C.ebra

Wege vereinfachen

FCm Travel Solutions ist die Geschäftsreisesparte der DER Touristik. Sie bietet Firmenkunden deutschlandweit in über 70 Business Travel Centern eine professionelle Betreuung ihrer Dienst- und Geschäftsreisen.

In Zusammenarbeit mit der Gunnar Sprinkmann GmbH, einer Fullservice-Agentur für Werbeartikel, wurde ein Webshop für Mitarbeiter „eröffnet“, über den nun flächendeckend die gesamte Logistik der Werbematerialien des Unternehmens abgewickelt wird. FCm Travel Solutions unterstützt seine Kunden von der Planung über die Buchung bis hin zur Abrechnung, Analyse und Optimierung des Reisemanagements. Um dabei effiziente Abläufe und Kundennähe zu gewährleisten, betreut der Geschäftsreiseexperte seine Kunden in Business Travel Centern und in Einzelfällen auch in In-House-Büros vor Ort. Werbemittel wie Giveaways, Briefbögen, Imagebroschüren und Büromaterialien unterstützen dabei den Außenauftritt sowie die Vertriebsaktivitäten des Unternehmens. Der Prozess der Bestellung und der Verteilung dieser Materialien wurde in der Vergangenheit noch über Formulare per Fax abgewickelt. Im Zuge einer Prozessoptimierung sollte der Ablauf grundlegend modernisiert und effizienter gestaltet werden, um dem technischen Standard von FCm Travel Solutions zu entsprechen. Gleichzeitig sollte der Handling-aufwand für die interne Distribution so gering wie möglich gehalten werden.

Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein geeigneter Partner gesucht und schließlich in der Gunnar Sprinkmann GmbH, einem Unternehmen mit jahrelanger Branchenerfahrung, gefunden. Neben der klassischen Beschaffung von Werbemitteln aller Art gehören zu dessen Full-Serviceangebot unter anderem auch kundenindividuelle Komplettlösungen rund um die logistische Abwicklung von Werbeartikel-Sortimenten.

Angedacht und umgesetzt

In einem Briefing wurden die genauen Anforderungen an den Bestellprozess abgestimmt und die gewünschten Funktionen der neuen Bestellplattform dokumentiert. Auf Basis dieses Pflichtenheftes wurde ein Webshop im Firmendesign programmiert, zu dem alle bestellberechtigten Mitarbeiter einen persönlichen Zugang haben. Im Shop selbst können nun aus verschiedenen Kategorien ausgewählte Werbematerialien bequem bestellt werden, die innerhalb kürzester Zeit aus einem zentralen Lager bei der Firma Sprinkmann versendet werden. Neben der reinen Bestellabwicklung bietet diese individuelle Webshop-Lösung auch umfangreiche Reportingfunktionen.

Der neue FCm-Webshop für Werbemittel vereinfacht den Bestellprozess für alle Standorte.
Der neue FCm-Webshop für Werbemittel vereinfacht den Bestellprozess für alle Standorte.

Um bei den Mitarbeitern möglichst hohe Akzeptanz für den geplanten Prozesswandel zu erzielen, wurde im Zuge eines Rebranding von FCm Travel Solutions zusammen mit Sprinkmann ein Büro-Starterpaket entwickelt und an alle Mitarbeiter deutschlandweit versendet. Das neunteilige Starterpaket bestand aus nützlichen Büromaterialien wie etwa Mousepad, USB-Stick und Kaffeetasse und diente zwei Zwecken: der Einführung des neuen Logos, sowie dem „Launch“ des Webshops. Die Herausforderung bestand in dem engen Zeitplan, denn innerhalb von sechs Wochen sollten sowohl Artikel für das Starterpaket definiert, entwickelt und geliefert werden, als auch die neue Webshop-Plattform online sein. Dank der guten Zusammenarbeit erfolgte die Umsetzung planmäßig und die logistische Bestellabwicklung läuft seither wie gewünscht.

Vor allem die Reporting-Funktion bietet nun die zusätzliche Möglichkeit, erfolgreiche Werbeartikel zu identifizieren und dadurch das Sortiment zu optimieren. Denn Werbeartikel bieten durch ihren vergleichsweise günstigen Anschaffungspreis und durch den persönlichen und praktischen Nutzen für den Empfänger ein Werbemedium mit hoher Wirkung und sind daher aus dem Marketingmix von FCm Travel Solutions nicht wegzudenken.

www.sprinkmann.de; www.de.fcm.travel

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