Einkauf über die Wolke
- 30.06.2014
- Einkauf
Die Ideal hat eine klare Ausrichtung auf eine Zielgruppe: Die Generation 50 plus. Mehr als 100-jährige Tradition und Innovation gehen hier Hand in Hand, denn die Ideal positioniert sich im Versicherungsmarkt als Trendsetter für Seniorenprodukte. Für Unternehmen im Bereich der Dienstleistungen gelten im Einkauf Besonderheiten, anders als für produzierende Unternehmen. Als Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich, gelten diese auch für die Ideal: Sie produzieren selten A-Materialien, haben oft viele lokale Anbieter und viele kleine und lokale Tochtergesellschaften, stehen unter hohem Konkurrenzdruck und haben meist einen großen Aufwand, um ihre Lieferantenstammdaten zu verwalten. Für den Einkauf war man also auf der Suche nach einer effizienten und anwenderfreundlichen Lösung und entschied sich für „TradeCore“ von Onventis. Das Stuttgarter Unternehmen ist Anbieter von Standardsoftware in der Cloud für E-Procurement. „TradeCore“ ist eine integrierte Cloud-Plattform für den gesamten Beschaffungsprozess. Das Lösungsportfolio umfasst „TradeCore SRM“ für Supplier Management, E-Sourcing, E-Ordering und Reporting & Analysis. Auch eine Plattform für mobiles E-Procurement bietet das Unternehmen an. Mit der Lösung gestalten viele weitere Anwender wie zum Beispiel die Steigenberger Hotelgruppe, Dekra oder Deichmann ihre operativen und strategischen Beschaffungsprozesse.
Vor dem Einsatz von „TradeCore“ lief vieles im Einkauf bei der Ideal schwerfällig und langwierig ab. Eine Bedarfsanforderung wurde per Mail oder Fax an den zuständigen Einkäufer versendet, der diese prüfte. Erst dann ging eine Bestellung an den Lieferanten – damals noch per Fax. Für die Dokumentation, ein wichtiger Aspekt im Einkauf der Ideal Lebensversicherung, trugen die vier Einkäufer alle getätigten Bestellungen in eine Excel-Tabelle ein. Die Bestellanforderung (BANF), das Angebot, die Bestellung und die Rechnung – alles wurde in Papierform abgelegt. Nach Rechnungseingang wurde die Rechnung mit der Bestellung händisch gegengeprüft und für die Buchhaltung vorbereitet.
Mit der Einführung von „TradeCore“ hat sich im Einkauf bei der Ideal Lebensversicherung vieles vereinfacht. Alle Dokumente werden nun zentral und elektronisch festgehalten, hierdurch wird die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsvorgaben sichergestellt. Die Bestellabwicklung läuft nun viel einfacher ab: Der Besteller erfasst die benötigten Artikel in einer neuen Bestellung, auch Freitextbestellungen sind möglich. Bei Erreichen der Zeichnungsgrenze erhält der Vorgesetzte die Bestellung zur Genehmigung. Der Weg der Bestellung geht dann weiter zum Einkauf zur finalen Freigabe und hier werden gegebenenfalls die Kontierungsdaten ergänzt. Hierdurch wurde eine enorme Beschleunigung des Bestellprozesses erzielt, die Bearbeitungszeit sank um 25 Prozent. Zu den in großer Stückzahl bestellten Artikeln gehören Druckstücke, also etwa Versicherungsanträge, Flyer und Plakate, die in einer Druckerei in Auftrag gegeben werden. Darüber hinaus beschafft der Einkauf IT-Hardware, etwa Mobiltelefone und PCs, Dienstleistungen, die das Gebäudemanagement betreffen und sämtliche Bürobedarfsartikel bis hin zu Büromöbeln.
Marcel Krüger, Sachbearbeiter Zentraler Einkauf bei der Ideal Lebensversicherung, fasst zusammen: „Die Lösung hat uns durch die ,Open Catalog Interface’-Verknüpfung, die Katalogfunktion, Genehmigungsworkflows und die Möglichkeit, Rechnungen durch Vorkontierungen dunkel zu verarbeiten, sehr geholfen, die ursprünglichen Problemstellungen zu meistern.“ Er ist als Administrator für den reibungslosen Einsatz der Cloud-Lösung zuständig. Zwischenzeitlich haben 71 User über 10 000 Bestellungen an über 1200 angebundene Lieferanten versendet, alleine die Druckstücke hatten hierbei einen Wert von über vier Millionen Euro. Marcel Krüger schätzt besonders die übersichtliche Bedienungsoberfläche. Hierdurch wurde bei den Mitarbeitern eine schnelle Akzeptanz erzeugt, denn anfangs bedeutete die Einführung der neuen Lösung umfangreiches Einpflegen der gesamten benötigten Daten, etwa Rechnungs- und Lieferantenadressen. Hier galt es natürlich die Mitarbeiter mitzunehmen und von den zukünftigen Vorteilen zu überzeugen. Insgesamt können nun rund 70 Mitarbeiter auf die Cloud-Plattform zugreifen.
Momentan steht auf der Wunschliste des Einkaufs bei Ideal die Option, auch die Mehrfachkontierung nutzen zu können. Eine entsprechende Funktion bietet Onventis zwar an, zuvor muss das Versicherungsunternehmen jedoch intern prüfen, ob sich die notwendige Anbindung an die Buchhaltung auch lohnt. Bei Fragen steht Marcel Krüger der Kundenservice von Onventis zur Verfügung: „Bisher wurde immer schnell und zuverlässig reagiert, wenn wir uns an den Customer Service gewandt haben. Obwohl es eine Standardsoftware ist, haben wir als Nutzer die Möglichkeit, Feedback zu geben. Auch ein regelmäßiger Austausch mit anderen Nutzern ist möglich, so gibt es zum Beispiel einmal im Jahr die ,Onventis Xchange’, eine sehr wertvolle Veranstaltung für uns als Nutzer.“ Hier treffen Anwender von „TradeCore“ in Stuttgart zusammen, tauschen sich aus, hören in Vorträgen von den Erfahrungen anderer Nutzer und erhalten außerdem einen Ausblick auf die anstehenden Releases und neuen Bedieneroberflächen.
Trotz all der Benutzerfreundlichkeit darf die Datensicherheit selbstverständlich nicht zu kurz kommen. Onventis ist glücklich über die vor Jahren getroffene Entscheidung, die Daten in einem Rechenzentrum in Frankfurt zu hosten. Eine Cloud „Made in Germany“ sorgte auch bei Ideal für ein gutes Gefühl bei der Entscheidung, denn Datensicherheit ist dem Unternehmen äußerst wichtig.
