82 Prozent der Unternehmen drucken laut einer aktuellen Bitkom-Studie weniger als vor fünf Jahren. Obwohl allen der wirtschaftliche Nutzen digitalen Arbeitens klar ist, drucken 42 Prozent noch aus Gewohnheit. (Bild: A stockphoto / iStock / Getty Images Plus)

Büro ohne Papier: Unternehmen drucken weniger

10.04.2024
Praxis

E-Mail statt Brief, Screensharing statt Ausdruck, QR-Code statt Papierticket – in Büros wird deutlich weniger gedruckt als noch vor fünf Jahren. Insgesamt 82 Prozent der deutschen Unternehmen haben in den vergangenen Jahren ihren Papierverbrauch nach Angaben des Bitkom reduziert: Eher weniger als noch vor fünf Jahren drucken 40 Prozent der Unternehmen, 42 Prozent sogar sehr viel weniger.

Laut einer Studie im Auftrag des Digital-Verbandes drucken lediglich 13 Prozent noch genauso viel wie 2019, nur zwei Prozent der Unternehmen etwas mehr, niemand deutlich mehr. Die meisten Unternehmen (48 Prozent) drucken dabei, um Inhalte doppelt zu sichern und so neben der digitalen auch eine analoge Fassung auf Papier zu haben. 42 Prozent geben an, aus Gewohnheit zu drucken.

„Dass zwingend ein Ausdruck notwendig ist, ist heutzutage die Ausnahme. Viele Prozesse lassen sich bereits rein digital abbilden. Dabei spart papierarmes Arbeiten nicht nur Ressourcen, gute digitale Prozesse sind auch effizienter, können durch Automatisierung Workflows optimieren und von Routineaufgaben entlasten“, sagt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Ein Drittel (37 Prozent) druckt, weil es bestimmte Arbeitsschritte erfordern, ein Fünftel (20 Prozent), weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit besser arbeiten können. Für Präsentationen und Meetings oder um Inhalte zu archivieren, drucken jeweils 14 Prozent. In zehn Prozent der Unternehmen wird gedruckt, um rechtliche Vorgaben zum Beispiel für handschriftliche Unterschriften zu erfüllen. Heinze: „Um den Papierverbrauch und unnötigen bürokratischen Aufwand zu reduzieren, ist auch die Politik gefragt, die Schriftformerfordernisse zu reduzieren und anzupassen, wo möglich.“

Sieben Prozent drucken, um Abhängigkeiten von digitalen Systemen zum Beispiel bei einem Stromausfall zu vermeiden. Sechs Prozent geben an, ihnen fehle das Know-how für eine Umstellung auf rein digitales Arbeiten. Keinen Zweifel gibt es aber daran, dass der Verzicht auf das Drucken wirtschaftlich sinnvoll wäre: Niemand gibt an zu drucken, weil der wirtschaftliche Nutzen bei einer Umstellung auf rein digitales Arbeiten unklar sei.

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