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Archivierungstipps von Otto Office

Der Jahresabschluss naht und damit die Zeit der Archivierung und Sicherung von Geschäftsunterlagen. Damit zum Jahresende kein Archivierungschaos ausbricht, gibt der Versandhändler Otto Office seinen Kunden nicht nur Tipps zur Datensicherung, sondern bietet auch Produktlösungen für allgemeine Aufbewahrungsprobleme.

Unternehmen müssen beim Archivieren von Papierunterlagen, E-Mails und Dokumenten auf der Festplatte eine Vielzahl von Vorschriften beachten, etwa die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU). Laut dieser Regel sind sämtliche steuerrelevanten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Dazu gehören auch steuerrelevante E-Mails samt Anhängen. Hier lohnt sich nach der Erfahrung von Otto Office die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems, ergänzt um ein Workflow-Management-System, mit dem sich Regeln und Prozesse für die Ablage besonders sensibler Dokumente festlegen lassen. Das Dokumenten-Management stellt aktuelle Dokumente bereit und bezieht sie in den Workflow ein.

Viele Speichermedien werden heute schon mit passender Software im Paket angeboten oder sind in Multifunktionsgeräte integriert. Damit können gescannte Dokumente direkt vom Gerät im Netzwerkordner abgelegt oder per E-Mail versendet werden. Otto Office hat eine breite Auswahl an Scannern und Speichermedien bekannter Markenhersteller im Angebot, mit denen Unternehmen in die Digitalisierung und Archivierung ihrer Unterlagen einsteigen können.

Auch für die klassische Ablage von Papieren hält Otto Office viele Helfer bereit.

Mit verschiedenfarbigen Ordnern können Unterlagen nach unterschiedlichen Themen abgelegt werden. Für die Archivierung von kleinen Zetteln bieten sich Sichthüllen mit Lochrand und Verschlusstasche an, lose DIN A4-Zettel lassen sich perfekt in unterschiedlich großen Archivschachteln ablegen. Für die Beschriftung und sichere Ablage von CDs gibt es CD-/DVD-Etiketten und -Hüllen, mit denen sich auch Jahre später die richtigen Fotos mit einem Griff finden lassen. Zur Archivierung sämtlicher Ordner sind Ordnercontainer, Archivsystemsets oder Archivschrankmanager praktisch.

www.otto-office.de

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