C.ebra
Scanabteilung
Zunächst werden die Dokumente bei Datasec vorsortiert und wandern dann in die Scanabteilung, wo insgesamt 150 Mitarbeiter an 23 "Canon DR-X10C" scannen.

Dokumentenscanner für große Dimensionen

Die Siegener Datasec Information Factory positioniert sich als europaweit führender Full-Service-Dienstleister im Bereich Dokumentenhandling und -management. Seit dem Jahr 2009 verbindet das Unternehmen eine enge Partnerschaft mit Canon.

Datasec hat mit zwölf Dokumentenscannern vom Typ "Canon DR-X10C" binnen weniger Wochen über 42 Millionen Aktenseiten in einem Großprojekt eingescannt. Möglich sei dies aufgrund der Zuverlässigkeit der Scanner gewesen, so Sebastian Weber, Bereichsleiter Marketing und Vertrieb bei Datasec. Mittlerweile wurden in Siegen über 130 Millionen Blatt mit den "DR-X10C" von Canon digitalisiert. Die ursprünglich als reiner Systemanbieter im Bereich DMS-Lösungen gegründete Datasec Information Factory GmbH ist seit 1995 als ganzheitlicher Geschäftsprozessdienstleister für alle dokumentenbasierten Prozesse aktiv. Was seinerzeit mit einem gemieteten Scanner begann, wuchs schnell zu einem Hauptstandbein des Unternehmens.

"Wir bieten einen modularen Service rund um die dokumentenbasierten Prozesse, wie die elektronische Archivierung in der Cloud und Scandienstleistungen für Unternehmen", sagt Sebastian Weber. Banken, Immobilienverwaltungs- und Industrieunternehmen sowie Kliniken gehören zu dem Spektrum der mehr als 200 Kundenunternehmen. Im Laufe der Jahre wuchs der Bestand an Dokumentenscannern im Bereich der Scandienstleistung daher linear zum Aufkommen. "So entstand hier bei uns natürlich eine sehr gemischte Hardwareumgebung mit Scannern unterschiedlicher Hersteller", verdeutlicht der Bereichsleiter Dienstleistung bei Datasec, Tobias Weber. Heute digitalisieren mehr als 150 Mitarbeiter an mittlerweile 23 Scannern die unterschiedlichsten Belege. Die Kunden können die so digitalisierten Daten entweder bei Datasec in der Cloud archivieren und in Workflowlösungen prozessorientiert bearbeiten oder über eine Internetschnittstelle direkt in die eigenen Inhouse-Systeme übernehmen. Dabei reicht das Angebot vom reinen Digitalisieren und Erfassen bis hin zur vollständigen Kontierung von Rechnungen, etwa im Bereich der Immobiliendienstleister, deren Belege Datasec pro Objekt mit den anfallenden Kosten kontiert und diese Informationen archiviert.

Aus diesem Bereich kam Ende des Jahres 2008 der Auftrag, der bei Datasec vieles veränderte. Seinerzeit beauftragte eine führende deutsche Immobilienverwaltungsgesellschaft, in deren Bestand sich über 210 000 Wohnungen befanden, die Datasec mit der Erfassung der kompletten Papieraktenbestände – ein Volumen von rund 19 000 Umzugskartons und 42 Millionen Aktenseiten. Daher wurden eigens vier Hochleistungsscanner angeschafft, um das Projekt abzuwickeln. Doch schon nach wenigen Tagen war klar, dass ausgerechnet diese Systeme der Belastung nicht gewachsen waren. Gerade die Heterogenität der einzulesenden Belege – mit Grammaturen zwischen 20 und 180 Gramm, mit Fotografien, Plänen und Notizzetteln, deren Alter bis zum Beginn des 20. Jahrhunderts zurückdatierte – machte ein zügiges Arbeiten unmöglich. Die dauernde Anwesenheit eines Servicetechnikers wurde unerlässlich. "Das war natürlich ein unhaltbarer Zustand und wir mussten uns sehr schnell und während der Projektlaufzeit, die wir zwingend einhalten mussten, nach neuen Scannern umsehen", erinnert sich Sebastian Weber.

Bei größeren Aufträgen fallen schon einmal 42 Millionen Aktenseiten an, die digitalisiert werden müssen.
Bei größeren Aufträgen fallen schon einmal 42 Millionen Aktenseiten an, die digitalisiert werden müssen.
Die Lösung

Schon zuvor hatte Datasec im Rahmen der routinemäßigen Neuanschaffungen einen Scanner vom Typ "Canon DR-X10C" installiert. "Diesen haben wir dann erneut im Dauerbetrieb getestet und kamen schnell zu dem Entschluss, ein Dutzend dieser Systeme zu installieren", so Sebastian Weber. Rasch wurden die neuen Dokumentenscanner beschafft und waren binnen weniger Tage installiert – die Abwicklung des Großauftrags war damit gesichert. Vor allem die nun erlangte Geschwindigkeit von 3000 bis zu 4500 Seiten in der Arbeitsstunde pro System überzeugte die Verantwortlichen und Mitarbeiter bei Datasec. Zudem wurden die höchst unterschiedlichen Vorlagen problemlos in einem Satz eingezogen, erklärt Tobias Weber. Lag die Geschwindigkeit zuvor bei rund 1500 Blatt pro Stunde, so konnte dieser Wert damit fast verdreifacht werden. Heute werden täglich rund 50 000 bis 60 000 Dokumente mit jedem "Canon DR-X10C" bei Datasec erfasst und gespeichert.

Der Nutzen

Seit ihrer Anschaffung laufen die Scanner bei Datasec fehlerfrei im Dauerbetrieb. "Zudem sind sie angesichts ihrer Leistung im Vergleich zu anderen Systemen äußerst preiswert, so dass sich die Investition rasch bezahlt gemacht hat", sagt Tobias Weber. "An diesem Anwendungsfall bei Datasec lässt sich ablesen, wie nahe der 'DR-X10C' an seinem theoretischen Leistungsmaximum arbeitet. Der Wert der Seitenzahl pro Minute, den die Hersteller nennen, ist im Alltagsbetrieb natürlich nicht zu erreichen. Meist gehen Hersteller von einem Viertel des Wertes aus. Der 'DR-X10C' scannt doppelt so schnell, und das mit sehr heterogenem Beleggut", unterstreicht Hans Winter, Sales Manager DIMS bei Canon Deutschland. Zudem seien Verschleißteile kostengünstig und einfach zu tauschen. Aufgrund der guten Erfahrung mit dem "Canon DRX-10C" in den zahlreichen Großprojekten, die Datasec in den vergangenen Jahren realisiert hat, entschied sich das Unternehmen für die Anschaffung weiterer Systeme dieses Typs. Mittlerweile sind damit 23 Canon "DR-X10C" im täglichen Einsatz bei Datasec. Zwei Systeme werden als Poolgeräte für den Ersatz vorgehalten. Sämtliche anderen vorhandenen Scanner, bis auf zwei Großformatscanner, hat Datasec im Lauf der Jahre abgeschafft. Dabei dienen die Scanner von Canon bei Datasec auch für spezielle Aufgaben, etwa der Erfassung überlanger Dokumente. Dazu zählen etwa EKG-Kurven aus Krankenhäusern. Datasec benötigt für diese überformatigen Dokumente keine Spezialscanner mehr.

www.canon.de; www.datasec.de

 

 

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