Auf der sicheren Seite
- 24.06.2013
- Specials
Wie können wir die Arbeit in unseren Büros noch effizienter, nachhaltiger machen? Auch in einem Hotelbetrieb macht der sichere Umgang mit Informationen einen wichtigen Teil der täglichen Arbeit aus, Effizienz ist eine wesentliche Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg: Reservierungen, Angebote, Stornierungen, Rechnungen und Schriftverkehr mit Lieferanten – hunderte Papiere werden von den Mitarbeitern täglich erstellt, gelesen, ausgedruckt – und nach ihrer Verwendung in den Papierkorb geworfen. All diese Papiere enthalten jedoch auch sensible Informationen: etwa Kundennamen, Kreditkartendaten oder Preise. Und all diese Daten müssen vor dem Zugriff Fremder geschützt werden. Nicht zuletzt fordern dies die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Datenträger müssen so vernichtet werden, dass die Reproduktion je nach Inhalt unmöglich oder weitestgehend erschwert wird.
„Über viele Jahre hinweg hatten wir mit einem speziellen Dienstleister zusammengearbeitet, der für uns die Vernichtung und Entsorgung unserer Papiere übernommen hatte“, erklärt der Cheftechniker vom Berlin Marriott Hotel, Claudio Trübenbach. Die Mitarbeiter sammelten alle Papierdokumente in Tonnen, die der Dienstleister bereitgestellt hatte. Sie wurden auch von ihm abgeholt und in einer eigenen Schredderanlage vernichtet, so dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden konnten. „Doch diese Organisation hat uns in der Praxis Aufwand verursacht“, sagt der technische Leiter. So mussten die Restpapiere in den Räumen der Verwaltung zwischengelagert werden, die Fahrer waren nicht immer die gleichen, so dass sich neue Mitarbeiter immer wieder durchfragen mussten, um den Weg zu den Papiertonnen zu finden, was wiederum Sicherheitsfragen aufwarf. Es gab mithin einige Gründe, über eine neue Organisation dieses Prozesses nachzudenken.
Der Hersteller von Aktenvernichtern HSM und der langjährige Lieferant Horn&Görwitz rieten dem Hotel zu einem anderen Weg: Und zwar Aktenvernichter selbst zu kaufen und direkt dort aufzustellen, wo das Altpapier anfällt – also in den Büroetagen – und dabei sogar noch Kosten zu sparen. Statt einen Spezialisten zu beauftragen, werden nun die Papiere selbst geschreddert. Holger Müller, Gebietsverkaufsleiter von HSM hat mit dem technischen Leiter der Hotels ein Lastenheft erstellt und die Anforderungen an die Aktenvernichtung aufgenommen: Papiervolumen, Papierstärke, Sicherheitsstufe nach Schutzklasse und -stufe entsprechend der neuen DIN 66399, erforderliches Auffangvolumen. „So ist dann die Wahl auf das leistungsstärkste Wechselstromgerät aus unserem Portfolio gefallen, den ‚Securio P44’, der neben Papier auch optische, magnetische und elektronische Datenträger vernichten kann“, erklärt Maximilian Görwitz vom Lieferanten Horn&Görwitz.
Sechs Aktenvernichter dieser Reihe verrichten im The Ritz-Carlton, Berlin und Berlin Marriott Hotel in den Druckerräumen nun ihren Dienst. Auf jedem Gang im Verwaltungstrakt – und an den Rezeptionen – steht ein Gerät gut erreichbar für die Mitarbeiter bereit. Wird der Auffangbehälter des Aktenvernichters voll, muss ihn der Mitarbeiter in den Presscontainer der Berliner Entsorgungsbetriebe entleeren. Die Bereitstellung dieses Containers und seine Abholung sind für das Hotel kostenlos. Die Entsorgungsbetriebe der Stadt Berlin, Berlin Recycling, führen das Papier später unter dem Aktionsmotto „Papier sammeln macht Schule!“ der Wiederverwendung zu und lassen daraus Schulhefte herstellen.
Die Umstellung auf das Schreddern im eigenen Haus musste zugleich hohe Anforderungen an die Nachhaltigkeit erfüllen, denn das Berlin Marriott Hotel strebt die Zertifizierung nach ISO 14001 (Umweltmanagement) an. Unter dem Motto „Marriott going Green“ setzt das Hotel in sämtlichen Bereichen auf moderne Technik, Energieeinsparung, Abfallvermeidung und Recycling. Inzwischen wurde die Beleuchtung auf LED und Energiesparleuchten umgestellt. Der größte Papierverbraucher in der Hotel-Verwaltung, die Abteilung „Reaktiver Verkauf“, ist zu einem „papierlosen Büro“ geworden. Sämtliche Häuser der Marriott-Gruppe weltweit verwenden ausschließlich Papier, Flipcharts und Blöcke aus zertifizierter Forstwirtschaft, selbst die Stifte bestehen aus wiederverwertbaren und biologisch abbaubaren Materialien. Und die neuen Aktenvernichter? Sie arbeiten energiesparend, bei Nichtbenutzung schalten sie nach zwei Minuten automatisch in einen „Schlafmodus“ und nach einer Stunde komplett ab, so dass sie dann gar keinen Strom mehr verbrauchen.
Spezialist für Effizienzverbesserungen
Vom Händler zum Spezialisten für sämtliche Geschäftsprozesse rund um das Dokument, dokumentenbezogene Lösungen und die Archivierung – Horn&Görwitz ist eines der führenden Unternehmen in und um Berlin für dieses Spezialgebiet.
Als Gründungsmitglied der Computer-Compass-Gruppe, eines deutschlandweiten Verbundes aus mittelständischen Unternehmen, die sich auf die Beratung für und Umsetzung von Projekten zur Effizienzsteigerung rund um das Dokumentenmanagement und Informationstechnologie spezialisiert haben, hat das Unternehmen eine jahrelange Expertise auf diesem Gebiet. Das Kundenspektrum reicht vom Start-up über mittelständische Unternehmen bis zu international agierenden Konzernen.
