Neue Stornierungsbedingungen: Unternehmen müssen mit Mehrkosten rechnen

Flexibilität ist für Geschäftsreisende eines der wichtigsten Kriterien bei einer Buchung, da sich im Geschäftsalltag Termine häufig verschieben können. Rund jede sechste Buchung (17 Prozent) wird daher von Geschäftsreisenden laut Analyse wieder storniert. Kurzfristige Stornierungen sind dabei eher selten. Nur fünf Prozent der Buchungen werden bis 48 Stunden vor Anreise storniert. Die Kosten für diese Stornierungen könnten sich für Unternehmen dagegen aufgrund der verschärften Regelungen einiger Kettenhotels massiv erhöhen. Wenn künftig Stornierungen innerhalb des 48-Stunden-Zeitfensters mit einer Gebühr von einer Übernachtungsrate berechnet werden, entstehen den betrachteten Unternehmen Mehrkosten in Höhe von knapp zwei Prozent des gesamten Buchungsvolumens in den entsprechenden Hotels.

Für den Fall, dass weitere Hotelketten diesem Trend folgen, können einzelnen Konzernen Zusatzkosten in Millionenhöhe entstehen. Am Beispiel eines HRS-Großkunden mit einem gesamten Buchungsvolumen von über 70 Millionen Euro lässt sich das klar aufzeigen: Würden alle Stornierungen innerhalb von 48 Stunden vor Anreise in den Kettenhotels kostenpflichtig, die aktuell eine Verschärfung ihrer Policy angehen, entstünden Mehrkosten von fast 500.000 Euro pro Jahr. Folgten weitere Hotelketten diesem Vorgehen, kämen zusätzliche Kosten von bis zu 2,3 Millionen Euro auf das Unternehmen zu, was drei Prozent des gesamten Buchungsvolumens entspricht. Besonders werden diese Entwicklungen in kettendominierten Ländern wie den USA spürbar sein, in denen Individualhotels nur einen kleinen Anteil des Gesamtmarktes stellen.

HRS hat für die Analyse das Buchungsverhalten seiner größten Unternehmenskunden der vergangenen zwölf Monate betrachtet – insbesondere die Stornierungen.

Travel Managern erwarten steigende Kosten

Auch in einer Umfrage von HRS unter 100 Travel Managern aus Konzernen gab die Mehrheit der Befragten an, dass sie steigende Kosten durch die neuen Stornierungsbedingungen erwarte. 60 Prozent der Umfrageteilnehmer sehen durch die neuen Stornierungsbedingungen das Erreichen ihrer Ziele im Travel Management gefährdet. Als Folge kündigten bereits ein Drittel der Unternehmen an, entsprechende Sonderkonditionen aushandeln zu wollen. Bei der Wahl zwischen zwei Hotels mit der gleichen Anzahl an Sternen, gleichem Service und vergleichbarem Standort würden 82 Prozent der Travel Manager das Haus mit den flexibleren Konditionen stark bevorzugen.

Vor dem Hintergrund einer Verschärfung der Stornierungsbedingungen einzelner Ketten sollten Unternehmen nun ihr Hotelprogramm und ihre verhandelten Raten genau evaluieren, ratet HRS. Im Rahmen des Service-Angebots für den Hoteleinkauf richtet HRS für seine Kunden den Blick auf den Gesamtmarkt einschließlich der Individualhotellerie und verhandelt Konditionen. Eine kostenfreie Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag ist dabei für fast alle Unternehmen ein "Muss-Kriterium" – entsprechend können Hotels Punkten, wenn sie ihren Gästen diese Flexibilität bieten.

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