Archivdienstleistungen: Deutsche Rentenversicherung lagert Akten aus
- 02.03.2017
- Markt
Mit der symbolischen Übergabe der ersten Rentenakte im Berliner Archivcenter im Juli 2013 begann die Überführung von rund zehn Millionen Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) in Archive des Informations- und Archivierungsdienstleisters Iron Mountain. Im Rahmen einer gemeinsamen Public-Private-Partnership wurden über mehrere Jahre die Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund dort zur künftigen IT-unterstützten Verwaltung unter Hochsicherheitsbedingungen zusammengeführt. Am 13. Januar 2017 wurde die letzte Akte an Iron Mountain übergeben.
Für einen erfolgreichen Projektverlauf sorgte der vorbildliche Einsatz aller Beteiligten: Während der Phasen der Aktenüberführung wurden über 30.000 Akten täglich in das Archiv eingelagert. Zeitgleich wurden der Sachbearbeitung der Deutschen Rentenversicherung Bund jeden Tag 7000 bis 16.000 physische Akten zur Verfügung gestellt. Den Ablauf unterstützte zusätzlich das IT-getrackte System der Iron Mountain-Archive, das die Überprüfung jedes Arbeitsschrittes und die Nachverfolgung der einzelnen Akten ermöglicht. Die Überführung der letzten 2,5 Millionen Akten seit Mai 2016 markierte die Abschlussphase des Projektes, die zum 12. Januar 2017 wie geplant abgeschlossen werden konnte.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit von Iron Mountain mit der Deutschen Rentenversicherung Bund wird fortgeführt: Ein Koordinierungsteam der DRV Bund wird als Ansprechpartner für die überführten Akten im neuen Iron Mountain-Archiv verbleiben und weiterhin für Fragen und zur Sicherung von Datenschutz und Qualität zur Verfügung stehen. Zurzeit werden aus den Iron Mountain Archiven täglich zwischen 6000 und 12.000 Akten angefordert und genauso viele Rückläufer nach der Sachbearbeitung wieder eingelagert.
Die gemeinsame Zusammenarbeit kommentiert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH, folgendermaßen: "Wir freuen uns, dass wir die Überführung der Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund inzwischen erfolgreich abgeschlossen haben. Iron Mountain stellt ein modernes Informationsmanagement bereit, das durch höhere Flexibilität kosteneffizient ist und gleichzeitig für ein Sicherheitskonzept steht, das alle Aspekte der Datensicherheit umfasst. Hiermit werden zukunftsweisende Impulse vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung gesetzt."
