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Fehlende Effizienz im indirekten Einkauf

Der indirekte Einkauf etabliert sich zunehmend als eigene Organisationseinheit in Unternehmen, doch in puncto Effizienz gibt es noch Nachholbedarf. Dies ergab eine branchenübergreifende Umfrage der Unternehmensberatung Inverto bei Entscheidern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

84 Prozent der Teilnehmer bescheinigen dem indirekten Einkauf, dass er in einem volatilen Wirtschaftsumfeld strategische Bedeutung besitze. In der Praxis werde dieser Beitrag zum Unternehmenserfolg allerdings zu wenig genutzt, beobachtet Jan Hallen, Leiter des Competence Centers Indirect Spend bei Inverto: Die Umfrage zeigt, dass der Bereich Indirekter Einkauf erst spät in die Abstimmung mit Fachabteilungen einbezogen wird. Damit werden Einsparpotenziale verschenkt.

Strategischer Beitrag erkannt, aber nicht effizient umgesetzt

Einen positiven Beitrag des indirekten Einkaufs zur Krisenvorsorge und zum erfolgreichen Umgang mit einer volatilen Wirtschaftslage sehen 84 Prozent der Befragten. Damit schreiben sie dem Einkauf von Indirect Spend eine strategische Bedeutung zu. In der Praxis ist dies allerdings noch nicht genug verankert: Die Detailergebnisse zeigen, dass noch viel zu selten die Einsparpotenziale systematisch ermittelt und damit für das gesamte Unternehmen nutzbar gemacht werden. Außerdem zeigt die Umfrage, dass die erkannten Potenziale nicht strukturiert genug umgesetzt werden.

Einkauf indirekter Bedarfe beschränkt sich auf Standards

Der Einkauf indirekter Bedarfe bezieht sich überwiegend auf folgende Produkte und Leistungen: Mehr als 60 Prozent der Befragten nennen jeweils Betriebsmittel und Serviceleistungen, dicht gefolgt von Bau und Technik (59 Prozent) und Facility Management (57 Prozent) sowie Travel/Fuhrpark (51 Prozent). Für weitere Produkte bleiben die Potenziale im indirekten Einkauf kaum genutzt, zum Beispiel für eine unternehmensweite EDV mit möglichen Bündelungseffekten (43 Prozent), Marketing (32 Prozent) oder Beratung (24 Prozent). Auch für diese Leistungen und Produkte ist die Optimierung ohne weiteres möglich. Die Unternehmen verschenken hier Geld, wenn sie sich nur auf die gewohnten indirekten Bedarfe beschränken, so Jan Hallen, Leiter des Competence Centers Indirect Spend bei Inverto.

Indirekter Einkauf wenig innovativ

Auch die Auswahl der Beschaffungsinstrumente ist im indirekten Einkauf noch eher konventionell. Regelmäßige Ausschreibungen immer wiederkehrender Bedarfe nennen 68 Prozent der Befragten, dicht gefolgt von Beschaffungsmarktrecherchen und Messebesuchen mit je 59 Prozent. Die Gestaltung von Spezifikationen schon bei der Leistungserstellung nennen 41 Prozent, Make-or-Buy-Entscheidungen sind nur für 27 Prozent ein Thema. Strategische Überlegungen spielen hierbei also noch keine entscheidende Rolle, erläutert Hallen.

Eigene Organisationseinheit für indirekten Einkauf meist etabliert

Die Bedeutung des indirekten Einkaufs für Unternehmen ist deutlich gewachsen: Laut der Umfrage wird mittlerweile die Beschaffung indirekter Bedarfe bei zwei Dritteln der Befragten über eine eigene Organisationseinheit abgewickelt. Bei 59 Prozent geschieht dies fachübergreifend. Doch noch bei knapp einem Drittel wird der indirekte Bedarf neben dem Tagesgeschäft durch die Fachabteilungen eingekauft.

Indirekter Einkauf zu spät eingebunden

Die Vielfalt und Komplexität der Bedarfe im indirekten Einkauf erfordert ein hohes Maß an Kooperation zwischen Fachbereichen und Einkauf. Doch nur bei 22 Prozent der Befragten wird der Einkauf ab Produktdefinition bzw. -entwicklung einbezogen, bei 43 Prozent geschieht dies erst ab der Bedarfsanforderung und bei je rund 14 Prozent sogar erst ab Verhandlung mit Lieferanten und ab Einholen des Angebots. Dies führt im Einkauf naturgemäß zu Engpässen und vermindert die Chance, strategisch zu handeln. So ist es nicht verwunderlich, dass 62 Prozent der befragten Unternehmen Beschaffungsthemen nach operativen Zwängen priorisieren, fast gleichauf mit Prioritäten nach Einkaufsvolumen oder Einsparpotenzial.

