Tinten und Toner effizient beschaffen

Für rund 260 Milliarden Euro im Jahr kaufen deutsche Behörden ein – von Bleistiften bis zu Bussen für den öffentlichen Personennahverkehr. Verbrauchsmaterialien für Drucker spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. Jedes Amt, jede Behörde, jede Kultureinrichtung und jede Schule benötigt Tinte und Toner zum Drucken. Gleichzeitig müssen sich die Kommunen an veränderte öffentliche Strukturen anpassen: Demografische Veränderungen, die Verknappung finanzieller Mittel und steigende Anforderungen im Bereich der Daseinsvorsorge sind nur einige der neuen Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Bei gleichzeitig zunehmender Einengung finanzieller Handlungsspielräume stehen die öffentlichen Verwaltungen den immer deutlicher geäußerten Wünschen der Bürger nach qualitativ hochwertigen und professionell erbrachten Leistungen gegenüber. Bei dieser Entwicklung von Verwaltungseinheiten hin zu wirtschaftlichen, kostenbewussten und kundenorientierten Dienst-leistungsunternehmen gewinnt in den Gemeinden auch die aktive Gestaltung und Optimierung des kommunalen Beschaffungswesens zunehmend an Bedeutung.

Über die citeq bekam Ribbex den Auftrag, für die Stadt Hamm einen entsprechenden Online-Shop zur Beschaffung von Toner und Tinte aufzubauen. Sie ist Münsters städtischer IT-Dienstleister für Kommunen, öffentliche Verwaltungen und deren Einrichtungen. Die citeq betreut sämtliche IT-Verfahren sowie PC Arbeitsplätze der Stadt Münster. 80 Schulen stattet die citeq mit Computertechnik aus. Für 20 umliegende Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen betreibt die citeq große IT-Verfahren im Rahmen einer öffentlich rechtlichen Vereinbarung. Hinzu kommen 400 weitere Kunden aus dem öffentlichen Bereich.

Vier-Augen-Prinzip für Genehmigungsworkflow

Ein von der citeq erstellter Anforderungskatalog definierte das Projekt. Darin hieß es: „Für die Stadt Hamm und ggf. weitere Kunden ist ein Online-Shop einzurichten, über den alle vereinbarten Produkte bestellt werden können. Jede Dienststelle des Kunden muss berechtigt sein, entsprechende Bestellungen erzeugen zu können. Die Administration des Online-Shops erfolgt durch den Auftragnehmer, dem Auftraggeber wird mindestens ein direkter Ansprechpartner für den Online-Shop genannt.“

Ribbex-IT-Projektmitarbeiter Marcel Krämer bringt die Unterschiede zu einem gewöhnlichen B2C-Shop auf den Punkt: „Ein Admin-Account für die Stadt Hamm ‚Zentrale Beschaffung‘ kann auf alle Kostenstellen zugreifen, von dort aus Bestellungen auslösen/genehmigen und Umsatzstatistiken einsehen. Es werden ausschließlich Produkte des vereinbarten Sortiments im Shop angezeigt. Genehmigungsworkflow: Das Vier-Augen-Prinzip muss bei jeder Bestellung gewährleistet sein. Dies funktioniert folgendermaßen: Nutzer A: Besteller, Nutzer B: Genehmiger und Besteller in Vertretung. Nutzer B muss die Bestellung von Benutzer A genehmigen. Vorher erfolgt keine Lieferung. Dieses Verfahren wird sowohl im Shop als auch per E-Mail abgebildet. Nutzer A hat bei der Bestellung die Möglichkeit, zwischen mindestens zwei Genehmigern auszuwählen. Es ist keine Registrierung eines Bestellers im Stadt Hamm-Shop möglich. Nur die Ribbex GmbH darf nach einer bereitgestellten Nutzerliste der Stadt Hamm einen Account einrichten.“

Die Anmeldedaten, sowie Seiten, die der Benutzer nach dem Login aufruft, werden per SSL-Verschlüsselung übertragen. Die Suchfunktion des Online-Shops bietet unter anderem die Möglichkeit einer „Live-Suche“. So werden bei der textbasierten Suchfunktion bereits während der Eingabe Suchtexte vorgeschlagen. Wählt man einen dieser Vorschläge, wird eine optimierte Ergebnisliste dargestellt. Diese Ergebnisliste umfasst neben dem tatsächlich gesuchten Produkt beispielsweise auch weitere passende Farben, Drumkits und Resttonerbehälter.

Zusätzlich besitzt der Online-Shop die Möglichkeit der Druckermodell-Suche per Auswahl über eine Drop-Down Liste. Hierbei wird als erstes der Drucker-Hersteller ausgewählt und anschließend das Druckermodell. Die Ergebnisliste umfasst alle Verbrauchsmaterialien (zum Beispiel Toner/Tinte, Drumkits, Resttonerbehälter) für das ausgewählte Druckermodell. Die Produktdarstellung war ebenso wichtig: In der Ergebnisliste werden zusätzlich folgende Angaben angezeigt: Produktbild, Angabe eines oder mehrerer Beispiel-Drucker in der Artikelbeschreibung, Kapazität des Verbrauchsmaterials mit der Einheit Seiten oder möglicher Farbcode (zum Beispiel Black, Cyan, Magenta, Yellow), Artikelnummer der Firma Ribbex, Lagerbestand (Real-Time) und Preis. In den Produktdetails werden weitere umfangreiche Angaben angezeigt.

Ein umfangreicher Bestellservice rundet die Funktionalität des Shops ab. Der Besteller kann sich zu jeder seiner Bestellungen den aktuellen Status im Online-Shop abrufen. Zusätzlich wird ebenfalls die Historie der Bestellung angezeigt, an der man erkennt, wann die Bestellung ausgelöst wurde, wann sie genehmigt wurde, wann sie durch einen Mitarbeiter der Firma Ribbex bearbeitet wurde und wann Rechnung/Lieferschein erstellt wurde. Zusätzlich zu diesen Informationen werden die internen Belegnummern der Firma Ribbex angezeigt, um eine schnellst mögliche Bearbeitung bei Fragen zu gewährleisten. Sofern Paketdaten zu der Bestellung vorliegen, kann die Sendung per GLS-Tracking verfolgt werden.

111 Behörden angeschlossen

Die Vorteile für die Kommune sind vielfältiger Natur. 111 Behörden und Einrichtungen sind daran angeschlossen. An den bereits vorher bestehenden Shop der Stadt Hamm konnten genaue Anpassungen entsprechend der Wünsche der Stadt vorgenommen werden. Ziel der Weiterentwicklung der Bestellmöglichkeit war es Vorgänge für die Mitarbeiter der Stadt zu vereinfachen. Deswegen war es wichtig, auf die Anforderungen der Anwender einzugehen, wie Ribbex Geschäftsführer Christian Meinel festhält: „Die Sache vom Anwender aus denken, war und ist unser Ansatz. Daraus wurde ein Anforderungskatalog erstellt, welcher uns die optimale Umsetzung vereinfachte.“

Die Realisierung von der Planung bis zur Online-Schaltung erfolgte in einem Zeitraum von vier Monaten. Für die Kommune war die Einführung kostenfrei. Aktuell nutzen über 320 User den Shop, es erfolgen rund 80 Bestellungen monatlich. Zur Zeit werden über 700 Artikel für die Kunden zur Verfügung gestellt. Der Shop ist aber in alle Richtungen erweiterbar.

www.ribbex.de; www.citeq.de