Gut vorbereitet?

Ausschreibungen von Druckgeräten sind heute vor allem eins: Komplex. Während früher nur ein Stück Hardware gefragt war, müssen heute zahlreiche Komponenten berücksichtigt werden, weiß Oliver Jendro, Senior Analyst bei Dokulife Consulting.

Die Druck- und Scan-Infrastruktur in Unternehmen ist ein komplexes Gebilde und bei einem Großteil der administrativen Arbeitsabläufen unabdingbar. Dementsprechend gut vorbereitet muss auch die Ausschreibung sein. Eine komplette Druck- und Scaninfrastruktur besteht, grob unterteilt, aus vier Teilen, die alle, egal ob man sie ausschreibt oder einzelne Teile ausklammert und anderweitig vergibt, zumindest berücksichtigt werden müssen.

Der offensichtlichste Teil ist die Hardware selbst, die sich noch am ehesten mit einer Standard-Ausschreibung bewältigen lässt. Wichtig sind hier technische Daten wie Seitenleistung, Druckgeschwindigkeit, Schnittstellen, Druckersprache oder TEC-Werte, aber auch erweiterte Funktionalitäten wie Scan-To-Funktionen oder Display-Größe.

Komplexer wird es mit der Software der Infrastruktur, die in der Regel aus drei Komponenten besteht. So läuft auf den meisten Geräten ein Betriebssystem, das die grundlegenden Funktionen bereitstellt. Neben der Gerätesoftware braucht es für den Netzwerkdruck noch Server-Software, die zahlreiche Funktionalitäten einer Output-Infrastruktur erst ermöglichen – vom Spooling, über Pull-Printing-Funktionalität bis hin zu Asset-Management und Accounting. Zu guter Letzt muss auch auf dem Client meist noch ein Treiber installiert werden, damit der Druckauftrag via Server zugestellt werden kann. Hinzu kommt bei Bedarf Zusatzsoftware, die Funktionalitäten wie Gerätemanagement oder Profile am Arbeitsplatz bereitstellt.

Da ein Druckgerät nur druckt, wenn auch Tinten und Toner im Gerät stecken, muss bei der Ausschreibung auch das Verbrauchsmaterial abgedeckt sein. Also wer, wann, wo, welche Patronen und Kartuschen bestellt, liefert und austauscht.

Der vierte und mit der wichtigste Teil, damit die Infrastruktur reibungslos läuft, ist Service und Wartung. Alleine die Definition von Service-Vereinbarungen kann dutzende Seiten füllen, besonders wenn heterogene Infrastrukturen vorhanden sind, die vom neuen Dienstleister übernommen werden sollen. Hier gilt es sorgfältig zu formulieren, da Service und Wartung über die gesamte Projektlaufzeit passen müssen, um einen störungsfreien und kostengünstigen Betrieb zu garantieren.

Alle ins Boot holen

Warum Elemente wie die Software eine Geräte-Ausschreibung so anspruchsvoll machen, illustriert folgendes Beispiel aus der Sicht der Security: In den größeren Multifunktionsgeräten steckt ein Computer, mit Be­riebssystem, Firmware, Webserver und Ähnlichem. Das bedeutet aber auch, dass die Geräte wie der PC auf dem Schreibtisch mit Treiber-Updates, Software-Aktualisierungen, Firmware-Upgrades und Sicherheits-Fixes versorgt werden sollten. In der Ausschreibung sollte also geklärt werden, wer diesen Service übernimmt und wie die Maschinen auf den aktuellen Sicherheitsstand gebracht werden. Früher war so etwas kein Thema, heute ist das fixer Bestandteil jeder guten Ausschreibung.

Die Ausschreibung einer Druck- und Scan-Infrastruktur betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche. Deswegen sollten rechtzeitig vor der Ausschreibung alle relevanten Unternehmensteile involviert werden. Bei großen Ausschreibungen sitzen neben Einkauf, IT, Betriebsrat auch der Datenschutzbeauftragte, der Datensicherheitsexperte, der Beauftragte für den Arbeitsschutz sowie diverse Spezialisten, beispielsweise aus dem Inhouse-Support oder SAP-Spezialisten im Projektteam.

Dies ist notwendig, da die Druckinfrastrukturen nahezu jeden Teilbereich des Unternehmens betreffen. Alleine der Teilaspekt Security einer Druckinfrastruktur setzt eine saubere Projektplanung voraus: Wird beispielsweise das Authentisieren per Ausweis eingeführt, möchte der Betriebsrat wissen, welche personenbezogenen Daten wie und wo erfasst werden. Denn das Zuordnen von Druckjobs und Kosten zu einer Person ist in deutschen Unternehmen in der Regel ungewünscht. Ein Datenschutzbeauftragter muss wissen, welche Daten wo und wie bei einem Druck- oder Scan-Job anfallen. Die Datensicherheit hingegen will wissen, wie sicher die Daten gegenüber Diebstahl abgesichert sind.

Für Einkäufer stellt sich die Frage, ob und wie überhaupt ausgeschrieben werden soll. Zunächst muss natürlich geprüft werden, ob man überhaupt auf eine Ausschreibung verzichten darf. Öffentlichen Auftraggebern sind in dieser Hinsicht enge Grenzen gesetzt. Allerdings ist das Vergaberecht in Details auch bei der IT-Beschaffung derart interpretationsfähig, dass es nicht immer klar ist, was, wann, wo, wie ausgeschrieben werden muss. Gerade bei der IT haben die Vergabekammern alle Hände voll zu tun, um das Vergaberecht mit der Vergabepraxis „abzugleichen“. Hinzu kommt, dass herkömmliche IT-Ausschreibungen nicht direkt auf die Gepflogenheiten des Druckgeräte-Marktes übertragbar sind. Es lohnt sich daher, das Ausschreibungs-Know-how bei externen Spezialisten einzukaufen, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Die häufig gestellte Frage „ab wann lohnt sich eine Ausschreibung“ lässt sich nur individuell beantworten. Generell lohnt sich der Vergleich zwischen Angeboten. Denn zwischen dem günstigsten und dem teuersten Angebot liegen häufig derart große Preisunterschiede, dass diese sich auch mit unterschiedlichen Service-Leistungen oder besonderen Technologien nicht mehr begründen lassen. Daher empfehlen wir eine Ausschreibung in den meisten Fällen, nicht weil das unser Beratungsgeschäft ist, sondern weil es sich lohnt.

Wer ausschreibt, sollte sich im Klaren sein: Eine Ausschreibung in diesem Bereich ist zeit- und personalintensiv. Sechs Monate oder mehr sind bei größeren Projekten keine Seltenheit. Wer nur Geräte tauschen möchte, kommt zwar schneller zum Ziel. Jedoch sollten auch hier alle Teile der Infrastruktur berücksichtigt werden. Die Ausschreibung sollte daher sorgfältig vorbereitet werden und alle Elemente berücksichtigen. Denn schwammige Ausschreibungsformulierungen sorgen für zahlreiche Bieterfragen, die nicht dem eigentlichen Bedarf entsprechen. Bieter können nur das anbieten, was in den Ausschreibungsunterlagen steht. Und wer sich nicht sicher ist, was derzeit am Markt vorhanden ist, sollte das Instrument der Marktabfrage im Vorfeld einsetzen – und tunlichst vermeiden, dafür die Ausschreibung zu benutzen.

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