10 Tipps für erfolgreiche Meetings
- 11.05.2015
- Markt
- Brauchen wir wirklich ein Meeting?
Ein zweistündiges Treffen mit zehn Personen gleicht 20 Arbeitsstunden. Bevor also Einladungen verschickt und Räume reserviert werden, sollte man prüfen, ob nicht ein kurzes und informelles Zusammenkommen per Videokonferenz, Chat oder E-Mails das gleiche Ergebnis liefern kann. - Wie soll das Meeting aussehen?
Sobald ein Meeting angesagt ist, sollte überlegt werden, in welcher Form dies stattfinden soll. Befinden sich alle im gleichen Büro, steht einem persönlichen Treffen nichts im Wege. Telefonkonferenzen und Videokonferenzen ermöglichen ein Treffen ohne Reisekosten und Zeitverlust. Laut Verizon sind Videomeetings ebenso produktiv wie "normale" Meetings, kosten aber nur ein Drittel dessen. - Agenda und Material rechtzeitig erstellen und verschicken!
Nur knapp 65 Prozent aller Meetings haben eine Agenda. Eine adäquate Vorbereitung ist demnach nicht immer möglich, was wiederum alles unnötig in die Länge zieht. Daher sollte rechtzeitig ein Termin erstellt und Einladungen und Material zur Vorbereitung verschickt werden (falls nötig). Möglicherweise machen diese die Sitzung gar obsolet. - Nicht alle Gäste sind gute Gäste!
Wenn es zum Verschicken von Einladungen kommt, ist Vorsicht geboten! Können tatsächlich alle Anwesenden Input liefern und zur Diskussion beitragen? Sind sie tatsächlich notwendig für das Ergebnis des Meetings? - Pünktlich anfangen und aufhören ist Pflicht!
Das Treffen sollte zur angesetzten Zeit beginnen, dies bedeutet auch, dass die Technik (wenn nötig) bereits getestet wurde. Man sollte auf die Minute genau beginnen, nicht die Zeit derjenigen verschwenden, die pünktlich waren, und zuvor Besprochenes nicht für Nachzügler wiederholen. Nach einer Weile sollte sich das Zuspätkommen ganz von allein erledigt haben. Das Meeting sollte auch nur im äußersten Notfall länger dauern! Alle Beteiligten haben ihre Arbeit für das Treffen ruhen lassen, oder haben gar andere Meetings, zu denen sie rechtzeitig da sein müssen. Wenig ist störender als Leute, die sich mitten in einer Diskussion verabschieden müssen und gehen. - Handy weg!
Je nach Meetingstruktur und -zielen sollte man Laptops und Smartphones verbieten. Kurz das Smartphone aus der Tasche ziehen oder E-Mails zu checken, stört sowohl die eigene Konzentration als auch das Meetingklima, auch wenn dieser Punkt für Nerds schmerzhaft ist. - Das Ziel nicht aus den Augen verlieren!
Hilfreich ist es, sich zu Beginn des Meetings ein Ziel zu setzen und es nicht aus den Augen zu verlieren. Das hält das Meeting in einem vorgegebenen Rahmen und verhindert unnötiges Abschweifen. Sollte doch ein Punkt auftreten, der zwar wichtig ist, aber nicht in die Agenda passt, kann dieser getrennt für eine spätere Klärung vermerkt werden. - Das Wichtigste zuerst!
Die wichtigsten Punkte ihres Meetings sollten gleich zu Beginn adressiert werden! Dies vermittelt den anderen Teilnehmern, dass das Treffen tatsächlich einen Zweck verfolgt und hält die Motivation oben. Auch sind die wirklich wichtigen Punkte schon besprochen, wenn der Termin vorbei ist und man nicht ganz fertig geworden ist. - Aus einem Meeting sollten immer Folgeaktionen entstehen:
Verantwortung wird verteilt, Deadlines gesetzt und das Besprochene aktiv vorangetrieben. Der Verantwortliche für das Meeting fasst alles Wichtige noch einmal kurz zusammen, bevor die Teilnehmer in ihren Arbeitstag entlassen werden. Ein Protokoll sollte allen Teilnehmern (und anderen betroffenen Personen) möglichst schnell nach dem Termin zur Verfügung gestellt werden. - Und wenn alle Stricke reißen?
Haben Sie schon einmal ganz andere Meeting-Formen in Betracht gezogen? Was zunächst unkonventionell und merkwürdig klingen mag, könnte ihrer Zusammenkunft möglicherweise das gewisse Etwas verleihen. Stand-Up-Meetings werden als sehr produktiv eingeschätzt aber natürlich nur, wenn es nicht länger als 15 Minuten dauert. Wie wäre es denn mit einem Treffen im Freien? Oder, oder, oder ...
