Interview ecoDMS: Prozesskostenoptimierung für jeden Geldbeutel

Herr Schmitz, wie unterscheiden sich die Prozesse bei Großkunden im Vergleich zu denen in kleineren und mittelständischen Unternehmen? 
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass in KMU vor allem standardisierte Abläufe weitgehend noch nicht digitalisiert wurden. Typische Beispiele sind die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen oder der automatisierte Import von Dateien und E-Mails. In den vergangenen Monaten häuften sich Anfragen von kleineren Unternehmen, die diese Prozesse digitalisieren wollen. Bei großen Unternehmen wiederum handelt es sich oft um komplexe Abläufe, in die zahlreiche Personen involviert sind.

Sie bieten mit „ecoWorkflow“ beziehungsweise „ecoWORKZ“ zwei Lösungen zur Prozessoptimierung an. Worin unterscheiden sich diese Produkte beziehungsweise welche Zielgruppen adressieren sie mit diesen?
Mit „ecoWorkflow“ bieten wir eine Lösung an, die flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassbar ist. Prozesse werden ohne Programmierkenntnisse grafisch modelliert und Benutzeroberflächen individuell konfiguriert. „ecoWORKZ“ ist als Erweiterung unseres „ecoDMS“ sozusagen der kleine Bruder von „ecoWorkflow“. Mit dieser Lösung lassen sich feste Abläufe linear definieren und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisieren. Das spiegelt sich auch im Lizenzpreis von „ecoWORKZ“ von unter hundert Euro inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer pro „ecoDMS“-Server wider. Unternehmen, die komplexe Prozesse beschleunigen wollen und Beratungsleistung wünschen, sollten auf unser „ecoWorkflow“ setzen. Mit „ecoWORKZ“ lassen sich dagegen schmale Prozesse ohne Consulting eigenständig automatisieren.

Das bedeutet, dass Sie sowohl kleinere Unternehmen mit einem geringen IT-Budget als auch große Unternehmen adressieren, die sämtliche Prozesse abteilungsübergreifend optimieren wollen?
Genau. Unser Ziel ist, dass wir möglichst alle Marktanforderungen mit unseren Lösungen abdecken. Es darf aus unserer Sicht nicht sein, dass kleine Organisationen nur aus Budgetgründen nicht von den Vorteilen einer digitalen Prozesssteuerung profitieren können. „ecoWORKZ“ kann aber durchaus auch für Großkunden interessant sein, nämlich dann, wenn sie nach einer smarten Lösung für wiederkehrende Aufgaben suchen, die innerhalb einer Abteilung vorhanden sind.

Was empfehlen Sie größeren Unternehmen, damit diese ihre bestehenden Geschäftsprozesse optimieren können?
Wir raten Großkunden, die eine Lösung zur Prozessoptimierung implementieren wollen, vorab im Rahmen eines Workshops die bestehenden Prozesse auf vorhandenes Optimierungspotenzial zu analysieren. Dabei hilft oft die Sicht von außen. Hier spielt auch die Mitarbeiterakzeptanz eine wichtige Rolle, denn Vorschläge von Externen mit entsprechenden Erfahrungswerten werden in der Regel eher angenommen als die des eigenen Managements. Solche Workshops bieten unsere qualifizierten Partner und auch wir an – übrigens auch kontaktlos, indem wir die Teilnehmer mit Augmented-Reality-(AR)-Technologie ausstatten. Darüber hinaus empfehlen wir eine sukzessive Herangehensweise. Denn Unternehmen können nicht über Nacht sämtliche Abläufe neu gestalten. Lieber Schritt für Schritt vorgehen und aus den Erfahrungen lernen. In der Praxis heißt dies, dass sich alle Beteiligten zur Bestandsaufnahme an einen Tisch setzen. Bei großen Unternehmen sind das vor allem Vertreter aus der Poststelle, der Buchhaltung, der IT, dem Vertrieb, der Sachbearbeitung, dem Personalwesen und aus dem Einkauf – Abteilungen, in denen Dokumente einen Prozess auslösen. Oft haben diese Abteilungen unterschiedliche Interessen, die dann im Rahmen eines Workshops auf einen gemeinsamen Nenner zusammengeführt werden sollten. Diese Vorgehensweise, also die Einbeziehung der Mitarbeiter, hat zusätzlich den Vorteil, dass alle Beteiligten früh in die Neustrukturierung einbezogen werden und vom Nutzen überzeugt werden können.

www.ecodms.de