Interview mit Peter Insam: Internetrecherche im Einkauf

Herr Insam, mit welchen Beschaffungsfeldern beschäftigen Sie sich als Head of Procurement bei Hays im allgemeinen? Was gehört alles zum Indirect Spend?
Der Bereich Corporate Procurement bei Hays beschafft im Prinzip alles Erforderliche, um den Betrieb aufrecht zu halten. Mein persönliches Motto hierbei: Wir kaufen alles ein; von der Büroklammer bis zur Rolltreppe. Die klassischen Beschaffungsfelder sind Betriebsmittel, Investitionsgüter, Dienstleistungen (fast) aller Art. Konkretere Beispiele: IT-Hardware, -Software, -Services, Facility Management (Strom, Instandhaltung, Pflege), Marketing (Printmedien, Give-aways, Events), alles rund ums Office, Legal Services, Trainings, Seminare, Schulungen, Travel und natürlich der Bereich Fleet + Mobility.

Was ist für Sie – als langjährigem Profi im Job – immer eine besondere Herausforderung?
Die Überzeugungsleistung gegenüber den Bedarfsträgern und den Fachbereichen. Der Einkauf nimmt dem Fachbereich nicht Arbeit weg. Vielmehr schaffen wir Ressourcen, damit sich der Fachbereich auf seine Kernkompetenz konzentrieren kann. Die Kernkompetenz des Einkaufs liegt im Einkauf und gehört nicht zum Bedarfsträger.

Warum ist es so wichtig, sich mit dem richtigen Umgang mit einer Suchmaschine auseinanderzusetzen? Ist es nicht praktisch, gleich auf die Google-Ads zuzugreifen, schließlich zahlen die werbetreibenden Unternehmen viel Geld dafür, um bei den passenden Suchbegriffen vorgeschlagen zu werden?
Bei der unsachgemäßen Verwendung von Suchmaschinen kann man sich leicht verrennen. Folge: Obwohl man viel Zeit investiert, ist das Ergebnis eher dürftig. Daher sollte man sich im Vorfeld unbedingt mit dem Thema „Präzision“ auseinandersetzen. Die hierfür investierte Zeit führt zum schnelleren Erfolg. Je genauer die Eingabe, desto genauer das Ergebnis. Oder anders ausgedrückt: Suchmaschinen sind eigentlich strunzdumm. Je dümmer die Eingabe, desto dümmer das Ergebnis. Was Google-Ads angeht, so findet man scheinbar schnell passende Unternehmen zur eingegebenen Suche. Allerdings ist das kein Garant für wettbewerbsfähige Angebote. Blättern Sie mal durch die Ergebnisseiten. In den allermeisten Fällen findet sich auf jeder Seite als erstes Ergebnis die gleiche Anzeige eines Anbieters. Wie Sie selbst erwähnen: Werbetreibende Unternehmen zahlen viel Geld dafür …

Wenn Sie sich was wünschen könnten (Zeit und Geld spielen mal keine Rolle), damit Sie Ihren Job noch besser machen könnten, wäre das ...
... mehr Augenmaß und mehr Vernunft bei der Preisgestaltung. Aktuell hat man den Eindruck, dass die Profitgier maßlos geworden und Preisforderungen teilweise ebenso maßlos überzogen sind. Kurzfristige Gewinne helfen auf Dauer nicht. Nicht falsch vestehen: Ich bin nicht gegen Preiserhöhungen allgemein. Sie müssen allerdings gerechtfertigt und damit gut begründet sein. Profitgeilheit ist keine Begründung. Produkte müssen langfristig bezahlbar sein, was irgendwann auch Shareholder verstehen müssen. Unsere Ziele sollten Berechenbarkeit, Verlässlichkeit und damit Kontinuität sein. Es gibt immer ein letztes Glied in der Kette, welches Preiserhöhungswünsche eben nicht weitergeben kann. Dieses letzte Glied trägt die gesamte Last. Dass diese Belastung nicht endlos gesteigert werden kann, sollte jedem, der sich in diesem Prozess befindet, langsam einmal klar werden.

Zusammengefasst: Die wichtigsten Faktoren

Die Zahl der weltweit vorhandenen Suchmaschinen ist praktisch unüberschaubar. Die führende Suchmaschine ist sicherlich Google, aber hier kommt man als Einkäufer häufig nicht zum gewünschten Ziel. Wichtig ist der Leitzsatz: Je präziser man sucht, desto besser sind die Ergebnisse. Bei Google gilt der Tipp, besser die zweite Ergebnisseite anzuschauen, da vorweg häufig nur Werbeanzeigen zu finden sind. Es empfiehlt sich zudem, auch unter den Google-Shopping-Ergebnissen zu suchen und nicht die Allgemein-Suche zu verwenden.

Trotzdem ist es oft kaum möglich sinnvolle Treffer zu landen, man lässt sich leicht durch Treffer verführen, die nicht voll mit dem Suchwunsch matchen und verbringt sehr viel Zeit mit der Suche. Grundsätzlich unterscheidet man nach Index-, Katalog- und Metasuchmaschinen. Index- und Metasuchmaschinen liefern schnelle, aktuelle Ergebnisse bei allgemeinen Themen. Aber die große Info-Flut und die vielen Anzeigen machen die Suche ineffizient – Tipp: Unbedingt ein Zeitlimit setzen. Katalogsuchmaschinen führen schneller zum Ziel, hier ist aber laut Peter Insam die Tages-Aktualität bei Preis und Verfügbarkeit nicht immer gewährleistet. Marktplätze gelten als gute Alternative zur klassischen Beschaffung, man findet fast alles was man braucht, häufig zum günstigen Preis.

Aber als Einkäufer sollte man Fallstricke wie hohe Versandkosten, schwierige Reklamationsbedingungen aufgrund fehlender Kontaktmöglichkeiten oder schlechte Konditionen für die Rücklieferung beachten. Preissuchmaschinen haben öfter das Problem, dass sie nicht immer verlässliche Ergebnisse liefern, da sie nur mit ausgewählten Anbietern zusammenarbeiten. Auch hier ist bei den versteckten Versandkosten stets Vorsicht geboten. Ein zusammenfassender Tipp von Peter Insam ist es, ersteinmal das eigene Netzwerk zu befragen. Etwa die bestehenden Lieferanten und deren Referenzkunden, aber auch Einkäuferkollegen oder Arbeitskollegen, wie die eigene Vertriebsabteilung.

Zudem können soziale Netzwerke wie LinkedIn, XING und Pinterest gute Ergebnisse liefern. Nicht zu vergessen sind Messebesuche und Roadshows. Besonders empfehlenswert sei auch die Suche im eigenen ERP-System, ggfs. sind ähnliche Suchabfragen bereits erfolgreich von anderen gemacht worden und potenzielle Lieferanten sogar schon gelistet.