Interview: Berater und Interim-Manager Volker Lopp über die Tücken beim IT-Einkauf
- 09.03.2018
- Einkauf
Herr Lopp, warum ist es für Unternehmen sinnvoll, seine Einkäufer speziell für die Beschaffung von IT zu schulen?
Auf den ersten Blick ist der IT-Einkauf wie jeder andere Projekt-Einkauf auch zu behandeln. Aber: In der Informationstechnologie stecken doch einige Besonderheiten. So haben wir es hier mit dem Kauf von Hardware, der Lizensierung von Software, der Beauftragung von Dienstleistungen und mit einer Mischung beim Thema Cloud zu tun. Allein aus rechtlicher Sicht macht dies den IT-Einkauf schon besonders. Hinzu kommt, dass wir es meist mit großen amerikanischen Konzernen auf der Anbieterseite zu tun haben und einem lokalen oder nationalen Systemhaus als Mittler dazwischen. Eine Mischung, vor der viele Einkaufsabteilungen zurückschrecken.
Mit welchen Themen bechäftigt sich der IT-Markt aktuell und welche Schwierigkeiten ergeben sich dabei für den IT-Einkauf?
Das große Thema im Moment ist sicher die Nutzung von Cloud-Diensten. Das hat den großen Charme, das sie damit eine hochprofessionelle IT bekommen. Damit sind Möglichkeiten verbunden, die Inhouse kaum möglich wären. Rechnerzeit lässt sich mieten, Spezialanwendungen hinzubuchen. Die Schwierigkeit steckt in der etwas komplexeren Vertragsgestaltung und im Thema Datenschutz. Als IT-Einkauf muss ich mich also noch etwas tiefer mit der IT selbst beschäftigen.
Welche Bereiche gehören zum IT-Einkauf und wo sind Ihrer Meinung nach die größten Einsparpotenziale?
Die Abgrenzung ist leider nicht so ganz einfach. Zum einen gibt es die klassischen IT-Themen wie PC und Software. Aber sind Drucker schon IT oder noch Büroeinkauf? Und wenn Drucker IT sind, was ist dann mit 3D-Druckern, die ja in der Entwicklungsabteilung oder der Fertigung stehen. Für viele Unternehmen ist es aber der klassische Dreiklang: Hardware, Software, Dienstleistung. Entgegen den Erwartungen von vielen Einkäufern liegt nicht etwa bei der Hardware, sondern bei der Software das größte Einsparpotenzial. Bei vielen Unternehmen sind hier zehn bis zwanzig Prozent Einsparungen möglich. Dies erreicht man durch gezieltes Hinterfragen, was genau gebraucht wird und durch Wettbewerb zwischen den Anbietern – ganz klassisch. Bei der Dienstleistung dagegen, habe ich nur geringe Einsparpotenziale. Hier geht es eher darum, den richtigen Dienstleister einzukaufen und nicht den, der schon 20 Jahre im Hause eingekauft wird.
Wo liegen die Vorteile mit einem externen IT-Dienstleister zusammenzuarbeiten?
Externe Dienstleister helfen durch ihr Spezialwissen und einen unverbrauchten Blick. Bei kleineren Unternehmen kann die IT-Abteilung nicht genug Wissen für die vielfältigen Themen haben. Es Bedarf eines geschulten Ansprechpartners im eigenen Unternehmen, aber die Leistungen sollten dann von Experten ausgeführt werden. Bei größeren Unternehmen ist es einfacher mehr Expertise vorzuhalten, aber auch hier stößt man an Grenzen. So kann ich zum Beispiel die Betreuung meines Netzwerkes oder des Servers nach Extern vergeben und erhalte, wenn nötig, einen Rund-um-die-Uhr Service. Der Service wird damit auf einen Level gehoben, der intern oft nicht leistbar ist. Und nach Extern kann ich inzwischen fast alles vergeben: Netzwerk, Server, Anwendungssoftware, zentrale Software und Datensicherung.
