Canon: Digitaler Workflow bis in die Werkshalle
- 27.03.2015
- Praxis
Als metallverarbeitendes Unternehmen betreut LTA Anlagentechnik zahlreiche Kunden. Vor allem die Bandbreite in der Lohnfertigung mit über 4500 verschiedenen Artikeln erforderte eine neue, digitale Organisation der Abläufe. Zuvor sammelte das Unternehmen bereits Erfahrungen mit der Archivierung der über hundert täglich anfallenden Eingangsrechnungen. Diese wurden jedoch lediglich in einer Ordnerstruktur als PDF-Dateien abgelegt, waren also nicht aktiv in die täglichen Abläufe integriert. Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums sollte die Digitalisierung auf weitere Dokumentenklassen ausgedehnt und parallel dazu digitale Workflows auf Basis digitaler Dokumente eingerichtet werden.
"Wir wollten wichtige Abläufe von Grund auf neu gestalten und mit den digitalen Akten arbeiten können, also weg von der reinen Archivierung und hin zu optimierten Arbeitsabläufen", sagt Geschäftsführer Volker Oettle. Neben den Eingangsrechnungen sollten komplette Fertigungsaufträge inklusive der Zeichnungen dokumentiert, Lieferscheine und allgemeiner Schriftwechsel auf Papier und aus dem Mailsystem erfasst werden. Weiterhin galt es, die Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System zu archivieren. Zeitersparnis und die unkomplizierte Recherche standen im Mittelpunkt der Anforderungen. "Wir haben den Markt intensiv sondiert, bis wir mit Canon einen Partner gefunden hatten, der uns die nötige Hardware in Verbindung mit einer geeigneten Lösung bereitstellen konnte", erinnert sich Geschäftsführer Oettle. Das örtliche Canon Business Center, der Hans Bode Innovative Büroelektronik GmbH in Schwerin, hat das Projekt federführend betreut und nach einer eingehenden Analyse die Lösung implementiert. Für die Erfassung der benötigten Dokumente kommt der Canon "imageRunner Advance C5030i" in der Verwaltung zum Einsatz, ergänzt um drei Dokumentenscanner "DR-3010C".
Die Archivierung und Bereitstellung der Dokumente erfolgt mit der Canon Dokumentenmanagementsoftware "Therefore". Sämtliche Eingangsrechnungen in Papierform werden eingescannt und in einen neu eingerichteten digitalen Workflow übergeben. Die Verknüpfung des ERP-Systems "Axapta" mit "Therefore" wurde über den integrierten Universal-Connector realisiert. Die Mitarbeiter der Buchhaltung bearbeiten die Rechnungen bequem in "Therefore". Der Zahlungsvermerk wird automatisch an das ERP-System übertragen. Digitalisiert ist auch der gesamte Posteingang des Unternehmens. Alle eingehenden Schriftstücke werden mit einem Barcode versehen und können nun über den Scanner den jeweiligen Kundenvorgängen zugeordnet werden.
Mit der Archivierung und Bereitstellung weiterer Dokumentenklassen baut die LTA Anlagentechnik die digitalen Workflows gezielt aus: Pro Monat fallen rund 50 000 Fertigungsaufträge an, die aus verschiedenen Teildokumenten wie Prüfberichten und Arbeitsaufträgen bestehen. Differenziert nach der Fertigungsnummer werden sie systematisch abgelegt und sind damit schnell verfügbar. Auch die Lieferscheine erhalten bei der Erstellung einen Barcode, sodass sie beim Rücklauf direkt eingescannt, indiziert und abgelegt werden können. "Über die Anbindung an unser ERP-System werden wir künftig auch die Ausgangsrechnungen an 'Therefore‘ übergeben. Damit wäre dann eine Akte, bestehend aus allen diesen Teildokumenten, betriebswirtschaftlich vollständig", sagt Geschäftsführer Oettle. Auch E-Mails und Faxe werden über die integrierte Schnittstelle in "Therefore" überführt und den jeweiligen Vorgängen zugeordnet.
Die einfache Bedienbarkeit erleichtert die Reaktion auf Kundenanfragen, etwa wenn sie sich bei neuen Aufträgen auf Konditionen der Vorjahre berufen – laut Volker Oettle ein Vorteil im täglichen Geschäft: "Wir haben unsere Prozesse verbessert und unsere Kunden sind zufriedener. Zugleich können wir heute die Auftragsbearbeitung zu jedem Zeitpunkt verfolgen und uns auch generell ein Bild von den Abläufen machen." Alle für einen Auftrag relevanten Unterlagen sind schnell zugänglich und einfach zu bearbeiten. Mit Hilfe der offenen Schnittstellentechnologie von "Therefore" lassen sich auch industriespezifische Anwendungen anbinden. Zudem kann die IT-Abteilung der LTA Anlagentechnik neue Workflows selber gestalten, einrichten und anpassen. Das Fazit von Geschäftsführer Oettle: "Mit 'Therefore' bedienen wir unsere Kunden schneller und sind in der Lage, auch intern nachzuvollziehen, wo unsere Workflows verbessert werden können. Ausschlaggebend war für uns nicht zuletzt, dass Canon eine kostengünstige Lösung im Markt anbietet."
Die schnelle Recherchierbarkeit bietet gemeinsam mit der revisionssicheren Ablage einen weiteren Vorteil: Eine routinemäßig auf vier Tage angesetzte Betriebsprüfung bei LTA war dank der neuen Lösung binnen zwei Stunden abgeschlossen. "Als produzierendes mittelständisches Unternehmen benötigen wir sowohl eine individuelle und zeitnahe Betreuung, als auch einfach zu handhabende und leistungsstarke Systeme und Lösungen. Beides haben wir in diesem Projekt mit der Hans Bode GmbH und Canon gefunden", resümiert der Geschäftsführer zufrieden.
