Sicherheit auf Geschäftsreisen

So klärte Udo Schauff vom Bundesamt für Verfassungsschutz auf, wie und wo Business Traveller auf der ganzen Welt mit Wirtschaftsspionage rechnen müssen. „Es gibt Staaten, die kalkulieren gezielt auf Erkenntnisse, die sie auf diesem Weg erhalten, um sie in ihre Wirtschaft einzuspeisen. Dort gilt unbedingt: Keinen eigenen Laptop, kein Firmen-Handy mitnehmen und Misstrauen bei unvermuteten privaten Kontakten “, empfiehlt Schauff in seinem Vortrag „Wirtschaftsspionage: Globales Business – globales Risiko“.

Passend dazu referierte Christian Rosenbaum, Leiter VDR-Fachausschuss Technologie und Manager Strategic Relations i:FAO Group, zum Thema Datensicherheit unter dem Titel „On the Move: Daten- und Informationsschutz auf Geschäftsreisen“. Er zeigte dabei unter anderem, wie Reisende mit einem simplen Sichtschutz ihre Arbeit am Laptop vor neugierigen Blicken schützen können oder wie das „Hacken“ von Firmen-Handys vermieden werden kann.

Dr. Veit Voßberg, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Salans LLP, informierte über die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers bei Dienstreisen und Auslandsaufenthalten. „Das Wichtigste ist“, so Voßberg, „dass sich der Arbeitgeber über die rechtlichen Graubereiche im Klaren ist“. Kommt ein Fall vor Gericht, werde der Richter immer auch die Auslandserfahrung aller Beteiligten sowie die Größe und Internationalität des Unternehmens bewerten. „Ein international agierendes Unternehmen muss wissen, nach wie vielen Tagen Auslandsaufenthalt die Mitarbeiter Lohnsteuer in diesem Land entrichten müssen“, erklärte Voßberg. „Einem kleinen Mittelständler, der zum ersten Mal Mitarbeiter nach Polen entsendet, wird wohl niemand einen Strick daraus drehen, wenn er über diese Informationen nicht verfügt.“ Dennoch empfiehlt der Arbeitsrechtler den Travel Managern: „Bei Geschäftsreisen im Ausland im Zweifelsfall lieber eine Schippe mehr draufsetzen hinsichtlich der Bereitstellung von Dokumenten, Abschluss von Versicherungen und arbeitsmedizinischen Unterstützungen.“

Beispiele aus der Praxis stellten die Security Officers der GEA Group Carsten Czub und Peter Neuhoff vor. Die GEA Group ist in fünfzig Ländern aktiv. Travel Management und Sicherheitsabteilung sind eng vernetzt. Neuhoff hat ein manövrierfähiges Team aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens, unter anderem der Personal-, Finanz- und Rechtsabteilung geschaffen. „Sie brauchen unbedingt Entscheidungsbefugte in ihrem Team“, rät Neuhoff. „ Will ich einen Mitarbeiter mit dem Privatjet aus Fukushima ausfliegen lassen, brauche ich noch in derselben Nacht das Okay und nicht erst am nächsten Tag.“ Mit dem Präsidenten des Verbandes für Sicherheit in der Wirtschaft Baden-Württemberg e.V., Wolfgang Geyer, brachte der VDR einen weiteren Experten auf das Podium. Hauptberuflich Manager Global Administration bei IBM Deutschland, sprach er über Sicherheit auf Geschäftsreisen mit global integrierten Prozessen: „Wir haben weltweit einen Sicherheitsprozess, eine Reiserichtlinie, eine Online-Booking-Engine, eine Kreditkarte und ein 24-Stunden-Servicecenter! Das muss selbstverständlich soweit wie möglich mit nationalen Bedingungen und Erfordernissen der unterschiedlichen Einsatzgebiete in Einklang gebracht werden.“ Als Präsident des Sicherheitsverbandes wies er ausdrücklich auf die Notwendigkeit von Sicherheitsbestimmungen für den Reiseprozess hin – besonders für den Mittelstand: „Leider glauben viele, wir haben doch einen Werkschutz und damit seien alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen getroffen.“

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