Zahlen auf der Überholspur

Um der neuen Zahlungsdienste-Richtlinie (PSD) gerecht zu werden, hat die Sparkasse Bad Tölz-Wolfratshausen die Bearbeitung von Überweisungsbelegen beschleunigt. Den Transport übernehmen Lexmark-Multifunktionsgeräte.

Vom Starnberger See und Wolfratshausen im Norden entlang der Isar bis Walchensee im Südwesten betreut die Sparkasse Bad Tölz-Wolfratshausen mit rund 535 Mitarbeitern in 31 Geschäftstellen und zwei SB-Centern ein Geschäftsgebiet mit rund 120 000 Einwohnern. Vor allem beleghafte Überweisungen kosteten das Geldinstitut bislang viel Zeit. Denn: bisher mussten die Überweisungsträger in den Geschäftsstellen gesammelt, per Kurier über Nacht abgeholt, morgens in der Bad Tölzer Zentrale ausgepackt, gesichtet, bis elf Uhr gescannt und an die Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister (DSGF) übermittelt werden. Die DSGF interpretiert aus den Scans die Nutzdaten und leitet sie weiter an das Rechenzentrum der Finanz Informatik, dem IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe, der nach erneuter Prüfung den Zahlungsvorgang auslöst. Nur durch tägliche Kurierfahrten konnten bislang die gesetzlichen Zeitvorgaben für den Zahlungsverkehr eingehalten werden. Dafür legten Fahrer jährlich etwa 100 000 Kilometer zurück. Durch die Zahlungsdienste- Richtlinie PSD (Payment Services Directive) hat sich seit dem 1. Januar der Überweisungsverkehr in Deutschland beschleunigt. Beleghafte Überweisungen müssen nun spätestens am zweiten Geschäftstag beim Institut des Empfängers ankommen. Damit wird das Zeitfenster knapper und Witterung, Stau oder eine Panne bei Kurierfahrten zum Risiko. Das oberbayerische Geldinstitut suchte deshalb nach einem schnelleren und zugleich sichererem Prozess.

Als die Sparkasse die Kurierfahrten infrage stellte, warf sie neben dem Zeitfaktor auch Kosten und Umweltbeeinträchtigung des bisherigen Verfahrens in die Waagschale. Trotz aller Innovationsbereitschaft wollte man in Bad Tölz keinesfalls auf bewährte Prozesse und Partner verzichten, wie beispielsweise auf die Software der Firma K7 für die sichere Übertragung an das Rechenzentrum oder den Rosenheimer Dienstleister für Bürotechnik Bensegger. Die Lösung, die alle Partner an einem Tisch vereinte und den Ablauf des Prozesses beschleunigte, steckte im Detail: in der Verlagerung vom zentralen zum dezentralen Scannen. Künftig werden alle Zahlungsverkehrsbelege bereits in den Geschäftsstellen auf Lexmark-Multifunktionsgeräten (MFP) eingelesen. Grundlage bildet der Lexmark-„Document Distributor“, eine Software zur Programmierung individueller Funktionen und entsprechender Icons auf den MFPs des USamerikanischen Herstellers. Auf dieser Grundlage erstellte die Berliner Firma Plusnetworks eine Lösung, die der Sparkasse Komfort und Sicherheit gibt und die bewährten Partner und Prozesse integriert. Vier Pilot-Geschäftsstellen arbeiten bereits problemlos mit der neuen Lösung. Stefanie Scholler, Vertriebsbeauftragte bei Lexmark Deutschland, übernahm dabei die Koordination und beriet die Sparkasse. Der Rosenheimer Bürotechnik- Spezialist Bensegger zeichnete als Servicepartner für die Umsetzung des bundesweit bislang einmaligen Projektes verantwortlich. In den Geschäftsstellen werden Überweisungsbelege und Schecks gesammelt und mehrmals täglich eingescannt. Dazu wählt der Mitarbeiter am Display seines Multifunktionsdruckers ein Icon, legitimiert sich und gibt die Anzahl der Belege ein. Das Gerät scannt alle Belege über den Papiereinzug und kontrolliert die Anzahl der erstellten Scans. Der Mitarbeiter muss dabei nicht einmal am Gerät stehen bleiben, denn bei einem Fehler sendet das System automatisch eine E-Mail an seinen Arbeitsplatz, dazu ein Image des ersten Belegs seines Scan-Stapels. Das dient nicht nur der visuellen Kontrolle, es ist auch eine Vorgabe der internen Revision. „Weg vom Kofferraum – hin zur Datenleitung“, beschreibt Sparkassen- Organisationsleiter Anton Geraci die neue Lösung.

