Richtig nutzen - richtig sparen

Dass sich mit Multifunktionsgeräten Geld sparen lässt, ist keine leere Marketingaussage der Geräteaussteller, stellt unser Gastautor Oliver Jendro fest. Allerdings nur, wenn die vielen Funktionen der Geräte auch genutzt werden!

Multifunktionsgeräte können wahre Wunder in Unternehmen vollbringen. Sie können Tag für Tag Geld einsparen, sie können Prozesse optimieren und dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter nicht mit der unnötigen Produktion von Papierstapeln beschäftigen – sondern mit ihrer eigentlichen Arbeit. Vorausgesetzt, der Einkauf und die IT-Administration machen sich vorher ausreichend Gedanken, wie multifunktionale Geräte am Besten im Unternehmen eingesetzt werden.

Die Herausforderung beim Einkauf und dem Einsatz von Multifunktionsgeräten besteht darin, zu erkennen, wo diese Multitalente stehen und welche Arbeitserleichterungen sie bringen sollen. Wenn man Unternehmensprozesse im Rahmen einer Output-Management-Analyse kritisch durchleuchtet, erkennt man häufig eingeschliffene aber veraltete Arbeitsabläufe, die man mit Multifunktionsgeräten optimieren kann. Besonders die Input-Funktionen, also das Scannen von papierbasierten Dokumenten, bringt echte Arbeitserleichterung. Ein einfaches Beispiel aus der Praxis: In einem mittelständischen Unternehmen wurde seit Anbeginn eingehende Rechnungen schlichtweg am Kopierer kopiert und den entsprechenden Sachbearbeitern und der Buchhaltung als Papierkopie in das Postfach zur Bearbeitung gelegt. Dank des Multifunktionsgeräts wird die Rechnung heute gescannt und mit einem Knopfdruck als PDF zur Bearbeitung und Kenntnisnahme über einen festgelegten Email-Verteiler geschickt. Der alte Prozess wurde also mit einer simplen Funktion (Scan-to-PDF) deutlich beschleunigt und kostengünstiger – nur durch den Einsatz der „Multifunktionalität“.

Grundlage papierbasierter Arbeitsprozesse

Einkäufer und IT-Administratoren sollten sich bewusst sein, dass die Entscheidung, welches Gerät mit welchen Funktionen für welchen Stellplatz eingekauft wird, direkt in die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter eingreift – kaum eine andere Hardware beeinflusst so stark die Effizienz der Mitarbeiter. Ein falsch positionierter, unterdimensionierter Kopierer am anderen Ende des Büros sorgt für lange Arbeitswege, häufige Defekte und umständliche Arbeitsabläufe – kurzum für Frust unter den Mitarbeitern und hohe Kosten. Nicht wenige IT-Entscheider bezweifeln bis heute, dass die „neumodischen“ Multifunktionen der Geräte wie „Scanto“ überhaupt genutzt werden. Aber: Eine Befragung von über 7000 Nutzern von Druck- und Multifunktionssystemen im Jahr 2009 widerlegt das eindeutig. In der „Printerumfrage 2008“ gaben beispielsweise 47 Prozent der Angestellten an, dass sie die Funktion „Scan-to-Folder“ nutzen – das gescannte Dokument also in einen Ordner abspeichern um das Dokument dann vom PC aus weiter zu verarbeiten. Sogar 53 Prozent nutzen die „Scan-to-PDF“-Funktion. Das ist eine überragend hohe Zahl, bedenkt man, dass in vielen Unternehmen die Mitarbeiter zwar ein Multifunktionsgerät gestellt bekommen – aber nicht geschult werden, wie das Gerät eigentlich bei der täglichen Arbeit hilft.

Hinweis zu Studie

Die Studie „Printerumfrage 2008 ist auf der Webseite www.dokulife.de abrufbar. Sie ist die größte Nutzerbefragung zum Thema „Multifunktionsgeräte und Drucker“ im deutschsprachigen Raum. Dank der Unterstützung des Druckerherstellers Brother wird gerade die Nachfolgestudie „Printerumfrage 2009“ durchgeführt. Dort wird unter anderem untersucht, wie zuverlässig Drucker und Multifunktionsgeräte arbeiten und was die häufigsten Fehlerquellen beim Druck sind. Erste Ergebnisse werden zur CeBIT erwartet.

www.dokulife.de