C.ebra

Planungssicherheit beim Tonerkauf

Effizienz, Transparenz, Kosteneinsparung und Flexibilität, all das verspricht „HP Pay For Print”. Der in Mainz-Kastel ansässige IT-Händler Inmac hat die Immobilienverwaltung Objekt plus mit der Tonerbeschaffungslösung ausgestattet.

Projektteam v.l.n.r.: Torsten Drews, Inmac Manager Business Unit Printing Solutions, Horst Stafast, Geschäftsführer der NTS Stafast, Andreas Getthöfer, Geschäftsführer Objekt plus Immobilienverwaltung, Daniela Terranova Inmac Printing Solutions Manager.
Projektteam v.l.n.r.: Torsten Drews, Inmac Manager Business Unit Printing Solutions, Horst Stafast, Geschäftsführer der NTS Stafast, Andreas Getthöfer, Geschäftsführer Objekt plus Immobilienverwaltung, Daniela Terranova Inmac Printing Solutions Manager.

Objekt plus verwaltet seit 1994 Wohneigentum von Kapitalanlegern und Selbstnutzern in neu errichteten sowie sanierten Wohnanlagen. Neben dem Firmensitz in Wiesbaden hat das Unternehmen weitere Geschäftsstellen in Berlin, Dresden und Leipzig. Die installierte Drucklandschaft beinhaltet über die vier Standorte verteilt etwa 40 HP-Drucker, die sich alle in einem Netzwerk befinden. Langjähriger Lieferant für Hardware und Verbrauchsmaterial des Unternehmens ist die Inmac GmbH, die sich als moderner Beschaffungsspezialist auszeichnet. Dabei bietet Inmac eine Vielzahl ausgereifter IT-Lösungen an, dank derer Kunden nicht nur bequem ihr Tagesgeschäft, sondern darüber hinaus auch noch IT-Projekte aller Art abwickeln können. Ein spezialisiertes Team berät und betreut die Kunden über den gesamten IT-Lebenszyklus hinweg. Konzeption, Umsetzung, Betrieb und End-of-Life: In jeder Phase stehen die Lösungsexperten mit Rat und Tat zur Seite. Beide Unternehmen haben nun im Oktober 2008 erfolgreich ein Pilotprojekt der Beschaffungslösung „HP Pay For Print“ implementiert. „HP Pay For Print” soll Geschäftskunden die Beschaffung von Druckmaterialien erleichtern. „Das Programm eignet sich hervorragend für Unternehmen, die verschiedene Arten von HP-Druckern einsetzen und sich zur proaktiven Verwaltung und Optimierung ihres Druckerparks entsprechend transparente Prozesse wünschen“, erklärt Torsten Drews, Manager der Business Unit Printing Solutions bei Inmac. Zur Zielgruppe gehören vor allem mittelständische Unternehmen mit gewachsener HP-Drucker-Infrastruktur und einem durchschnittlichen Bedarf ab hundert Druckkassetten pro Jahr.

„Inmac ist langjähriger Partner für die IT-Beschaffung von gewerblichen Endanwendern jeglicher Branche und Unternehmensgröße”, erklärt Drews. Dabei habe sich das Unternehmen von einem klassischen Versandhandelsunternehmen zu einem IT-Beschaffungsspezialisten entwickelt, „der modernste elektronische Systeme einsetzt, um Beschaffungsprozesse bei seinen Kunden zu optimieren.“ So auch bei der Implementierung der „HP Pay For Print”-Lösung. Diese erhöht durch automatische Nachbestellung und Lieferung sowie eine ausgefeilte Berichtsfunktion zur Optimierung der gesamten Druckumgebung, die Effizienz beim Bestellen von Verbrauchsmaterialien. Weiterhin verschafft die Lösung durch eine Sammelrechnung pro Abrechnungszeitraum den Überblick über den Materialverbrauch, ermöglicht somit eine einfachere Cash-Flow-Planung und macht Kosten und Verbrauch transparenter.

