C.ebra
Die DOMK 2017 beleuchtet alle Themen rund um Dokumenten-Software, Scanner, Drucker, Kopierer sowie Service-Konzepte und richtet sich dabei an Einkäufer, IT-Projektleiter und Händler.
Die DOMK 2017 beleuchtet alle Themen rund um Dokumenten-Software, Scanner, Drucker, Kopierer sowie Service-Konzepte und richtet sich dabei an Einkäufer, IT-Projektleiter und Händler.

Fachkonferenz DOMK: DMS im Spannungsfeld zwischen IT und Fachabteilung

Oliver Jendro, Veranstalter der DOMK, spricht über die thematischen Schwerpunkte der diesjährigen Veranstaltung und die Möglichkeiten der Einkäufer, Dokumenten-Workflows effizienter zu gestalten.

Oliver Jendro, Berater, Marktforscher und Initiator der DOMK
Oliver Jendro, Berater, Marktforscher und Initiator der DOMK

Die Fachkonferenz DOMK begeitet die Office-Output-Management-Branche inzwischen seit knapp einem Jahrzehnt und fördert seitdem den Erfahrtungsaustausch zwischen Anbietern, Einkäufern sowie IT-Projektleitern.

Wie hat sich die DOMK die vergangenen Jahre entwickelt und wo liegen die thematischen Schwerpunkte in diesem Jahr?
Die Themen der DOMK spiegeln klar die Veränderungen und Entwicklungen der Branche wieder. Die erste DOMK wurde noch viel über Hardware gesprochen – 2009 war die Branche noch zwischen Bürotechnik-Anbieter mit ihren Kopierer und den IT-Anbietern mit ihren Druckern aufgeteilt. Ab 2011 stand vor allem der Service-Gedanke im Vordergrund: Managed Services als Geschäftsmodell war heiß diskutiert. Dinge wie vertraglich geregelte Service-Level-Agreements oder Remote-Überwachung waren in der IT ein alter Hut, für die Bürotechniker aber völlig neue Konzepte. Heutzutage sind Managed Services Standard – jetzt geht es darum, wie man als Projektbeauftragter oder Dienstleister die Digitalisierung in den Griff bekommt.

Welche Stellschrauben haben Einkaufsentscheider, um Dokumentenprozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten?
Im Grunde handelt es sich hierbei weniger um ein IT-Projekt und vielmehr um eine Organisationsfrage, die an den Grundfesten jedes Unternehmen rüttelt. Die IT kann hier nur unterstützend sein. Derzeit sieht es so aus: Einkaufen kann man inzwischen alles, das Angebot am Markt ist gut, man muss als Einkäufer nur genau wissen, was das Unternehmen braucht. Und das weiß wiederum nur der, der mit Dokumenten Tag für Tag arbeitet. Die Einführung eines DMS muss intern aus den Fachabteilung gewünscht sein – und von der Chef-Etage gewollt. Für Anbieter bedeutet das wiederum, dass IT-Ansprechpartner hier nicht weiter helfen, man braucht direkten Draht zu den Fachabteilungen wie Marketing, Lagerhaltung, Buchhaltung, Personaler, etc.

Was erwarten Einkäufer von Output-Lösungen und DMS heutzutage und worauf sollten sie besonders achten?
Output-Lösungen sind im großen und ganzen standardisiert. Die Hardware funktioniert in der Regel, Managed Services sind inzwischen eine Mindestanforderung. Bei DMS sieht es ganz anders aus, hier gibt es eine Unmenge an Anbietern, Deutschland ist gespickt mit mittelständischen Software-Häusern, die irgendwas mit Dokumenten-Management anbieten. Und ist ein DMS erst einmal eingeführt, ist ein Anbieterwechsel nur mit hohen Aufwänden möglich. Hier gilt es daher beim Einkauf genau zu prüfen, welches System passt und welche Kosten hinter einer Anpassung fürs Unternehmen stehen. Inzwischen sind Output-Anbieter ganz gut aufgestellt, um auch in DMS-Fragen zu beraten.

Welche Bedeutung kommt dabei den Themen Nachhaltigkeit und IT-Sicherheit zu?
Nachhaltigkeit ist immer wichtig. Bei öffentlichen Ausschreibungen im Behörden-Bereich meiner Meinung nach neben dem Preis inzwischen das wichtigste Kriterium. Aber wie immer: Nachhaltigkeit darf nicht zu teuer sein, Umweltschutz ist gut, so lange er die direkten Projektkosten nicht in die Höhe treibt. IT-Sicherheit sollte eigentlich ein Grundsatz sein. Druckinfrastrukturen haben immer noch massive Sicherheitsdefizite – zwar gibt es seitens Hersteller ausreichend Angebote, die teilweise von den Kunden eingekauft werden, aber bis heute sind die meisten Druckinfrastrukturen in keinem IT-Sicherheitskonzept integriert. In der Praxis ist es auch 2017 noch erstaunlich, wie viel Geld in die Client- oder Server-Sicherheit investiert wird, während nebenan ein Multifunktionsgerät steht, dass ungewartet und fehlkonfiguriert im Firmen-Netzwerk hängt.

Die Beschaffung von Output-Lösungen und die Beschaffung der vorgelagerten Dokumentenverarbeitung findet meistens getrennt statt. Wo liegen die Gründe hierfür?
Bisher haben es die Vertriebsteams der Output-Anbieter nicht geschafft, sich vom Stückzahlen und Stellplatz-Denken zu verabschieden. Software wurde leider von Anfang an eher als Zusatz und nicht als Kern der Hardware-Vertriebsgesellschaften verstanden. Zudem fehlen den Output-Anbietern meist die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen. Die IT will nur einen störungsfreien Betrieb, die Fachabteilungen hingegen sind diejenigen, die sich effizienteres Dokumenten-Management wünschen.

Wie sieht Dokumentenverarbeitung in zehn Jahren aus?
Digitalisiert. Selbst Behörden müssen nun dank neuer Gesetzgebung zunehmend auf Papier verzichten. Anträge müssen digital angenommen und verarbeitet werden. Bürger erwarten PDF statt Papierbriefe zur Ablage. In der Praxis müssen sich aber erst noch Standards durchsetzen: Fragen wie sichere Langzeit-Archivierung für Alle, eindeutige Identifikation im Internet, sichere Datenübertragung müssen noch dringend besser organisiert werden. Man kann nicht einerseits Aufbewahrungspflichten von 10 oder mehr Jahren fordern, anderseits auf das Prinzip Hoffnung setzen, dass Cloud-Anbieter, Datenstandards und Datenträger auch ein Jahrzehnt überstehen. Die Kurzlebigkeit der IT steht dem Wunsch nach Langfristigkeit im Wege. Der Zustand von Projekten wie De-Mail, dem elektronischen Identitätsnachweis und der Gesundheitskarte trüben die Erfolgsaussichten der Digitalisierung. Und die Digitalisierungsprojekte von Privatunternehmen sind auch nicht gerade auf Langfristigkeit ausgelegt. Praxisbeispiel: Banken, Telekommunikationsunternehmen und Versicherungsanbieter bieten als „Service“ ihre Kontoauszüge und Rechnungen nur noch digital kostenlos zur Verfügung – löschen dann aber nach einer Frist automatisch die PDFs vom eigenen Server. Plötzlich muss jeder Privatanwender zum Archivierungsexperten werden – oder eben Zuhause ausdrucken und abheften.

www.domk.info 

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