Zu wenig Personal und Fachkenntnisse der Mitarbeiter ausbaufähig

Nur rund die Hälfte der Befragten sieht den Bereich Indirekter Einkauf als personell ausreichend besetzt an. Und ebenfalls die Hälfte der Umfrageteilnehmer verweist darauf, dass im indirekten Einkauf überwiegend Mitarbeiter tätig seien, die aus anderen Funktionen in den Einkauf hineingewachsen seien. 41 Prozent verfügen über speziell ausgebildete Einkäufer. Zudem bestehen bei 76 Prozent der Befragten hinsichtlich der Mitarbeiterbeteiligung am Einkaufserfolg noch Optimierungsmöglichkeiten.

Daten kaum auf Knopfdruck verfügbar

Wie die Umfrage zeigt, sind Daten zu Bedarfen des indirekten Einkaufs bei den Befragten grundsätzlich vorhanden, sie müssen jedoch bei 70 Prozent aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengetragen werden. Nur bei 19 Prozent sind die Daten auf Knopfdruck verfügbar. Was beim Einkauf direkter Bedarfe selbstverständlich ist, nämlich die Integration und Automatisierung von Daten in die ERP-Systeme und damit auch die Verknüpfung von Datenquellen, ist bei indirekten Bedarfen noch unterentwickelt, so Torsten Pirdzun, Principal bei Inverto und Spezialist für Indirect Spend. Der Schwerpunkt liegt nach wie vor auf Standarddaten wie Kreditorenkonten (84 Prozent). Nur rund jedes zweite Unternehmen greift für die Datenanalyse zum Beispiel auf Zahlungskonditionen, Budgetpläne oder Vertragsdaten zurück. Marktanalysen und -prognosen spielen nur für ein Viertel der Befragten eine Rolle. Damit wird jedoch viel Potenzial verschenkt: Das Beispiel rohstoffabhängiger Bedarfe zeigt, dass die Beobachtung von Marktentwicklungen wie Branchenindices unbedingt erforderlich ist. Wenn Einkäufer indirekter Bedarfe die Marktdaten und den Anteil von Rohstoffen in den Produkten kennen, ist ihre Ausgangsbasis in Lieferantenverhandlungen deutlich besser, berichtet Pirdzun.

Vertragsmanagement geschieht oft über Papierablage

Ihr Vertragsmanagement regeln knapp zwei Drittel der Befragten über eine konventionelle Papierablage statt mit einer Softwarelösung. Die Überwachung von Vertragsfristen und ein unternehmensweiter Überblick von Fristen bei Lieferanten werden somit erschwert. Für das Vertragsmanagement sind lediglich bei 54 Prozent der Befragten die Einkaufsverantwortlichen zuständig, bei 22 Prozent sind dies die Rechtsabteilungen oder Fachbereiche (11 Prozent). Darüber hinaus sagen rund zwei Drittel der Teilnehmer, dass das Einkaufs-Controlling nicht zentral koordiniert wird.

Viel Potenzial vorhanden

Die Ergebnisse zeigen, dass sich der indirekte Einkauf in den Unternehmen noch deutlich entwickeln kann. Es muss zu einem strukturierteren und planvolleren Vorgehen sowohl bei der Potentialermittlung als auch beim Umsetzen der Einsparpotenziale hingehen“, so Inverto-Spezialist Pirdzun. Hierzu sind nach Erfahrung der Unternehmensberater zum Beispiel markterprobte Outsourcing-Modelle wie Mobilität via Travel-Agencies, Fuhrparkmanager oder die erfolgsabhängige Delegation von Beschaffungsaufgaben an Einkaufsdienstleister geeignet. Dabei müsse es auch immer um einen am Erfolg eindeutig messbaren Ansatz gehen. Die Herausforderung heute ist nicht mehr die Schaffung einer Einheit Indirekter Einkauf, sondern die Verbesserung ihrer Effizienz und die konsequente strategische Ausrichtung, resümiert Inverto-Berater Hallen.

Im Zeitraum von Mitte Februar bis Mitte März 2013 befragte die Unternehmensberatung Inverto Entscheider verschiedener Branchen (Handel, Konsumgüterindustrie, Maschinenbau, Chemie und Energie) aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zum aktuellen Stand ihres indirekten Einkaufs. Knapp 40 Teilnehmer aus Einkauf, Supply Chain Management und Geschäftsführung gaben Auskunft. Die teilnehmenden Unternehmen stehen für einen Umsatz von insgesamt mehr als 40 Milliarden Euro jährlich. Für den Einkauf indirekter Bedarfe geben die befragten Firmen in Summe rund fünf Milliarden Euro im Jahr aus.

www.inverto.de

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