PFU: Flexible Dokumentenerfassung auch im Home Office

Denn eines ist klar: Auch wenn nach dem Corona-Schock viele Mitarbeiter langsam wieder ins Büro zurückkehren, müssen sich Unternehmen in Zukunft verstärkt mit den Themen Digitalisierung und dezentrales Arbeiten befassen. Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, brauchen Zugriff auf die unternehmensinternen Zielapplikationen, um Dokumente und Daten in die jeweiligen Workflows einfließen zu lassen. Unternehmen müssen daher ihre Prozesse so anpassen, dass diese auch dezentral ohne Probleme vollzogen werden können, um somit einen reibungslosen Kommunikations- und Informationsfluss zu ermöglichen. „Unternehmen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, wenn es um die Anbindung der Mitarbeiter im Home-Office geht“, sagt Roland Kastner, Channel Development Manager DACH bei der Fujitsu-Tochter PFU. Dies betreffe ganz unterschiedliche Aspekte. „Da ist zum einen die technische Infrastruktur beziehungsweise die Frage nach ausreichender Anbindung ans Internet aber auch die Bereitstellung notwendiger Endgeräte wie Laptops oder Peripherie-Geräte.“ Das allein reiche aber nicht, so der PFU-Experte. Denn „jeder Mitarbeiter benötigt zum anderen auch Zugang zu den jeweils wichtigen Systemen und Applikationen, sei es „SharePoint“ oder einem Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systemen (DMS/ECM) – und natürlich entsprechende Zugangsberechtigungen.“

Reibungslose Kommunikation gewährleisten

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass nicht nur eine reibungslose Kommunikation gewährleistet ist und Mitarbeitern beispielsweise entsprechende Videokonferenzsysteme zur Verfügung stehen, sondern auch administrative Aspekte berücksichtigen, damit beispielsweise digitale Genehmigungsprozesse wie die Freigabe von Rechnungen aber auch das Teilen von Dokumenten in Gruppen oder im Bereich der Personalabteilung funktioniert. Mit dem „fi-800R“ bietet PFU Unternehmen daher ein Gerät, dass sich nicht nur für den „Front Desk“-Einsatz, sondern vor allem auch für die dezentrale Dokumentenerfassung eignet. „Der ‚fi-800R‘ ist ein sehr kompaktes Gerät, das wenig Stellfläche benötigt. Mit einer Scan-Leistung von bis zu 40 Seiten pro Minute gehört der Scanner darüber hinaus zu den schnellsten seiner Klasse. Zudem können durch den Zweiwege-Scan-Mechanismus auch dicke Dokumente wie Pässe oder Sparbücher bis zum A4-Format erfasst werden“, erklärt Kastner.

Leistungsstarkes Lösungspaket „PaperStream Capture“

Viel wichtiger sei jedoch, dass das System von vorneherein so konzipiert ist, dass es sich nicht nur um einen Scanner handelt, mit dem Anwender Papier zu digitalen Dokumenten wandeln können, sondern bei dem „die mitgelieferte Software gleich Teil der gesamten Wertschöpfungskette wird.“ Das zum Lieferumfang gehörende Softwarepaket „PaperStream“, das sich dank Twain- und ISIS-Schnittstelle einfach an Enterprise-Content-Management und Dokumenten-Management-Systeme anbinden lässt, optimiert dabei nicht nur die Qualität der gescannten Bilder und Dokumente für nachgelagerte Prozesse, sondern verwendet Patch- und Barcodes zur automatischen Benennung, Sortierung und Verteilung von Dokumenten sowie zur Extraktion von Informationen für die Indizierung und für andere Post-Scan-Prozesse.

Erfasste Daten können automatisch in die bestehenden Systeme und Workflows integriert werden, sodass Kundenprofile schnell und einfach ergänzt werden können. Dank der automatischen Profilauswahl müssen die Mitarbeiter beim Scannen keine Zeit mehr damit verschwenden, Dokumente nach Format zu sortieren. „PaperStream Capture“ erkennt automatisch die unterschiedlichen Dokumenttypen und wendet das passende Scan-Profil an, selbst wenn verschiedene Formate in einer Charge verarbeitet werden. Damit dies umsetzbar ist, verfügt die Software natürlich auch über die Option, Profile – mit den dazugehörigen Rechten – anzulegen. „Die Anforderungen an die Verarbeitung von papierbasierten Dokumenten haben sich deutlich verändert“, erklärt Channel Development Manager Kastner. Dies zeige nicht zuletzt auch das kontinuierliche Wachstum, das der Scanner-Markt in den vergangenen Jahren verzeichnet habe. Digitale Prozesse seien zum einen deutlich schneller als traditionelle. Zum anderen werde „aufgrund des digitalen Wandels das Handling der Daten und des Wissens in digitaler Form immer wichtiger.“ Und gerade für die jüngere Generation sei es heute bereits normal, digital statt mit Papier zu arbeiten. Vor diesem Hintergrund gewinnen auch intelligente Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Lösungen als zentrale Speichersysteme eine immer größere Bedeutung, weiß der PFU-Experte. „Immer mehr Unternehmen haben diesen Wert erkannt und wollen dieses Wissen nun für ihre immer stärker digitalisierten Geschäftsprozesse nutzen.“

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