simple system: E-Procurement als Riesenchance zur Prozessverschlankung

Indirekte Beschaffung: Diese Schatzkiste gilt es digital zu heben

Es ist kaum zu glauben, in wie vielen Unternehmen der Bereich des Einkaufes zu kurz kommt, obwohl gerade hier so viel Geld gespart – oder eben auch vergeudet – werden kann, nämlich bei der Beschaffung von indirekten Bedarfen. Doch oft wird der Einfluss der niedrigpreisigen Produkte auf die Gesamtkosten weit unterschätzt. Auch wenn der Warenwert von Schrauben, Werkzeugen, Hygieneartikeln oder Putzmitteln gering ist, ist ihre Beschaffung umso teurer, wenn sie – und so ist es die Regel – dezentral in den einzelnen Abteilungen und individuell bei verschiedensten Lieferanten stattfindet. Das treibt die Prozesskosten deutlich in die Höhe und sorgt für geringe Transparenz hinsichtlich Preisen, Qualität und Wareneingang.

Zeit und Ressourcen werden insbesondere dann gebunden, wenn einzelne Abteilungen vor der Bestellung Angebote und Produkte miteinander abstimmen müssen. Neben hohem Aufwand bringt das auch die permanente Gefahr mit sich, dass wichtige Waren nicht rechtzeitig oder in unvollständiger Anzahl verfügbar sind. Die Webshops von Lieferanten zu nutzen, scheint eine Lösung zu sein. Doch damit ist der Nutzende auf das System und Angebot des Anbieters beschränkt und eine aktive Steuerung durch den Einkauf und die Einbettung in die Unternehmensprozesse ist nicht möglich. Ein solcher Beschaffungsprozess hat mit einer modernen Unternehmensführung nichts zu tun. Weitaus ökonomischer ist es für Unternehmen, den Einkauf mittels E-Procurement zu digitalisieren. Dies ermöglicht eine digitale Bearbeitung der Bestellvorgänge, transparente Einsicht auf die Bestellvolumina und einen besseren Abgleich von Angeboten.

Widerstand zwecklos

Obwohl eine Digitalisierung einfacher wäre als gedacht, ist teilweise immer noch interner Widerstand gegen digitale Automatisierung des Einkaufs zu überwinden: Zunächst gibt es da die klassischen Bedenken, etwas Neues auszuprobieren und eine grundsätzliche Scheu vor Change-Prozessen. Daneben müssen die Befürchtungen aus dem Weg geräumt werden, ein Digitalisierungsprojekt dieser Art nehme eine Größenordnung an, die neben dem normalen, schon sehr fordernden Tagesgeschäft nicht mehr zu bewerkstelligen sei.

Dabei überwiegen offensichtliche Vorteile, denn eine Umstellung auf digitale Beschaffung kann aus dem Stand 40 bis 50 Prozent aller Kosten einsparen! Eine digitale Bestellplattform ist dabei auch weitaus leichter zu implementieren, als gemeinhin befürchtet, und zwar auch dann, wenn ein Unternehmen zuvor noch analog arbeitete. Die Umstellung auf ein elektronisches Bestellwesen ist binnen zwei bis vier Wochen realisierbar. So lassen sich zum Beispiel ERP-Systeme des Unternehmens mit der Plattform koppeln und Bestellvorgänge gezielt auf den individuellen Bedarf einstellen.

„Mit automatisierten Bestell- und Genehmigungsprozessen können ausgewählte Angestellte in Unternehmen selbstständig über die Plattform einkaufen. Händische Genehmigungsprozesse, das Ausfüllen von Anträgen und die Prüfung in der Einkaufsabteilung laufen damit vollständig online und transparent für alle Beteiligten ab. Das erhöht kurz- und mittelfristig die Effizienz im Einkauf, führt aber auch langfristig zu Kosteneinsparungen, über die sich letztendlich auch die Produktionskosten senken lassen“, erklärt Walter Ahmann, Prozess- und Integrationsmanager bei simple system.

Wenn man bedenkt, dass die E-Procurement-Plattform simple system lediglich als neutraler Vermittler zwischen Kunde und Lieferant fungiert, verliert das Argument, dass eine ökonomische digitale Plattform die menschliche Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten (zer)störe an Kraft. Vielmehr wird die Beziehung zwischen den beiden Partnern vertieft.

Zwei Schritte zur Anbindung der Warenwirtschaft

Die Plattform simple system an das Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens anzubinden, benötigt nur wenige Schritte: Zunächst findet ein Integrationsworkshop mit allen Beteiligten innerhalb des Unternehmens statt. Zu den zuständigen Abteilungen zählen Einkauf, Buchhaltung, Rechnungswesen, IT, Logistik und Controlling.

Hierbei werden auch durch das Feedback der Abteilungen die Erweiterungen für kundenspezifische Abweichungen bereitgestellt. Danach folgt das Lieferanten-Onboarding und Vorbereiten des simple system Zugangs. Daraufhin wird anhand einer Checkliste ein Customizing durchgeführt: Mapping-Tabellen werden eingerichtet, Kontierungsdaten gepflegt, Rechte und Freigabestufen vergeben. Wenn diese Prozesse abgeschlossen sind, wird noch ein Akzeptanztest durchgeführt, bevor es zum Rollout ins Unternehmen geht.

Während dieses Prozesses sind die Spezialisten von simple system remote für Fragen oder Unterstützung verfügbar. Weitere Vorteile einer ERP-Integration sind zudem, dass Fehler z.B. bei der Liveschaltung eines größeren Einkaufs sehr schnell von Teammitgliedern entdeckt und selbstständig in wenigen Schritten behoben werden können.

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