Das Dokument im Blick

Das Thema Output- und Dokumenten-Management nimmt einen hohen Stellenwert in öffentlichen Verwaltungen und Behörden ein, dies zeigte die 8. IT-Akademie des Mainzer IT-Ausstatters für Behörden und Bildungseinrichtungen Rednet.

Behörden arbeiten häufig mit hochsensiblen Daten von Bürgern. Diese müssen schnell abrufbar und gut geschützt sein“, kennt Rednet-Vorstand Barbara Weitzel die Anforderungen der öffentlichen Hand. „Da Druck- und Dokumentenbearbeitungs-Technologien oft dieselben Funktionen wie ein Computer haben, sind sie ähnlich anfällig.“ Die große Zahl an Vertretern von Behörden und öffentlichen Verwaltungen aus ganz Rheinland-Pfalz zeige, dass das Thema ernst genommen wird. „Sicherheitslösungen sollten Daten sowohl am Scanner oder Drucker als auch im Netzwerk vor unbefugtem Zugriff schützen“, berichtete Matthias Kümmel von der HP Imgaging & Printing Group. In seinem Vortrag ging der Fachmann auf Sicherheitslücken in der Output-Infrastruktur ein und forderte, dass diese „Teil der allgemeinen IT-Security-Strategie wird.“ Doch nicht nur der Dokumenten-Output spielt eine bedeutende Rolle. „Im Zuge des E-Governments gewinnt sicheres Scannen zunehmend an Bedeutung“, erklärte Gerd Fehlbaum von Canon, der den Besuchern Tipps zu aktuellen Entwicklungen und Einsatzgebieten professioneller Dokumentenscannern gab. Wie mit intelligenten Konzepten Kosten gesenkt werden können“, erklärte Jörg Detscher-Winker vom Finanzierungs- und Service-Dienstleister CHG-Meridian. „Durch die sinnvolle Positionierung von Geräten wird die Zusammenführung der Ressourcen an einem Ort möglich. Die Standardisierung der Produkte, des Verbrauchsmaterials und der Services reduziert Kosten. Und durch die Automatisierung der Prozesse und eine zentrale Administration können zeitliche Abläufe optimiert werden“, erläuterte Detscher-Winker, der die Behörden-Vertreter im Rahmen seines Vortrags zudem für unterschiedliche Finanzierungsmodelle sensibilisierte. Wie sich die Drucktechnologien verändert haben, erklärte Felix Elschner vom Meerbuscher Hersteller Epson. „Die Tintestrahltechnologie hat sich in den vergangenen Jahren weiterentwickelt, so dass sie es inzwischen auch mit Laser-Systemen aufnehmen kann.“ Dies gelte in Bezug auf die Geschwindigkeit ebenso wie auf die Druckqualität, an die Behörden aufgrund von Fälschungssicherheit besonders hohe Anforderungen haben.

Wie Behörden und öffentliche Verwaltungen ihr internes Dokumenten-Management optimieren können, weiß Uwe Marquardt von Perceptive Software, einem Anbieter für Enterprise Content Management-Systeme (ECM). „Die ECM-Systeme umfassen Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Verwaltung. Dokumente werden so nicht mehr doppelt oder dreifach in Papierform an verschiedenen Stellen aufbewahrt, sondern sind für alle Befugten frei zugänglich an einem zentralen Speicherort“, erklärte Marquardt. „Die Veranstaltung trifft genau das Thema“, berichtet Norbert Jülg, der für IT-Grundlagen, Planung und zentrale Services der rund 2000 Büroarbeitsplätze der Stadt Ludwigshafen verantwortlich ist. Die Stadt habe bereits vor zwei Jahren ihre Drucker- und Kopiererlandschaft konsolidiert und setze aufgrund der höheren Effizienz neben einem Managed-Print-Service-Konzept auch eine Dokumentenmanagement-Lösung ein. Für Jülg ist die Veranstaltung dennoch interessant, nicht nur aufgrund des Security-Themas, das, so der Einkaufsverantwortliche, „eine große Rolle spielt“, sondern auch um die aktuellen Trends zu verfolgen. Interessiert verfolgte unter anderem Dagmar Liebscher, Controllerin der Fachhochschule Mainz, die Vorträge. „Wir richten selbst gerade ein Dokumentenmanagement ein, stecken dabei aber noch in den Kinderschuhen“, erzählte die Projekt-Leiterin. Die Sicherheit, aber auch der schnelle Zugriff auf vertrauliche Dokumente seien wichtige Gründe für die Umstellung auf das digitale Verwaltungsmanagement. „Die Akademie bot eine gute Gelegenheit praxisorientierte Lösungen kennen zu lernen, die unser Management bereichern könnten oder vor kurzem erst auf den Markt kamen“, betonte Liebscher.

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