Technologien und Anwendungen: Intelligente Tools für das Büromanagement der Zukunft
- 12.05.2023
- Gastkommentar
Unternehmen, Behörden, Arztpraxen und Kanzleien nutzen Büromanagement-Softwares für effiziente Workflows. Doch nicht alle Systeme sind vorteilhaft und werden wechselnden Aufgabenstellungen gerecht. Optimierte Abläufe im Büromanagement erhöhen die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter und steigern somit den Umsatz. Die folgenden sechs Punkte zeichnen die Lösungen von morgen aus.
1. Verschiedene Funktionen in einer Softwarelösung
Die Handhabung mehrerer Funktionen über ein einzelnes Tool erweist sich als nützlich, da Funktionen wie DMS und CRM – also Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement sowie Diktat und Spracherkennung – zusammengeführt werden. Oft ist auch die Möglichkeit gegeben, Gegenstände oder Akten mit Radiofrequenz-Identifikation (RFID) und Barcodes zu markieren. So kann eine Inventarisierung oder Objektlokalisierung mühelos erfolgen. Durch die Vernetzung der Anwendungen in einem System haben Unternehmen zudem den Vorteil eines einzigen Ansprechpartners.
2. Individuelle Eingabefelder
Ein Büromanagementsystem mit Zukunftspotenzial zeichnet sich durch Flexibilität und eine einfache Bedienung aus. Durch das Zuschneiden der Eingabefelder an die Bedürfnisse der User können Datensätze und Akten branchenunabhängig angepasst werden. Auch Verknüpfungen zwischen einzelnen Datensätzen, zum Beispiel von Lieferanten und Kunden, erleichtern das Arbeiten. Nicht zuletzt sollte das System Schnittstellen bereitstellen, um bei Bedarf Fremdsysteme oder Fachanwendungen anzubinden und einen Datenaustausch zu ermöglichen.
3. Branchenübergreifende Verknüpfungen durch intelligente Lösungen
Oft ist es mit einem leicht zu bedienenden Dokumentenmanagement-System für die Kundenverwaltung nicht getan und es bedarf eines größeren Funktionsumfangs. In diesem Fall ist es gut, wenn eine Lösung verschiedene Anwendungsfelder branchenunabhängig verknüpfen kann: Dokumentmanagement, Diktat und Inventarisierungsfunktion mit RFID und Transpondern bzw. Barcodes. Dabei können das Inventar, Akten oder Bücher mit Etiketten versehen und eingescannt werden. Abteilungsleitung oder Geschäftsführung erfahren so, wer eine Unterlage auf dem Tisch hat. Auch Informationen wie Wartungszyklen bei Geräten sind digital in den Datensätzen hinterlegt. Es kann angezeigt werden, wie lange und wo sich ein Objekt befand, ohne bearbeitet worden zu sein. Das alles erfolgt idealerweise über verschiede- ne Profile aus einem System heraus.
4. Verschiedene Anwendungen in einer Oberfläche
Branchenoffene Softwares sind nicht limitiert: Ein offenes System ist flexibel, bildet Erweiterungen ab und die Datenbank kann individuell konfiguriert werden. Zwar erfordert dies anfangs etwas mehr Zeit, doch die Anpassung an den Workflow und die Wünsche des Unternehmens machen das wieder wett. Das Schnittstellenmanagement stellt außerdem sicher, dass Daten mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. In einer Oberfläche werden verschiedene Anwendungen wie CRM, Dokumentenablage, Office oder Diktiersystem integriert.
5. Alle Office-Funktionen in einem Tool
Bei der Verwendung von intelligenten Tools werden Programme wie Microsoft Word, Outlook oder Excel zusammengeführt, um Dokumente bearbeiten zu können. Die Benutzer haben vom Dokumenteneingang bis zum -ausgang alle Optionen auf einer einzigen Oberfläche, was den Arbeitsfluss und das Aufgabenmanagement vereinfacht. Ein zukunftsweisendes Büromanagement ist mit (CRM) und Dokumentmanagement (DMS) verzahnt, um klassische Verwaltungsaufgaben zu tätigen.
6. Mehr Effizienz durch digitale Diktiersysteme
Ein Trend der Zukunft liegt in der wachsenden Bedeutung von Spracherkennung. Da man schneller sprechen als schreiben kann, bedeuten digitale Diktiersysteme einen großen Effizienzgewinn. Um Fehler zu vermeiden, ist ein Tool notwendig, das hochwertige Technologie von Spracherkennung und Diktiertechnik mit der passenden Verwaltung – wie Diktiersystem und -software sowie Diktier-Apps – vereint. Bequem ist eine Lösung, die es erlaubt, auch via Smartphone-App aufzunehmen. Vor- und Rückspulfunktionen, die Möglichkeit Passagen zu löschen oder zu verändern sowie die Markierung von Merkstellen erleichtern die Arbeit.
Fazit
Moderne Büromanagement-Softwares sind auf den individuellen Bedarf zugeschnitten und vereinen verschiedene Funktionen in einem Tool. Das vereinfacht die Aufgaben in Unternehmen, Behörden, Praxen und Kanzleien. Als vorteilhaft erweist sich dabei die Kombination von Office- und Verwaltungsfunktionalitäten, digitaler Spracherkennung und die Verknüpfung mit physischen Gegenständen wie Akten, Möbeln oder Geräten über RFID-Technologie.
