Bürobedarf als Flatrate?
- 30.06.2014
- Handel
Mit Value Procurement will Office Depot seinen Kunden einen Mehrwert bei den Einkaufsprozessen anbieten. Was verbirgt sich dahinter konkret?
Value Procurement ist ein Vorgehen, bei dem wir uns von der klassischen Rolle als Händler für Bürobedarf lösen. Wir gehen stattdessen eine Partnerschaft mit unseren Kunden ein, deren Basis unsere Kompetenz im Sourcing, bei der Logistik und bei den Prozessen bildet. Ziel ist es, gemeinsam die beste Lösung zu finden, um ein Unternehmen mit dem zu versorgen, was es braucht. Das kann zum Beispiel auch bedeuten, dass Kunden Produkte über uns kaufen, die gar nicht zu unserem Kernsortiment gehören.
Welche Produkte können Sie beispielsweise für Ihre Kunden beschaffen?
Vorstellbar ist im Grunde fast alles. Für ausgewählte Kunden können wir zum Beispiel Boardingpässe oder individuelle Werbeartikel zur Verfügung stellen. Denn der Prozess ist immer der gleiche: Wir nehmen den Artikel im Sortiment auf, der Kunde bestellt ihn im Webshop, die Bestellung leiten wir weiter an den Hersteller, und dann wird per Drop-Ship von unserem Logistik-Partner geliefert. Fast 80 Prozent aller Produkte lassen sich so über unsere Standardprozesse abbilden. Viele unserer Kunden kaufen auf diese Weise bereits neben Büroartikeln Merchandisingprodukte, Bücher und CDs bei uns ein.
Wo liegen die Vorteile und wo die Grenzen eines solchen Angebotes?
Für ein Unternehmen ist es entscheidend, einen Prozess, der einmal aufgesetzt wurde, so umfassend wie möglich zu nutzen. Wurde unser Webshop in das Procurement-System des Kunden integriert, dann macht es Sinn, auch weitere Artikel darüber einzukaufen. Was wir nicht liefern, ist zum Beispiel Kunst, da Lagerung und Diebstahlschutz zu aufwändig sind. Außerdem bieten wir keine Ware anderer Anbieter an, die wir selber im Sortiment haben.
Office Depot ist nicht der einzige Anbieter, der sich mit Prozessen und Logistik auskennt. Worin unterscheidet sich Ihr Angebot von dem anderer?
Entscheidend ist nicht allein die Ausführung. Es beginnt einen Schritt vorher: Wir denken mit unseren Kunden mit. Wir entwickeln gemeinsam Ideen, wir suchen dort gezielt nach neuen Lösungen, wo unsere Kunden diese benötigen. Und da unterscheiden wir uns erheblich von unseren Wettbewerbern.
Office Depot bleibt aber im Kern Lieferant für Büromaterial?
Ja, natürlich. Hier liegt ja unsere Kernkompetenz. Aber auch hier setzen wir auf Partnerschaft und neue Lösungen. Ein Beispiel: Einer unserer Kunden wollte die Anzahl seiner Rechnungen senken. Da im Jahr 4000 Rechnungen für einen Umsatz von 400 000 Euro an Büromaterial anfallen, fragte er uns nach einer Lösung. Wir haben ihm vorgeschlagen, ein festes Jahresbudget pro Mitarbeiter einzuführen und dieses monatlich abzurechnen. Wir übernehmen dabei die Produktauswahl und überwachen das Einhalten des Budgets. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die Rechnungen auf zwölf Stück pro Jahr reduzieren – der Kunde hat jetzt auch über uns eine sichere Kostenkontrolle.
Wie setzen Sie das Sortiment zusammen und legen das Budget fest?
Bei Bestandskunden kennen wir ja die Bestellhistorie und die Kosten. Diese werden dann gegebenenfalls an neue Ziele und Wünsche angepasst. Bei Neukunden schauen wir, aus welcher Branche das Unternehmen stammt und ob es zum Beispiel eher hochwertigere Produkte nutzt, wie etwa in der Finanzbranche. Entscheidend ist außerdem, wie viele Mitarbeiter in der Produktion und wie viele kaufmännische Mitarbeiter beschäftigt werden. Und wo viele iPads genutzt werden, braucht man weniger Stifte und Papier. Und schließlich orientieren wir uns an den Zielen des Einkaufs: Wie hoch soll die Kosteneinsparung sein? Sollen mehr nachhaltige Produkte zum Einsatz kommen? Wie groß soll die Produktauswahl sein?
An diesen Leistungskennzahlen – den so genannten Key Performance Indicators (KPIs) – orientieren wir uns. Mit der richtigen Auswahl an Produkten können wir die gewünschten Ziele ziemlich genau erreichen. Bei einem Hardcut können die Mitarbeiter dann nur die von uns vorgegebenen Artikel bestellen. Bei einem weniger strengen Vorgehen gibt es mehrere Optionen. Die Vorstandssekretärin kann dann zum Beispiel auch über einen Anruf mit uns klären, dass sie einen teuren Markenfüller braucht. Wenn aber alle im Unternehmen plötzlich mit Füller schreiben wollen, schlagen wir Alarm. Dann wird das Budget gegebenenfalls angepasst. Rückwirkend muss aber kein Kunde nachzahlen – das Risiko tragen wir.
Für welche Unternehmen ist das interessant?
Das Modell ist vor allem in Branchen interessant, die einem enormen Kostendruck ausgesetzt sind, im Einzelhandel, bei Automobilzulieferern oder im Gesundheitssektor. Das Ziel ist es, viel einsparen zu können, und das darf dann auch ein bisschen weh tun. Voraussetzung ist aber immer, dass der Einkäufer loslassen kann und die Kontrolle über die Einkaufsprozesse an uns abgibt. Für einen Einkäufer, der jedes Jahr genau überprüfen will, welche Produkte zu welchem Preis eingekauft wurden, ist das Vorgehen ungeeignet. Die Strategien haben viel mit Vertrauen zu tun und damit, Verantwortung abzugeben. Wer das kann, kann mit uns neue Wege gehen.
