Taktik vor Strategie

Die Studie untersucht, inwiefern Unternehmen für ihre zentralen Einkaufsprozesse auf moderne IT-Systeme zurückgreifen. Analysiert wurden sowohl die taktischen als auch die strategischen Einkaufsprozesse und ihre Unterstützung durch E-Lösungen. An der Befragung teilgenommen haben 75 Firmen verschiedener Branchen mit einem durchschnittlichen Beschaffungsvolumen von 43 Prozent ihres Unternehmensumsatzes. Das Ergebnis der Untersuchung: Die Taktik, sprich Bedarfe spezifizieren, Ausschreibungen durchführen, verhandeln, Stammdaten und Verträge verwalten, ist im Einkauf auf breiterer Basis angekommen und besser verankert. Strategische Aufgaben wie Beschaffungsmärkte beleuchten, Risiken analysieren, Markt- und Sourcing-Strategien festlegen, Lieferanten qualifizieren sowie ein professionelles Performancemanagement implementieren, bieten zum Teil noch erhebliche Potenziale.

Allerdings haben die Unternehmen viel vor. So planen 37 Prozent beziehungsweise 36 Prozent etwa die Einführung von Systemen zur Beschaffungsmarktanalyse oder zur Entwicklung ihrer Markt- und Sourcingstrategien. Und 36 Prozent schauen sich nach einem System für die Risikobewertung von Lieferanten um. „Die richtige Einkaufsstrategie ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor für ein Unternehmen, und das hat der Einkauf erkannt“, erklärt amc-Geschäftsführer Joachim von Lüninck. Dem Thema nähern sich die Einkäufer schrittweise. Studienleiter Professor Dr. Gerhard Heß stellt fest: „Die Unternehmen orientieren sich Bottom-up von der operativen über die taktische Ebene in Richtung Strategie.“ In der Praxis bedeutet das: Sind die weltweiten Lieferungen sichergestellt, Preise, Qualitäten und Konditionen verhandelt, schauen sich Einkäufer auch nach Lösungen um, die sie bei der Bewertung ihrer Lieferanten, bei der Analyse von Beschaffungsmärkten und der optimalen Sourcing-Strategie unterstützen.

Kurzfristige Kosteneffekte

Für diese strategischen Aufgaben nutzen schon heute 43 Prozent der befragten Unternehmen eine spezielle IT-Lösung – zum Beispiel ein komplexes Lieferantenmanagement-System. Intensiver ist der IT-Einsatz für die taktischen Beschaffungsprozesse. Hier verfügt mehr als die Hälfte der befragten Firmen (55 Prozent) über spezielle IT-Systeme. Beispiele hierfür sind Lösungen für die Abwicklung von Ausschreibungen und Auktionen oder die Vertrags- und Lieferantenstammdatenverwaltung. Danach gefragt schätzen Einkäufer auch die Wichtigkeit ihrer taktischen Aufgaben tendenziell höher ein als die ihrer strategischen. Die Prioritäten vieler Geschäftsleitungen tragen zu diesem Ungleichgewicht bei. Studienleiter Heß meint hierzu: „Wenn vor allem kurzfristige Kostensenkungen gewürdigt werden, vernachlässigt der Einkauf natürlich strategische Fragen.“ So liegen große Potenziale für die Unternehmen schon allein darin, wenn sie die installierten IT-Systeme nutzen würden. Durchschnittlich nur 65 Prozent beziehungsweise nur 66 Prozent der möglichen Anwender nutzen laut der Studie in den taktischen beziehungsweise strategischen Einkaufsprozessen die installierten Systeme.

Vom IT-Einsatz im Einkauf versprechen sich die Unternehmen viel. An erster Stelle erhoffen sie sich eine erhöhte Transparenz ihrer Beschaffungsabläufe, dicht gefolgt von niedrigeren Prozesskosten (zum Beispiel durch automatisierte Ausschreibungsprozesse). Auch erhoffen sich die Einkaufsmanager eine erhöhte Datenqualität, reduzierte Einstandskosten sowie ein verbessertes Risikomanagement. Joachim von Lüninck bestätigt Unternehmen, die von der Wichtigkeit und Wirkung professioneller E-Lösungen im Einkauf überzeugt sind: „Die Auswahl des richtigen Systems ist ein entscheidender Faktor und die richtige Einführungsstrategie. Weiterhin sollten die Unternehmen die Steigerung der Nutzung der ausgewählten E-Lösungen professionell managen, denn nur so kann der erwartete Nutzen auch wirklich realisiert werden.“

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