Ausbauen oder Auslagern?
- 21.02.2011
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Der in Bewegung geratene Postmarkt und der technische Fortschritt bieten Poststellen ernorme Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Dr. Alexander Seyferth, Geschäftsführer der internet access GmbH, erkennt zwei Tendenzen in der Entwicklung.
Der klassische Brief wird immer stärker durch digitale Lösungen ergänzt. Damit wandert der Postversand durch verschiedene neue elektronische Zustellmöglichkeiten zusehends näher an die Telekommunikation. Der Postbearbeitungsmarkt steht am Anfang einer Umbruchsituation und das wird sich früher oder später auch auf die Poststellen der Republik auswirken.
„Die traditionelle Poststelle, wie wir sie heute kennen, ist ein Auslaufmodell. Das digitale Zeitalter macht auch vor der Poststelle nicht halt und wird sie zusehends prägen“, sagt Dr. Alexander Seyferth, Geschäftsführer der internet access GmbH (iab), einem Tochterunternehmen von Francotyp-Postalia (FP). „Ich sehe dabei zwei klare Tendenzen. Entweder weiten die Poststellen ihr Angebot aus und werden zu Komplettdienstleistern mit einer breiten Angebotspalette für ihr Unternehmen – oder die Betriebe gehen dazu über, ihre Poststellen komplett auszulagern.“
Die Full-Service-Poststelle
Das Öffnen, Ordnen und Sortieren der Eingangspost ist in den meisten Poststellen heutzutage selbstverständlich. Doch die Anforderungen werden komplexer. „Um weiterhin einen echten Mehrwert für das Unternehmen darzustellen, müssen Poststellen ihre Kompetenz in Richtung elektronischer Kommunikation ausweiten. Viele Poststellen werden mehr und mehr neben den traditionellen Aufgaben softwaregestützte Dienstleistungen anbieten“, prognostiziert Seyferth. Dazu gehöre zum Beispiel, dass sich die Poststelle der Zukunft als zentrale Drehscheibe von Kommunikationsdaten innerhalb ihres Unternehmens etabliere, das heißt die Poststelle entscheidet nach festen Regeln, ob Sendungen physisch, also per Brief, oder kostengünstiger per E-Mail, DE-Mail, Fax etc. an die Empfänger gelangen können. Auch ein Überblick darüber, wo Optimierungspotenziale in der Postbearbeitung schlummern und welche Produkte und Dienstleistungen zur Auswahl stehen, sieht Seyferth als unumgänglich an: „Durch die wachsende Komplexität der Versandmöglichkeiten wird die moderne Poststelle Profis an ihrer Seite brauchen, um für ihr Unternehmen eine optimale Versandstrategie abzubilden.“ Das fange schon mit der Auswahl der einzusetzenden Materialien an: „Lohnt es sich beispielsweise für mein Unternehmen, ein großes Frankiersystem anzuschaffen? Oder sollte ich eher auf eine Hybridmaillösung und eine kleine Frankiermaschine für die Tagespost setzen? Was kann ich als Poststelle vielleicht selbst vollelektronisch aufbereiten und für meine Kolleginnen und Kollegen günstig und rechtssicher versenden? Das sind Fragen, die sich Mitarbeiter einer Poststelle zukünftig verstärkt stellen und die sie gegenüber ihren Vorgesetzten auch beantworten müssen.“
Die ausgelagerte Poststelle
„Wenn Poststellen nicht auf diese veränderten Anforderungen reagieren, laufen sie Gefahr, nicht mehr den gestiegenen Anforderungen gewachsen zu sein.“ Parallel sieht Seyferth einen gegenläufigen Trend – den der weitgehenden Auslagerung von Postbearbeitungsprozessen. In diesem Fall greifen die Unternehmen verstärkt auf externe Dienstleister zurück, die die komplette Postbearbeitung des Betriebs übernehmen. Die iab sieht sich als Unterstützung für das Unternehmen und ihre Poststelle an, denn sie bietet neben Hybridmaillösungen Software zur Bearbeitung von Druck- und Datenströmen im eigenen Unternehmen an, mittels derer die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Post digital oder physisch versenden können – je nach Anforderung. Die Dokumente werden dann entweder als rechtssichere E-Mail (beispielsweise signiert und verifiziert) versendet, vor Ort ausgedruckt und klassisch bearbeitet oder auch an das Druckzentrum der iab übergeben. Diese kann so helfen, Spitzen abzufangen oder besondere Anforderungen zu erfüllen, die die Poststelle vor Ort nicht leisten kann.
Vollelektronische Lösungen wie der digitale Postversand mittels rechtssicherer De-Mail beschleunigen den Wandel. „In Zukunft werden Unternehmen vermutlich vermehrt auf elektronische Post mit zertifizierter Sicherheit zurückgreifen. Hier gilt es jedoch zu prüfen, für wen sich das rentiert. Dienstleister wie beispielsweise die iab stehen dabei beratend zur Seite“, so Seyferth abschließend.
