Vorhang hoch!: Das Büro der Zukunft wird zur Bühne

Der Volksmund nennt es "Tapetenwechsel", die Idee, dass sich durch die Veränderung der Umgebung auch neue Verhaltensweisen und Perspektiven bilden können. Kein Wunder, dass die Zunft der Unternehmensberater diesen Zusammenhang schon seit Jahrzehnten kennt und nutzt: Wenn es um Restrukturierung und Veränderung geht, dann ist ein Umgebungswechsel für die betroffenen Mitarbeiter fast schon zwingend. Denn die Erfahrung lehrt, dass sich sonst in kurzer Zeit wieder die alten Gewohnheiten und Verhaltensweisen Bahn brechen. So wird seit vielen Jahren in großen Unternehmen rund ein Drittel der Belegschaft pro Jahr "umgezogen" – gemäß dem durchschnittlich dreijährigen Rhythmus der Um- und Neuorganisationen. Und das, obwohl dafür gar kein "sachlicher" Grund mehr gegeben ist, da die Arbeit durch die Digitalisierung ja eigentlich ganz unabhängig geworden ist von Raum und Zeit.

Zielsetzung: Agilität erhöhen

Gerade in den digitalisierten Arbeitswelten gewinnt die reale Umgebung an Bedeutung. Die (Um-)Gestaltung der Arbeitsumgebung ist inzwischen neben Mensch und Software als "dritte Intelligenz" der Wertschöpfung anerkannt und gilt als wesentlicher Hebel, um Bestehendes zu hinterfragen und Neues zu denken. Änderungen und Anpassungen der Einrichtung und der Flächennutzung sind deshalb in den aktuell propagierten "neuen Büroarbeitswelten" nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel. Sie sind nicht nur den dynamischen Veränderungen der Organisationen geschuldet sondern sollen selbst als Impulsgeber für agiles Denken und Handeln dienen. Ganz nach dem Motto des berühmten Architekten, Designers und Philosophen Buckminster Fuller: "Re-shape the environment, don´t try to re-shape men". So wünschen sich vor allem Unternehmen, die sich für die digitale Zukunft fit machen wollen, Büroflächen, die sich wie Bühnen völlig frei bespielen lassen. Das ist der Hintergrund dafür, dass inzwischen vermehrt großräumige Strukturen – etwa ehemalige Produktionshallen – als Büroflächen umgenutzt werden. Das lose Mobiliar aus Arbeitsplätzen, Besprechungsbereichen und Loungegruppen wird hier mit visuell und akustisch wirksamen Abschirmungselementen selbst zur Raumgliederung, die sich entsprechend flexibel verändern lässt.

Das Provisorium als Prinzip

Früher wurden in Auswahlverfahren Standard-Arbeitsplätze festgelegt, die dann von den Umzugsteams gemäß den Stellplänen aufgebaut wurden und lange Zeit an Ort und Stelle verblieben. Auf der Bürobühne dagegen wird das "Unfertige" zum Programm, zum "Project in Progress". Die Idee dahinter ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügend Freiraum haben, um das Bühnenbild an ihre Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen: Der strukturelle räumliche Rahmen ist gesetzt und die Möbel stehen als "Arbeitswerkzeuge" bereit oder werden bevorratet, aber die Konfiguration und die Bespielung erfolgt durch die Mitarbeiter selbst. Durch die Beteiligung an der Gestaltung der Arbeitsumgebung werden nicht nur die Kompetenzen der Gruppe direkt genutzt (und nebenbei Kosten im Facility Management gespart), sie stärkt vor allem Identifikation und Autorenschaft mit und an den neuen Konzepten. Und da es in den Team- und Gruppenkonstellationen sowie Aufgabenstellungen immer wieder Veränderungen gibt, ist dieser Prozess nie zu Ende.

Flexibilität und Robustheit gefragt

Für die Einrichtung der Büros bedeuten diese Anforderungen, dass sie hochflexibel und gleichzeitig besonders qualitätsvoll und robust ausgelegt sein sollte. Wenn ein Tisch heute ein einzelner Schreibtisch ist, sich morgen mit anderen zur Co-Working-Bench verbinden soll, zwischendrin kompakt gelagert wird, bevor er im Lernraum Seminaraufgaben übernimmt und schließlich beim Projektabschluss zum gemeinsamen Feiern einlädt, dann eignen sich dafür entweder mobile Einzeltische mit falt- oder schwenkbaren Tischplatten oder aber Klapptischsysteme, die sich vielfältig verketten lassen. Eine hochwertige, neutrale Gestaltung ist dann ebenso ein Muss, wie eine stabile Ausführungsqualität, die das häufige Auf-, An-, Um- und Abbauen schadlos mitmacht. Und auch bei den Stühlen sind Multitalente gefragt, die sich vielseitig einsetzen lassen. Stapelbare Mehrzweckstühle, die professionellen, ergonomischen Komfort bieten, können temporär auch mal bei der Arbeit mit dem Laptop genutzt werden. Sind sie in verschiedenen Farben und Polstervarianten erhältlich, dann lassen sich mit ihnen individualisierbare, durchaus wohnliche Atmosphären kreieren, ohne dass der Eindruck von Beliebigkeit entsteht.

Bewegung, Begegnung und Beteiligung fördern

Aber auch auf den flexiblen Bürobühnen gibt es Kernbereiche, die bestimmten Arbeitsprozessen fest zugeordnet sind. Hier ist nicht die Einrichtung mobil, sondern der Mitarbeiter, der solche Bereiche gezielt aufsucht. Dazu gehören Schreibtischarbeitsplätze, an denen ungestört und über Stunden hinweg konzentriert gearbeitet werden kann. Bürostühle mit vielfältiger 3D-dynamischer Beweglichkeit sorgen für die wichtigen Minimalaktivitäten auch während der Bildschirmarbeit, um Körper und Geist zu aktivieren und Rückenpro-blemen vorzubeugen. Überhaupt ist die Bewegungsförderung eines der Kernthemen zur Bespielung der Bürobühne. Die Bewegung der Akteure im Raum fördert nicht nur die Gesundheit, sondern ermöglicht erst die zufälligen, ungeplanten Begegnungen, die als wichtigste Quelle für Inspiration und Innovation gelten. Ob sitzend am Konferenztisch, im Stehen an der Kaffeebar, informell in der Lounge oder in der Kantine – die Kommunikation innerhalb der Belegschaft oder auch mit externen Gästen zu stimulieren, ist eines der Kernziele der Büroorganisation. Um den Kopf völlig frei zu bekommen und die traditionellen Rollen auszublenden, werden für Kreativprozesse inzwischen "Huddle-Rooms" eingerichtet, die bewusst mit allen Konventionen der bisherigen Bürowelten brechen. Aktivieren und Beteiligen sind die Methoden, um Ideenreichtum und "Owner-Ship" in den Projekten zu stärken. Ob die modernen Arbeitswelten wirklich angenommen werden und dem Wandel förderlich sind, hängt am Ende von der richtig abgestimmten Lösung ab. Entscheidend ist deshalb, die richtige Balance zu finden zwischen Vielfalt und Standardisierung, zwischen Flexibilität und verlässlicher Orientierung – und nicht zuletzt zwischen sinnvollen Routinen und fortwährender Erneuerung. Wie immer kommt es auf das richtige Maß an.

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