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Der Anteil der gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Meetingräume oder der neu geschaffene Lunch-Raum hat in den neuen Büroräumlichkeiten deutlich zugenommen. Vor der Büroerweiterung und dem Umbau gab es 44 "communication seats", heute sind es knapp 140.
Der Anteil der gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Meetingräume oder der neu geschaffene Lunch-Raum hat in den neuen Büroräumlichkeiten deutlich zugenommen. (Bild: MesseTurm PropCo S.à.r.l.)
Der Anteil der gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Meetingräume oder der neu geschaffene Lunch-Raum hat in den neuen Büroräumlichkeiten deutlich zugenommen. (Bild: MesseTurm PropCo S.à.r.l.)

MesseTurm Frankfurt: Büroumgebung bei Tata zukunftsfähig gestaltet

Investitionsetats für Büros werden häufig nur dazu freigegeben, um Mindeststandards zu erfüllen. Dabei sind die Möglichkeiten, eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen weitaus vielfältiger.

Durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, auch Arbeiten 4.0 genannt, stellt sich die Frage nach der Gestaltung von zukunftsfähigen Büros neu. Was hilft Mitarbeitern, besser und erfolgreicher zu arbeiten? Das Unternehmen Tata Consultancy Services Deutschland GmbH hat gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO im MesseTurm Frankfurt ein innovatives Bürokonzept umgesetzt.

Tata Consultancy Services Deutschland GmbH (TCS) ist ein weltweiter Anbieter von IT-Services, Beratungsleistungen und Geschäftslösungen mit Hauptsitz in Mumbai/Indien. Seit 2005 hat das Unternehmen seinen deutschen Sitz im Frankfurter MesseTurm. Mit der Erweiterung der Mietfläche im Jahr 2015 ging die Entscheidung einher, in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO und dem Vermieter ein modernes, wissenschaftlich fundiertes Bürokonzept individuell auf die Bedürfnisse von TCS zuzuschneiden und umzusetzen. Die Umbaumaßnahmen wurden im Sommer 2015 abgeschlossen.

Ziele, Anforderungen und Architektur im Einklang

Ziel war es, ein in jeder Hinsicht gut funktionierendes Smart Office einzurichten, das den Anforderungen moderner Arbeitsweisen entspricht. Bei Tata Consultancy Services gibt es keine fest zugeordneten Arbeitsplätze mehr. Voraussetzung ist eine so genannte „clean-desk policy“, der Schreibtisch wird verlassen, wie man ihn vorgefunden hat. Unterstützt wird das Konzept durch einen möglichst kompletten Verzicht auf Papier. Langfristiges Ziel des Unternehmens ist ein vollständig papierloses Smart-Office. Konkret sollte dazu mehr gemeinschaftliche Fläche für Teamarbeit zur Verfügung gestellt werden, um die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen zu fördern und die vorhandenen Mietflächen optimal zu nutzen.

Auch gesundheitliche Aspekte wie zum Beispiel Lärmschutz und Ergonomie spielten eine wesentliche Rolle. "Es ging nicht darum, ein simples 'mehr' an Arbeitsplätzen in der Fläche zu schaffen, sondern ein Konzept zu entwickeln, das qualitativ einen Unterschied macht und ein effizientes und motiviertes Arbeiten der Mitarbeiter ermöglicht ", hebt Frank Karcher, Regional HR Manager Central Europe bei TCS, hervor. Wichtig war, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess miteinzubinden.

Auf Basis persönlicher Interviews mit den Mitarbeitern zum Arbeitsverhalten und Vorstellungen zum idealen Arbeitsplatz wurde von den Experten des Fraunhofer-Instituts ein Anforderungsprofil erstellt, wie die neuen Büroräumlichkeiten aussehen müssen. Die Fragen lauteten beispielsweise: "Wenn Sie im Büro sind, wie viel Zeit verbringen Sie am Arbeitsplatz und wieviel verbringen Sie in Meetings? Wie oft führen Sie Telefonate?" Hieraus konnten Rückschlüsse auf die Anzahl und Größe der entsprechenden Räume gezogen werden.

"Aus den Interviews ergaben sich zwei Vorgaben.", erläutert Mitja Jurecic, Master of Science (M.Sc.), der das Projekt seitens des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO beglei- tete. "Einerseits sollte es den Mitarbeitern möglich sein konzentriert und ungestört zu arbeiten, andererseits sollte die Zusammenarbeit unterschiedlicher Organisations- und Fachbereiche und deren Kommunikation gefördert werden." Durch die architektonische Flexibilität des MesseTurms, dessen Etagen keine störenden Stützen und Säulen aufweisen, konnte dieser Anspruch erfüllt werden: Die einzelnen Raummodule wie zum Beispiel Meetingräume, Telefonkabinen oder offene Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen konnten flexibel auf der zur Verfügung stehenden Fläche angeordnet werden.

Multispace-Lösung steigert Zufriedenheit und Produktivität

Auf diese Weise entstand ein Multispace-Konzept mit einem Mix aus geschlossenen und offenen Flä- chen für die Teamarbeit sowie ausreichend Ausweichflächen für die konzentrierte Einzelarbeit. Aus nur 44 "communication seats", die flexibel genutzt werden konnten, wurden 137. Auch der durch die komplette Neuorganisation geschaffene Lunchroom und die gelungene Versorgung aller Arbeitsplätze mit Tageslicht tragen zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei.

"Das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ausnahmslos positiv. Da diese in den Entscheidungsprozess in jedem Schritt mit eingebunden wurden – sowohl hinsichtlich der Büronut- zung als auch hinsichtlich der Möbel (Farbauswahl der Möbel oder spezielle Features) – war die positi- ve Resonanz fast schon voraussehbar. Wir konnten bereits feststellen, dass mehr Mitarbeiter, die in der Vergangenheit im Home Office gearbeitet haben, wieder in das Büro kommen", äußert sich Karcher zufrieden.

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