (Cloud-)Technologien als auch zukunftsweisenden Raumkonzepten mit Rückzugsmöglichkeiten, technisch perfekt ausgestatteten Team- und Besprechungsräumen, Abstimmungsflächen und Optionen der Rekreation, welche die Kultur des Unternehmens und dessen strategische Ausrichtung bestmöglich unterstützen. Das Büro der Zukunft wird nicht ohne Menschen funktionieren. Das soll es auch nicht. Und wenn die Umgebung stimmt, sind Treffen in Fleisch und Blut vielleicht zukünftig virtuellen Umgebungen ebenbürtig. Beides muss aber flexibel und bedarfsabhängig möglich sein. Daran hapert es im heutigen Büroalltag.

Sehen Sie auch Nachteile beim Thema Digitalisierung? Wie kann man es vermeiden, in schlechten Beratern zu geraten?
Büroarbeit ist heute ja ohnehin schon in Grundzügen digital. Jeder nutzt E-Mail und Textverarbeitungsprogramme oder CRM- oder ERP-Systeme. Dennoch sind viele wichtige Prozesse immer noch papierzentriert. Die fehlende Durchgängigkeit, also die vorherrschenden Medienbrüche, sind hier das Problem. Warum sollte ich, wenn ich recht weit in der Digitalisierung bin, beispielsweise ein digitales Vertragsmanagement nutzen, das Ganze aber dann wieder ausdrucken, nur um eine Unterschrift aufzubringen? Durchgängig digitale Prozesse in sinnvollen Bereichen heißt die große Herausforderung in heutigen Büros. Als Digitalisierungsexperte bieten wir auch Digitalisierungsberatung an. Hier ist es wichtig, überhaupt erst einmal den Status Quo zu erfassen und Optimierungspotenziale gemeinsam zu erarbeiten, bevor über eine technische Umsetzung nachgedacht wird.

Was sind die Grundvoraussetzungen für einen funktionierenden digitalen Arbeitsplatz?
Ein mobiles Gerät (Computer und Laptop) und eine sichere VPN-Verbindung ist essenziell, um grundsätzlich Zugang zum Unternehmen zu haben. Damit habe ich aber noch kein echtes digitales Arbeiten etabliert. Eine Dokumentenmanagement-Lösung kann hier die Basis in Form digitaler Akten bieten, die, elektronisch an einer zentralen Stelle gespeichert, alle geschäftsrelevanten Dokumente von überall aus verfügbar macht. Der echte Mehrwert erschließt sich aber erst dann, wenn man unternehmenskritische Prozesse wie zum Beispiel die Rechnungsabwicklung, den Umgang mit Verträgen oder notwendige Unterschriften auf dieser Basis durchgängig digitalisiert – ohne dass weiterhin Dokumentenmappen durch das Unternehmen gefahren werden müssen und mitunter wochenlang liegenbleiben, weil der zuständige Mitarbeiter auf Dienstreise oder im Urlaub ist. Gerade in einer Home-Office-Situation, nicht nur, wenn sie durch eine Pandemie verursacht wurde, ist es zwingend erforderlich, diese Abläufe auch digital zu ermöglichen, um das Unternehmen schlagkräftig zu halten. Und mit zunehmenden Cloudlösungen und zunehmend buchbaren Apps für viele spezifische Verwendungszwecke auf Basis von Plattformen wird das Portfolio an sehr guten Werkzeugen, die auch per Tablet oder Smartphone genutzt werden können, immer breiter.

Würden Sie bitte folgenden Satz beenden: Wenn ein Mittelständler es heute verpasst, auf den digitalen Zug aufzuspringen, dann ...
… wird er es in diesen zunehmend komplexen Märkten mit sich ständig ändernden Kundenanforderungen schwer haben, weiter wettbewerbsfähig zu bleiben – oder überhaupt noch seine Existenz langfristig sicherzustellen.

Sie sind ein begeisterter Digitalisierer: Welchen Prozess würden Sie digitalisieren wollen, wenn Sie absolut freie Hand hätten?
Wenn ich absolut freie Hand hätte, würde ich einen analogen Teilprozess generell digitalisieren bzw. generell durch Digitalisierung vermeiden, der in viel zu vielen Prozessen immer noch zum Einsatz kommt: den – oftmals temporären – Ausdruck auf Papier. Sehr viele Teilprozesse in den Verwaltungen finden trotz fortschreitender Digitalisierung noch analog statt – und werden dann vollkommen unnötig ineffizient und oftmals über die Maßen ressourcenverbrauchend. Dokumente werden zum Beispiel zwischenzeitlich ausgedruckt, nur um sie zu unterschreiben. Oftmals dann wieder eingescannt – und das kann sehr einfach und sehr effektiv vollständig vermieden werden. Der Vorgang des Ausdruckens ist meines Erachtens in fast allen Fällen vermeidbar.

Gibt es auch analoge Prozesse, die Sie begeistern?
Oh ja! (lacht) – Der Prozess der Entstehung eines Musikstücks. Als begeisterter Musiker ist handgemachte, analoge Musik für mich durch nichts zu ersetzen … wobei ich zugeben muss, dass mittlerweile auch bei uns bei der Soundmodulation und -übertragung durchaus überragende digitale Technologien zum Einsatz kommen. Die Kombination aus beiden Welten macht hier den Unterschied.

www.d-velop.de