DLG-"geprüft": Software zur Flottenverwaltung

Die mehr als 200 hauptamtlichen Mitarbeiter der DLG sind bei der Bewältigung ihrer vielfältigen Aufgaben auch auf Dienstfahrzeuge angewiesen. Für die Spitzenorganisation der Agrar- und Ernährungswirtschaft ist die einwandfreie Verwaltung ihres Fuhrparks daher von großer Bedeutung. Sie muss pragmatisch und Zeit sparend sein. Mit der Fuhrparksoftware von Avrios wurde diese Lösung jetzt gefunden: Sie überzeugt durch eine übersichtliche und nutzerfreundliche Plattform sowie durch die automatisierte Erstellung der Kostenrechnung. Mit der Einführung von Avrios wurde sowohl Struktur in die Stammdaten gebracht als auch rund 75 Prozent der Verwaltungszeit eingespart.

Mit der Verwaltung in Excel hatte die DLG ständig das Problem, dass die historischen Daten nicht sinnvoll abgebildet werden konnten. Bei einem Kennzeichen- oder Fahrerwechsel gingen so die alten Daten verloren, was immer wieder zu Problemen führte. Mit Avrios sind sämtliche historischen Daten auf der Plattform hinterlegt und sauber strukturiert. Dadurch gehen alte Daten nicht verloren und der aktuelle Stand ist immer klar. Zudem ist alles in einem Tool zugänglich – Verträge, Schadensberichte, Fahrzeugdokumente und Fahrerhistorien sind alle auf einen Blick ersichtlich. "Dadurch, dass alles sauber in einem System abgelegt ist, erleichtert sich nicht nur die Arbeit erheblich, sondern gibt auch die Sicherheit, dass in Abwesenheit des Fuhrparkleiters die Übernahme durch einen anderen Mitarbeiter problemlos ist", erklärt Sascha Fligge, Fuhrparkleiter der DLG.

Transparenz in den Fuhrpark

Mit Avrios kann jetzt auch eine zeitnahe Kostenrechnung automatisiert werden. "Wir laden einfach die PDFs der Rechnungen hoch und das System weist die Kosten automatisch auf die Fahrzeuge zu. Auch Tankrechnungen lassen sich importieren, und der Kilometerstand wird bereinigt übernommen", erklärt Fligge. Das Avrios-System liefert somit eine tagesaktuelle Kostenrechnung pro Kilometer, mit der sich sowohl Gesamtkosten als auch einzelne Kostenbereiche analysieren lassen. "Durch diese Transparenz haben wir die Datenbasis, um Fragen wie 'Kauf oder Leasing?' für zukünftige Fahrzeuge beantworten zu können" erläutert Herr Fligge weiter. "Wir haben bei der Einführung keinen einzigen Datensatz neu erfassen müssen", erklärt Fligge. Nachdem die DLG die aktuelle Fuhrpark-Liste an Avrios sandte, wurden die Daten automatisch ins System importiert, so dass das Tool sogleich im Alltag eingesetzt werden konnte. Fligge erläutert weiter: "Dank des modernen Designs und der sehr einfachen Bedienung fühlten wir uns sofort wohl im System. Und wenn doch einmal eine Frage auftauchte, wurde unser Anliegen innerhalb weniger Minuten beantwortet, der Support ist Klasse!"

www.avrios.com