Kontinuierliche Echtzeitüberwachung

Durch eine kontinuierliche Echtzeitüberwachung, Berichte zur Anzahl gedruckter Seiten und zum Tonerstand lassen sich darüber hinaus Verbrauchsmuster erkennen. Zudem erleichtern die Berichte den Kostenvergleich zwischen verschiedenen Gerätetypen und eine nachvollziehbare innerbetriebliche Verrechnung. Einfache Prozesse für Nachbestellung, Fakturierung und Versand, geringere Lagerkosten und Kapitalbindung durch eine bedarfsgesteuerte Just-in-time-Lieferung helfen bei der Kosteneinsparung und besserer Budgetplanung. Weitere Planungssicherheit wird durch eine innerhalb des Vertragszeitraumes vereinbarte Preisgarantie gewährleistet, bei der lediglich Preissenkungen an den Kunden weitergegeben werden. Im „HP Pay For Print”-Vertrag können flexibel neue Geräte aufgenommen und alte Geräte herausgenommen werden. Dabei werden keine Mindestdruckvolumen vertraglich fixiert, was wiederum die Flexibilität des Vertrages kennzeichnet.

Der komplett automatisierte Bestellprozess unterstützt Unternehmen dabei, die Beschaffung von Verbaruachsmaterialien effizient, transparent und flexibel zu gestalten.
Der komplett automatisierte Bestellprozess unterstützt Unternehmen dabei, die Beschaffung von Verbaruachsmaterialien effizient, transparent und flexibel zu gestalten.

„Auf Grund der dezentralen Unternehmensorganisation von Objekt plus war das Ziel des Projektes, die Beschaffungsprozesse von Verbrauchsmaterialien für die installierte Druckerbasis effizienter zu gestalten und dabei unabhängig von der dezentralen Unternehmensstruktur eine automatische Beschaffungslösung für die einzelnen Standorte zu etablieren“, erklärt Daniela Terranova, Printing Solutions Manager bei Inmac, die das Projekt von Seiten des Händlers betreut hat. Im Zuge der Implementierung sei zudem auch die Druckerumgebung optimiert und ein Teil der Geräte durch neue ersetzt worden. Nach der Installation der Software werden nun die Füllstände der im Netzwerk integrierten Drucker täglich gescannt. Bei Unterschreitung eines definierten Tonerfüllstandes wird automatisch eine Bestellung an Inmac generiert und der Händler liefert die relevante Tonerkassette innerhalb von 24 Stunden nach Bestelleingang an die jeweilige Bedarfsstelle aus. Darüber hinaus profitiert Objekt plus auch von umfassenden Berichtsfunktionen, die verbrauchsbasierte Daten bis hin zur jeweiligen Kostenstelle aufzeigen. Mit diesen Daten werden zukünftig Entscheidungen zum Austausch von vorhandenen Geräten durch moderne HP-Drucksysteme unterstützt, um weitere Potenziale für Kostensenkungen in der Druckumgebung von Objekt plus zu realisieren.

„Die Tonerbeschaffung bei Objekt plus wurde in den letzten Jahren grundlegend geändert“, erzählt Horst Stafast, Geschäftsführer der NTS Stafast dem IT-Dienstleiser der Wiesbadener Immobilienverwaltung. Früher habe Objekt plus in jedem Standort Sammelbestellungen durchgeführt, um einen besseren Einkaufpreis zu erzielen. „Die Nachteile aber waren sowohl die Lagerhaltung an jedem Standort als auch personeller Aufwand. So mussten Bestände geprüft, Bestellungen gesammelt und aktiviert, Toner eingelagert und nach Bedarf verteilt werden.“ Seit 2003 konnte Dank der Zusammenarbeit mit Inmac dieser Verbrauchsmaterial-Bestellprozess für Objekt plus schon wesentlich verbessert werden. Trotz allem sei das mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden gewesen. „Die Zusammenarbeit von Objekt plus mit Inmac besteht bereits seit rund zehn Jahren. In dieser Zeit hat sich das Vertrauen aufgebaut, um einen neuen gemeinsamen Schritt mit ,HP Pay For Print’ zu starten“, erklärt Stafast. „Die Lösung ergänzt somit perfekt unser praktiziertes Versorgungssystem“, so der Geschäftsführer.

www.inmac.de

www.objektplus.com

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