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Wie geduldig ist Papier?

Papierbasiertes Archivmanagement könne die unternehmerische Effizienz gefährden, warnt unser Gastautor Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer bei Iron Mountain Deutschland.

Das papierlose Büro ist für viele Unternehmen ein Wunschtraum – und wird es wohl auch weiterhin bleiben. Realität ist es laut einer Studie („European big data and information handling study”, Iron Mountain und Coleman Parkes, August 2012) von Iron Mountain, weltweitem Dienstleister für Dokumentenverwaltung und Datenschutz, in gerade einmal einem Prozent aller europäischen Unternehmen. Viele Firmen befinden sich heute im Übergang vom papiergestützten Dokumentenmanagement zum elektronischen Dokumenten-management. Dabei werden Akten auf Papier sträflich vernachlässigt, denn das Augenmerk liegt heute oft auf den digitalen Akten – obwohl Papierdokumente an vielen Stellen weiter unersetzlich sind. Dies birgt erhebliche Risiken, die die unternehmerische Effizienz negativ beeinflussen. Unternehmen sollten eine papiereffiziente Arbeitsumgebung anstreben: Ein integriertes Management von Akten auf Papier und in elektronischer Form ist einfacher umzusetzen als ein papierloses Konzept und bringt geschäftliche Vorteile.

Die Missachtung des Papiers – „Wir haben doch jetzt ein Dokumentenmanagement-system!“ – ist Ursache für paradoxe Effekte. Die Minimierung des Papiers ist das Ziel, die Praxis sieht anders aus. Eine Studie der Gesellschaft für Informations- und Image-Management („The paper-free office: dream or reality?“, AIIM, Februar 2012 ) stellte heraus, dass bei einem Drittel aller Unternehmen der Papierverbrauch steigt.

Zehn Prozent der Firmen mit 500 bis 5000 Mitarbeitern gaben an, dass ihr Papierverbrauch sogar rapide zunimmt. Noch widersprüchlicher ist, dass 77 Prozent aller elektronischen Rechnungen, die bei Unternehmen eingehen, unverzüglich ausgedruckt werden – in jedem zehnten Fall mehr als einmal. In 16 Prozent der Fälle werden Papierdokumente nur ausgedruckt, um sie danach wieder einzuscannen und in PDFs zu verwandeln. Eine Verschwendung von Ressourcen und Papier.

Gefahren der Papierarchivierung

In Europa bewahren 58 Prozent aller mittelständischen Unternehmen ihre Papierdokumente auf dem Firmengelände auf („European big data and information handling study”, Iron Mountain und Coleman Parkes, August 2012). Die beliebtesten Lagerplätze sind dabei: Kellerräume. Das kann für Unternehmensdaten den Anfang vom Ende bedeuten. In einer Welt, in der Daten einen nicht zu unterschätzenden wirtschaftlichen Wert haben, konzentrieren sich Verantwortliche im Informations-management in erster Linie auf den Inhalt von Dokumenten und nicht auf den Datenträger selbst, das Papier. Es werden Akten zwar immer mehr digitalisiert, dennoch bleibt mindestens ein Rest an aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Der Gesetzgeber beispielsweise verlangt in einigen Fällen, dass Papierdokumente in ihrer ursprünglichen Form einsehbar sein müssen. Also sammeln Unternehmen Akten, die sie sicher aufbewahren wollen oder müssen, legen sie in Boxen oder Ordner und archivieren sie akkurat in Kellerregalen. So stellen sie sicher, dass sie immer wissen, welche Dokumente wo lagern.

Im Kellerarchiv bleiben die Papierdokumente sich selbst überlassen und sind chemischen und physikalischen Umwelteinflüssen ausgesetzt. Erhöhte Temperaturen und Feuchtigkeit machen sich meist zuerst bemerkbar, mit der Zeit fordern aber auch Insekten und andere Tiere, Schmutz sowie chemische Schadstoffe ihren Tribut. Hinzu kommt das Risiko von Wasser- und Feuerschäden. Papierdokumente gegen all diese Gefahren zu schützen, ist keine einfache Aufgabe. Sie verlangt nach einer streng überwachten, klimatisierten Lagerumgebung mit stabilen und vorzugsweise niedrigen Temperaturen sowie vergleichsweise geringer Luftfeuchtigkeit. Genauso wichtig sind geringe Lichteinstrahlung und gute Belüftung. Außerdem sollten die Räume so wenig wie möglich verschmutzt sein, was gerade in städtischen Umgebungen ein Problem sein kann. Ein Staubkontrollsystem sowie Schutzvorrichtungen gegen chemische Kreuzkontamination durch andere Materialien, einschließlich anderer Dokumente und auch Dingen wie zum Beispiel Verpackungen, komplettieren die Sicherheitsmaßnahmen.

