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Sensible Daten sicher vernichten

Wir sprachen mit Gerhard Friederici, Leiter Sicherheit und Qualität Rhenus Office Systems GmbH, über das sichere Vernichten von Daten in analoger und digitaler Form. Unter anderem ging es um die Frage, worauf Unternehmen bei der Auswahl des passenden Dienstleisters achten sollten.

Sind nach den Datenskandalen der letzten Monate die Unternehmen sensibler geworden, was das Thema Datenschutz und Datenträgervernichtung angeht?

Ja, eindeutig! Wenn Sie sich in den Medien umschauen, vergeht ja kein Tag, an dem nicht über Datenschutz berichtet wird. Auch im Geschäftsleben dringt die Erkenntnis mehr und mehr durch, dass ein gut organisierter Datenträgervernichtungsprozess zu mehr Prozesssicherheit des Unternehmens führt und dem Schutz der Persönlichkeitsrechte des Kunden Betroffenen dient. Datenträgervernichtung bedeutet halt viel mehr als nur den Datenträger zu entsorgen.

Es gibt Online-Portale, die über einen regionalen Bezug Kontakt zu Dienstleistern für Aktenvernichtung herstellen. Ist das ein seriöser Weg zur sicheren Datenträgervernichtung?

Wie bei jedem Online-Angebot ist die Qualität solcher Portale abhängig vom Anbieter und den teilnehmenden Unternehmen. Wichtig ist wie bei jeder Auftragsvergabe, dass der Interessent die jeweiligen Angebote prüft, insbesondere auch im Hinblick auf den Leistungsumfang und die möglichen Schutzklassen und Sicherheitsstufen; lokale Nähe und niedrige Preise sind nicht die einzigen Faktoren, wenn eine sichere und effiziente Datenträgervernichtung gewünscht ist.

Gerhard Friederici ist Leiter Sicherheit und Qualität bei Rhenus Office Systems.
Gerhard Friederici ist Leiter Sicherheit und Qualität bei Rhenus Office Systems.

Welche Kenntnisse benötigt ein Unternehmen oder eine Behörde, um Personal- und Bankdaten sowie interne Geschäftsunterlagen sicher vernichten zu lassen?

Jedes Unternehmen ist grundsätzlich selbst für Pflege und Schutz seiner Daten verantwortlich. Die korrekte Speicherung, Aufbewahrung und letztlich Vernichtung erfordert Kenntnisse sowohl der Natur der Daten als auch der gesetzlichen Bestimmungen; die Sensibilität der Daten wirkt sich ganz maßgeblich auf die erforderlichen Maßnahmen bei Aufbewahrung und Vernichtung aus. Datenschutzverstöße können mit empfindlichen Geld- und Freiheitsstrafen geahndet werden, daher ist ein sorgfältiger und fachkundiger Umgang mit unterschiedlichen Datenkategorien Pflicht, insbesondere auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Worauf sollte bei Ausschreibungen unbedingt geachtet werden? Wie kann man sich Unterstützung holen?

Gerade in sensiblen Bereichen wie dem Datenschutz und der Datenvernichtung sollte man nicht allein auf den Preis schauen. Wichtig ist etwa: Erfüllt der Anbieter die gesetzlichen Anforderungen? Benutzt er Maschinen und Prozesse auf dem neuesten Stand der Technik? Ist er durch unabhängige Stellen wie das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zertifiziert? Seriöse Anbieter stellen höchste Qualität und Nachprüfbarkeit auf jeder Stufe des Prozesses sicher. Der Auftraggeber sollte sich zu den datenschutzrechtlichen Anforderungen informieren und gegebenenfalls eine fachgerechte Datenschutzberatung einholen, insbesondere zu räumlich und zeitlich weitgefassten Aufträgen.

Welche Vorteile hat die Inhouse-Vernichtung gegenüber dem mobilen Service?

Eine Vernichtung durch den Kunden ist prinzipiell möglich und bietet den Vorteil, dass man als „Herr der Daten“ die erforderlichen Schritte überwachen kann. Allerdings ist die Bereithaltung geeigneter Maschinen und Prozesse für viele Unternehmen unwirtschaftlich, insbesondere wenn Vernichtungsaufgaben nur sporadisch anfallen. Gerade kleinere Schredder für den Bürogebrauch bieten nicht den gleichen Schutz wie eine professionelle Akten- oder Festplattenvernichtung mit industriellen Großmaschinen.

Welche Services bietet Rhenus Data Office an und wie schaffen Sie Vertrauen beim Kunden?

Das Kerngeschäft der Rhenus Data Office umfasst natürlich Angebote zur Akten- und Datenträgervernichtung, entweder stationär in unseren DIN-konformen Anlagen nach Abholung im Sicherheitsbehälter oder direkt vor Ort beim Kunden durch unsere mobilen Akten- und Festplattenvernichter. Hinzu kommen Dienstleistungen wie Dokumententransport, Aktenrettung im Schadensfall, Datenschutzberatung und jetzt vermehrt IT-Remarketing, wobei nicht-kritische Hardware nicht entsorgt, sondern nach erfolgter Aufarbeitung wiederverkauft werden kann. Unser deutschlandweites Netzwerk aus Niederlassungen, unsere moderne Fahrzeugflotte und die geschulten Mitarbeiter ermöglichen schnellen und verlässlichen Service. Darüber hinaus stellen wir dem Kunden gerne Nachweise zum ordnungsgemäßen Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008 sowie zum rechtskonformen Umgang mit den entstehenden Abfallstoffen gemäß Entsorgungsfachbetriebsverordnung zur Verfügung. Gleichzeitig laden wir jeden Kunden in unsere Anlagen ein, um in einem Audit auch die letzten Fragen zu klären.

www.aktenvernichtung.de

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