Umsatzsteuer bei der Abrechnung der Reisekosten rechtssicher managen

Für Verwirrung bei den Reisekostenabrechnungen sorgt der Umstand, dass seit Anfang dieses Jahres für Hotelübernachtungen ein Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent gilt, Frühstück, Internet- und Telefonnutzung oder die Minibar aber weiterhin mit 19 Prozent versteuert werden. Die Tipps von Bettina M. Rau-Franz von der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen sollen bei der Abrechnung helfen:

Tipp 1: Die separaten Leistungen des Hotels, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, darf man auf der Hotelrechnung zu einem Sammelposten zusammenfassen lassen, beispielsweise als Business-Package oder als Servicepauschale. Diese Extraleistungen kann man sich auch als Pauschale in Höhe von 20 Prozent der Hotelrechnung ausweisen lassen. Separate Leistungen des Hotels sind etwa: Frühstück, Internetnutzung, Telefon, Reinigung, Bügel-, Schuhputzservice, Shuttle-Service zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Gepäcktransport außerhalb des Hotels, Überlassung von Fitnessgeräten, Parkplatz.

Tipp 2: Ist auf der Hotelrechnung zum Beispiel ein Business-Package ausgewiesen, muss der Arbeitgeber lediglich den geldwerten Vorteil für das Frühstück mit 4,80 Euro versteuern. Alle übrigen Bestandteile des Paketes darf er, wenn die Kosten nicht völlig überhöht sind, weiterhin lohnsteuerfrei erstatten. Führt das Hotel das Frühstück hingegen gesondert in der Rechnung auf, gilt diese Pauschalregelung nicht und der Mitarbeiter muss sein Frühstück komplett selbst bezahlen.

Tipp 3: Mann sollte schon bei der Hotelbuchung darauf achten, dass die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Viele Hotelanbieter – auch im Internet – stellen sich sukzessive auf die neue Abrechnungspraxis ein.

Tipp 4: Als Alternative zur 4,80 Euro-Regelung bucht der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück. In diesem Fall kann für das Frühstück ein sogenannter Sachbezugswert von 1,57 Euro veranschlagt werden. Das heißt: Dem Mitarbeiter werden für das Frühstück (es darf nicht mehr als 40,00 Euro kosten) bei der Spesenerstattung pauschal 1,57 Euro abgezogen beziehungsweise als geldwerter Vorteil lohnversteuert. Die darüber hinaus gehenden Kosten erstattet ihm der Arbeitgeber steuerfrei. Diese Möglichkeit ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber steuerlich am günstigsten. Mitarbeiter können das Hotel auch selbst buchen, wenn deren Geschäftsreisen dienst- oder arbeitsrechtlich geregelt sind, zum Beispiel in ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

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