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Optimierte Prozesse durch elektronische Rechnungen

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist für mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) der ausschlaggebende Punkt für die Einführung elektronischer Rechnungen. Das hat eine Umfrage des Purchase-to-Pay-Anbieters Basware auf dem „Elektronischen Rechnungstag" in München im November 2009 ergeben.

An zweiter Stelle stehen mit 34 Prozent Kostenersparnisse, die sich mit elektronischen Rechnungen erzielen lassen. Zwei Drittel der Unternehmen planen deshalb in naher Zukunft eine Umstellung auf E-Invoicing. Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Kosten und tragen zudem zum Umweltschutz bei. Dennoch zögern viele Unternehmen noch mit der Einführung: Nur zwei Prozent der Auskunftgeber empfangen oder senden bereits mehr als die Hälfte ihrer Rechnungen auf elektronischem Weg. Stattdessen nutzen 71 Prozent bisher selten oder nie E-Invoicing-Lösungen. 42 Prozent der Befragten nannten als Hauptgrund für die Zurückhaltung die fehlende Akzeptanz bei ihren Geschäftspartnern. Bei einem Drittel der Befragten herrscht Unsicherheit bei der Auswahl eines Anbieters. Bei rund 25 Prozent der Studienteilnehmer verhindert ein fehlendes GDPdU-konformes Archiv (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) den Einsatz einer elektronischen Lösung. Weitere 13 Prozent sind unsicher in Bezug auf gesetzliche Bestimmungen wie der digitalen Signatur und zögern deshalb.

„Dass das Beharren auf Papierrechnungen Wettbewerbsvorteile verhindert, haben die meisten Unternehmen inzwischen erkannt. Eine Papierrechnung manuell auszustellen oder zu bearbeiten ist teuer, fehleranfällig und der Personalaufwand beachtlich. Hinzu kommen Materialkosten für Papier, Umschläge und Druck sowie Porto", erklärt Frank Wuschech, Geschäftsführer der Basware GmbH. „Am einfachsten und effizientesten ist es, den gesamten Prozess an einen E-Invoicing-Spezialisten zu übertragen. Dieser kann sowohl für den Sender als auch für den Empfänger tätig werden und garantiert eine lückenlose Einhaltung aller Vorschriften."

Die Umfrage erfolgte unter 45 Vertretern mittelständischer und großer Unternehmen mit 50 bis 50.000 Mitarbeitern in Deutschland. Die Befragten kamen aus den unterschiedlichsten Branchen, darunter Großhandel, IT, Dienstleistungen, Fertigung und Logistik. Der "Elektronische Rechnungstag" ist eine eintägige Konferenz mit ergänzendem Pre-Konferenz-Workshop zum Konzept und der Umsetzung von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr.

www.basware.de

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