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Revisionssichere Speicherung von Dokumenten in Behörden

In Behörden wächst das Bewusstsein für den Bedarf an Dokument-Management-Systemen zur elektronischen Speicherung wichtiger Akten. Allerdings fehlt es an gesetzlichen Regelungen über die Speicheranforderungen speziell in der öffentlichen Verwaltung. Eine Studie von PwC und IMTB Consulting macht auf diese Problematik aufmerksam und gibt Handlungsempfehlungen zur Abhilfe.

Elektronische Kommunikation ist heute Standard, und auch in der öffentlichen Verwaltung werden mittlerweile viele Verwaltungsabläufe elektronisch unterstützt. Eine groß angelegte PwC-Studie kommt jedoch zu dem Befund, dass es in Behörden noch viel Handlungsbedarf gibt, speziell bei der Digitalisierung aktenrelevanter Dokumente sowie bei der Herstellung von Revisionssicherheit der Speicherung von im elektronischen Aktensystem abgelegten Dokumenten.

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der revisionssicheren Langzeitspeicherung von aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Akten fehlen entsprechende gesetzliche Regelungen, die speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten wären. Aufgrund dieses Mankos herrscht laut PwC-Studie große Unklarheit über den Umgang mit elektronischen Akten.

So konnte die Studie zwar ermitteln, dass sowohl die Nutzung als auch das Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) vor allem auf Länderebene stetig wachsen. Doch da es an konkreten gesetzlichen Vorgaben fehlt, reagieren einzelne Behörden mit individuellen Lösungsansätzen. Dies ergibt mit Blick auf die gesamte Verwaltung ein äußerst uneinheitliches Bild.

Die komplette Studie kann hier heruntergeladen werden.

www.pwc.de

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