Studie: Marktplätze unterstützen Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung
- 31.01.2022
- Digital Procurement
Jeden Tag nutzen Millionen Verbraucher:innen webbasierte Systeme für Online-Shopping. Auch viele Unternehmen setzen bei der Beschaffung auf spezifische Online-Beschaffungsservices wie Amazon Business, um ihr Supply Management so effektiv wie möglich abzuwickeln. Anders sieht es im öffentlichen Sektor aus. Zwar gibt es bei der Warenbeschaffung ähnliche Vorgaben wie in Unternehmen: Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit geben auch hier die Richtung vor. Doch oft leidet die Effizienz des Einkaufs unter starren Rahmenbedingungen und unflexiblen Beschaffungsverfahren im öffentlichen Sektor – etwa wenn Behörden auch für niedrigwertige Produkte aufwändige Ausschreibungen durchführen müssen.
Die aktuelle Studie* der Forschungsgruppe für Recht und Management öffentlicher Beschaffung (FoRMöB) der Universität der Bundeswehr München im Auftrag von Amazon Business belegt: Passgenaue elektronische Beschaffungsmarktplätze können im öffentlichen Sektor die Wirtschaftlichkeit im Einkauf deutlich steigern. Prof. Dr. Michael Eßig, Professor an der Universität der Bundeswehr und FoRMöB-Leiter: „Wird ein elektronischer Marktplatz eigens für den öffentlichen Sektor geschaffen bzw. ausgeschrieben, hilft er dabei, Vergabeprinzipien besser einzuhalten. Und er schließt eine technisch-inhaltliche Lücke im öffentlichen Einkauf: Nutzer:innen haben schnellen Zugriff auf eine Vielzahl von Angeboten, können unkompliziert vergleichen, auswählen und die wirtschaftlichste Leistung beauftragen – auch oberhalb der Direktkaufschwelle.“
Spezielle Funktionalitäten erforderlich
Innerhalb der Studie wurden 40 öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommune) gefragt, welche Funktionalitäten sie bei einem Marktplatz für wichtig erachten. Die Antworten: Die Dokumentation der Angebotsvergleiche, elektronische Rechnungsstellung sowie schnelle Bestellabwicklung und Lieferung. So fasst Professor Eßig zusammen: „Unsere Untersuchungen zeigen, dass ein elektronischer Beschaffungsservice im öffentlichen Sektor natürlich das Vergaberecht berücksichtigen muss, aber eben auch besonders nutzerfreundlich für Nachfrager und Anbieter sein sollte –– sowie ein hohes Maß an IT-Sicherheit ermöglichen sollte.“
Werden all diese Vorgaben erfüllt, bieten elektronische öffentliche Beschaffungsservices Behörden künftig laut der Studie die Chance, Einkaufsprozesse deutlich zu verkürzen, Transaktionskosten bis zu 80 Prozent einzusparen und auf diese Weise effizienter zu wirtschaften. Die Untersuchung zeigt: Eine Bedarfsdeckung über einen elektronischen öffentlichen Marktplatz gegenüber dem aktuellen Einzelbeauftragungsmodell kann deutliche Wirtschaftlichkeitsvorteile nach sich ziehen. Die von Prof. Eßig durchgeführte Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigt auch, dass auch bei einer separaten Ausschreibung (mit den damit verbundenen Integrationsaufwand) ein elektronischer Marktplatz die wirtschaftlichere Alternative ist. Schon ab wenigen Einkäufen pro Jahr rentiert es sich, bei einem elektronischen öffentlichen Beschaffungsmarktplatz zu bestellen – auch für kleine Behörden.
Kommunen und öffentliche Organisationen befürworten grundsätzlich die Einführung eines Online-Beschaffungsservice, so Florian Böhme, Direktor Amazon Business DACH-/CEE Region. „Umfragen im Rahmen unserer Studie haben ergeben, dass öffentliche Auftraggeber einem speziell für den öffentlichen Sektor geschaffenen elektronischen Beschaffungsservice positiv gegenüberstehen. Sie wünschen sich einen Service nach dem Vorbild gängiger B2B-Lösungen wie Amazon Business – auf dem man mit wenigen Klicks bestellen kann und die Ware nach ein bis zwei Tagen ankommt.“ Böhme ist überzeugt: „Wir sehen in anderen Ländern, wie beispielsweise in England, dass elektronische Marktplatzlösungen von großen öffentlichen Beschaffern erfolgreich ausgeschrieben und auch schon eingesetzt werden. Elektronische öffentliche Beschaffungsmarktplatz-Lösungen können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die öffentliche Auftragsvergabe weiter zu verbessern und Einkaufsprozesse in diesem Sektor zu vereinfachen und zu beschleunigen.“
*Studie „Elektronischer öffentlicher Beschaffungsmarktplatz“ der Forschungsgruppe für Recht und Management öffentlicher Beschaffung (FoRMöB) der Universität der Bundeswehr München im Auftrag von Amazon Business, Studienzeitraum: März bis Oktober 2021, Folgestudie zu Untersuchung: „Nutzung von elektronischen Marktplätzen in der öffentlichen Beschaffung“ (Dezember 2020)