Papier ist nicht gleich Papier

All diese Risiken werden durch die Tatsache verschärft, dass Papier immer anfälliger geworden ist. Vor 1850 wurde es aus Pflanzenfasern wie Baumwolle, Flachs oder Stroh hergestellt. Die Fasern wurden zu widerstandsfähigem und haltbarem Papier verarbeitet. Heute hingegen verwenden Papierhersteller Zellstoffe aus kurzen Fasern, die empfindlicher sind. Diese werden dann mit Aluminiumsulfat künstlich gestärkt und später im Herstellungsprozess durch Walzen bearbeitet. Beim Papierrecycling wird die Struktur noch weiter geschwächt. Bei Broschüren und anderen Hochglanzdokumenten mischen die Hersteller noch zusätzliche Chemikalien in Form von Farbstoffen, Tinte und Klebemitteln bei. So entstehen stark säurehaltige Dokumente, die im Grunde genommen eine eingebaute Selbstzerstörungsfunktion besitzen. Sie sind nicht nur physikalisch weniger widerstandsfähig als älteres Papier, während dem Verfall werden darüber hinaus Chemikalien freigesetzt, die die Zerstörung noch weiter beschleunigen. So nehmen unter Umständen auch in der Nähe gelagerte Dokumente Schaden.

Viele Unternehmen haben weder die Zeit noch personelle Ressourcen, um sich mit all diesen Risiken auseinanderzusetzen – geschweige denn sie vollständig zu erkennen. So müssen Firmen zwangsläufig Kompromisse eingehen zwischen der idealen Aktenlagerung und geschäftlichen Anforderungen wie Zugriffs- und Nutzungsmöglichkeiten. Um Risiken zu minimieren, können Firmen ihre Papierarchive aus Kellerräumen auslagern. Das öffnet jedoch anderen Gefahren Tür und Tor, beispielsweise Schäden durch Hitze oder Licht; gar nicht erst zu reden von unbeabsichtigten Schäden durch ungeschickte Mitarbeiter.

Was also können Unternehmen tun? Sie sollten sich ihre papierbasierten Daten genau ansehen und dann entscheiden, welche Dokumente geschäftlich am wichtigsten sind oder am häufigsten gebraucht werden. Diese Dokumente sollten digitalisiert und der Rest unter kontrollierten Umgebungsbedingungen an einem sicheren, überwachten Ort außerhalb des Firmengeländes archiviert werden. Externe Dienstleister können Unternehmen dabei unterstützen, ein effizientes Informationsmanagement zu implementieren, das auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Die Spezialisten sorgen dafür, dass Datensicherheit, Prozesse und Fristen gewährleistet sind. Darüber hinaus sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen, weil keine hohen Investitionen in Soft- und Hardware sowie Mitarbeiterschulungen anfallen. Externes Informationsmanagement lohnt sich nicht erst für große Unternehmen. Auch kleine Firmen erzeugen je nach Tätigkeitsschwerpunkt große Mengen von Akten. Das sind zum Beispiel Anwaltskanzleien oder Werkstätten, deren Reparaturscheine wichtige Nachweise für gegebene Garantien sind. Schon kleinere Firmen können so ihre Geschäftsprozesse optimieren und sich Rechtssicherheit verschaffen.

Auf lange Sicht ist es wichtig, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der Angestellte weniger abhängig von Papierdokumenten sind. Das Papier sollte bei all dem nicht vergessen werden. Unternehmen benötigen ein integriertes Konzept des Informations- und Dokumentenmanagements. Beim systematischen Aufbereiten und zugriffsfähigen Archivieren sollte man auf Spezialisten wie Iron Mountain vertrauen.

www.ironmountain.de

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