Kostensenkung und Planungssicherheit: Der Bund zentralisiert die IT-Beschaffung
- 12.01.2018
- Einkauf
Die Anforderungen an IT-Beschaffungen wachsen in der digitalen Welt kontinuierlich. "Deshalb ist eine Bündelung der Beschaffung sinnvoll, wie sie die Bundesregierung beschlossen hat", so Dr. Birgit Settekorn, Direktorin des Beschaffungsamtes. Ziele der Zentralisierung des Einkaufs sind es, die Kosten der Bundesverwaltung zu senken, eine Planungssicherheit für die Bedarfsträger zu schaffen, den Anbietern die IT-Beschaffung des Bundes transparent zu machen sowie die IT in den Bundesbehörden zu standardisieren.
Um diese Ziele zu erreichen, analysiert und erfasst die Zentralstelle für IT-Beschaffung die Bedarfsmeldungen der einzelnen Behörden und übernimmt die Ausschreibung aller Rahmenverträge im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik. Um die Vergabeverfahren für Auftraggeber und Auftragnehmer so einfach wie möglich zu gestalten, stellt die ZIB eine jährliche Übersicht (Rahmenvertrags-Roadmap) anstehender Ausschreibungen zur Verfügung. So sollen notwendige Neuausschreibungen auslaufender Rahmenverträge rechtzeitig identifiziert werden, um eine unterbrechungsfreie Bedarfsdeckung zu ermöglichen.
Darüber hinaus erlangen Kunden und Lieferanten einen Einblick in die zukünftigen Planungen der ZIB. Daneben bietet das Beschaffungsamt des Bundesministerium des Innern den öffentlichen Auftraggebern mit dem elektronischen Bedarfserhebungstool (BET) eine Möglichkeit, ihre Bedarfe vor der Auschreibung direkt an die ZIB zu melden. So werden Medienbrüche bei der Bedarfserhebung ausgeschlossen und Erhebungstabellen in Excel gehören der Vergangenheit an. Mit beiden Tools, die im E-Beschaffungsportal zur Verfügung stehen, stellt die Zentralstelle für IT-Beschaffung die Weichen in Richtung eines vollständig digitalisierten Beschaffungsverfahrens.
Ist-Analyse und Neupositionierung
Der Service, den die ZIB anbietet, ist Bestandteil der "IT-Konsolidierung Bund", einem Großprojekt, das bereits seit 2015 läuft und die Informationstechnik des Bundes flexibel und zukunftssicher aufstellen soll. Im Rahmen dieses Projektes wurde auch – nach der Durchführung einer Ist-Analyse der bisherigen IT-Beschaffung – eine "Soll-Konzeption der IT-Beschaffungsbündelung" erarbeitet, die die neuen Abläufe und Regelungen der IKT-Beschaffung für die unmittelbare Bundesverwaltung festschreiben soll. Seit Anfang Januar 2017 dient die ZIB als Single Point of Contact (SPoC) für Ausschreibungen von Rahmenverträgen für Hardware, Software, Informations- und Kommunikationstechnik sowie IT-Dienstleistung und IT-nahe Dienstleistungen (IKT). Ab diesem Jahr sollen planbare IT-Einzelvergaben mit Auftragswerten ab 135.000 Euro und oberhalb der ressortspezifischen vereinbarten Auftragswerte von der ZIB umgesetzt werden, wie Sven Egyedy, Projektleiter der Bündelung ITK-Beschaffung Bund beim Beschafffungsamt, betont.