Nicht Logik und Prozesse, nur der Weg habe sich geändert. Alle Sicherheitsmechanismen wurden übernommen, alle Partner bleiben dabei. „Innovativ und offen für Ideen“, lobt auch Wolfgang Buck, IT-Leiter der Sparkasse Bad Tölz-Wolfratshausen. Lexmark kenne die Prozesse innerhalb der Banken und deren Sicherheitsanforderungen. Zudem sei Lexmark der einzige Anbieter gewesen, dessen Geräte die entsprechende Bedienlogik hatten, um den sicheren Übertragungsprozess aufzubauen. Die Idee kam zudem zur rechten Zeit. Denn als wirtschaftlicher „Mitnahmeeffekt“ kam der Sparkasse zugute, dass sie bereits Multifunktionssysteme des Herstellers einsetzte und im kommenden Jahr der Austausch gegen die nächste Gerätegeneration geplant war. So hielt sich auch die Hardwareinvestition in Grenzen. Die vorhandenen Geräte werden nun effektiver genutzt und Auslastung und Kosteneffizienz gesteigert. Mit dem dezentralen Scannen können nun auch weitere Prozesse schlanker werden. Zwar hatte der Zahlungsverkehr zunächst die höchste Priorität. Aber die Sparkasse will weiterdenken: Kontoeröffnung, Kreditverträge, unterschriebene Dokumente – überall, wo Übergabeprozesse Zeit kosten, kann ein Scan die schnellere und wirtschaftlichere Lösung sein. Anton Geraci hält das Tölzer Modell auch für andere interessant: „In Bayern gibt es viele Sparkassen, die ihre Belege noch per Kurier einsammeln, aber nicht selber scannen. Mit PSD wird das Zeitfenster für alle enger, da werden viele über neue Lösungen nachdenken. Unsere Erfahrung ist durchweg positiv.“ Einen weiteren Vorteil neben der Einhaltung der neuen Zahlungsdienste- Richtlinie PSD sieht die Sparkasse Bad Tölz-Wolfratshausen zudem im schnelleren Kundenservice. Die Technologie ermögliche, „den Kundenservice signifikant zu beschleunigen“, erklärt der Organisationsleiter. Wenn ein Kunde morgens um zehn Uhr einen Überweisungsbeleg in der Geschäftsstelle abgibt, ist diese bereits um elf Uhr auf dem seinem Konto ersichtlich. Früher konnten eilige Überweisungen nur durch manuelle Eingabe ausgeführt werden. Die Mitarbeiter der Pilot-Geschäftsstelle bestätigen die Erleichterung. Kein Tippen mehr, es fallen Fehlerquellen weg. Auch die Suche nach Belegen gestalte sich jetzt viel leichter. Größter wirtschaftlicher Faktor ist für die Sparkasse aber der Wegfall der Transporte. Die Kosten für eigene und fremde Kurierfahrer, Treibstoff und Versicherungen und weitere Prozessaufwände reduzieren sich so sehr, dass sich die neue Lösung, so die Prognose der Sparkasse, in schon einem Jahr rentieren werde.

www.bensegger.de, www.scannenlernen.de