C.ebra

Reisekosten werden sinken

Reisen: Drittgrößter Kostenblock

Berufsbedingte Mobilität ist ein dynamischer Wirtschaftsfaktor. Insgesamt lag das

Volumen an Geschäftsreisen in 2008 bei circa 50 Milliarden Euro. Wir sprachen mit dem Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) über die Optimierungspotenziale.

Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des VDR: Reisekosten im Blick haben
Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des VDR: Reisekosten im Blick haben

Zwei von drei Betrieben in Deutschland arbeiten mit einem Reisebüro zusammen. Dabei dominieren jedoch nicht die großen Travel Management Companies. Bei der Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen führen Einzelbüros ohne Marken-, Ketten- oder Konzernzugehörigkeit die „Hitliste“ an. Erst dann werden BCD Travel Germany, Lufthansa City Center, Carlson Wagonlit Travel und FCm Travel Solutions genannt. Das ist eines der Ergebnisse der „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009“ des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR).

„Dass das Reisebüro um die Ecke der Favorit der deutschen Wirtschaft ist, muss Reiseexperten verblüffen“, kommentiert VDR-Präsident Dirk Gerdom das Umfrageresultat. Ohne die Sachkompetenz bei Einzelreisebüros in Frage zu stellen, vermute man modernes Know-how, Zugang zu kostensparenden Technologien und wertschöpfende Netzwerke doch eher bei den Travel Management Companies.

„Liebgewonnene Geschäftspartner können ein Luxus sein“, warnt der Geschäftreiseexperte und rät: „Eine Reisebüroausschreibung unter Berücksichtigung aller am Markt Beteiligten könnte zu ungeahnten Effektivitätsschüben, erhöhter Transparenz und neuer Klarheit führen!

Die vollständigen Ergebnisse der „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009“ werden am

30. Juni 2009 veröffentlicht. Sie umfassen repräsentative Zahlen zur wirtschaftlichen Be-deutung von Geschäftsreisen bzw. geschäftlicher Mobilität, zu organisatorischen Fragestellungen und zu aktuellen Themen im Travel Management.

Veröffentlicht werden auch wieder „Hitlisten“ wichtiger Partner (außer Reisebüros auch Mietwagenfirmen im Ausland), bei denen der größte Umsatz oder die meisten Buchungen getätigt werden (diese Rankings sagen jedoch nichts aus über Marktanteile oder Umsatzvolumina).

Sensibilität für die Kosten entwickeln

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) vertritt mit seinen mehr als 500 Mitgliedern einen Gesamtumsatz im Geschäftsreisebereich von jährlich mehr als zehn Milliarden Euro und ist Ansprechpartner im Bereich der gesamten geschäftlichen Mobilität.

Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des VDR, möchte die Unternehmen vor allem für den immensen Kostenfaktor des Themas Geschäftsreisen sensibilisieren. Nach den Personalkosten und dem Thema IT würden die Geschäftsreisen in den Unternehmen den drittgrößten Kostenblock darstellen, so Biehl. Da lohne es sich definitiv, diesen Kostenblock genauer unter die Lupe zu nehmen und die Geschäftsreisen des Unternehmens insgesamt zu optimieren.

Umweltfreundliches Reisen liegt im Trend.
Umweltfreundliches Reisen liegt im Trend.

Dabei sei es eine Philosphie-Frage, wie weit der finanzielle Rahmen bei notwendigen Reisen gespannt werde. Denn der Mitarbeiter soll ja erfolgreich Geschäfte machen, wenn er unterwegs ist, und sich nicht über schlechte Betten im Hotel oder volle Waggons in der Bahn ärgern. Sicherlich würden in der heutigen Zeit die Controller die Überhand haben, viele Einkäufer müssen bei den Vertragspartnern versuchen nachzuverhandeln. Verbandsmitglieder genießen hier den Vorteil, dass sie vom Konsolidierungsprogramm des Verbandes mit den Anbietern profitieren können.

Das sei besonders interessant für Unternehmen, deren Reisevolumen nicht hoch genug sei, um selbst mit den Anbietern in Verhandlungen zu treten. Individuell ausgehandelte oder online selbst gefundene Preise können oft auch Nachteile bergen, zum Beispiel weniger Flexibilität oder schlechtere Stornobedingungen, so Biehl.

Zum Konsolidierungsprogramm des Verbandes gehören unter anderem Kontrakte mit Mietwagenanbietern oder Airlines, dabei könne der Preis bis zu 50 Prozent unter dem offiziellen Angebot liegen.

Biehl schätzt, dass auch heute noch dreißig Prozent der Unternehmen sich überhaupt nicht mit dem Thema Travel Management befassen und die Kosten nicht im Blick haben, sondern unter „Eh da”-Kosten verbuchen.

Auf die Frage nach den Einflüssen der Krise auf die Geschäftsreisetätigkeit prognostiziert Hans-Ingo Biehl sinkende Kosten,wenn das Optimierungspotenzial richtig ausgenutzt werde.

Zum einen habe das radikale Einfrieren der Reisetätigkeit und die Reduktion auf direkte Kundenkontakte zu erheblichen Einbußen bei den

Leistungsträgern geführt. Auf Unternehmensseite habe die Krise zu Nachverhandlungen geführt, um die nicht vermeidbaren Reisen zu geringeren Kosten durchzuführen. Den derzeitigen Bestrebungen der führenden Mietwagenanbieter Preiserhöhungen durchzusetzen, räumt Biehl kaum Chancen ein. Einkäufer, die hier gut verhandeln, würden sicherlich günstigere Konditionen erreichen.

Weiterhin ist Biehl überzeugt, dass das Reisevolumen nicht mehr den Umfang erreichen werde wie vor dem Abschwung. Gründe liegen unter anderem darin, dass das Optimierungspotenzial bei den Einkaufsprozessen besser genutzt wird. Die Zahl der Geschäftsreisen werde absolut sicher wieder steigen, aber insgesamt billiger werden. Immerhin haben bei der Frühjahrsumfrage unter den Verbandsmitgliedern 80 Prozent der Unternehmen angegeben, von der Krise betroffen zu sein. Womit man wieder an dem Punkt angekommen sei, den „Return on Invest” einer Geschäftsreise zu messen, soweit das in der Realität möglich ist.

Nachhaltigkeit spielt bei Geschäftsreisen eine zunehmend größere Rolle

Seit gut vier Jahren spielt auch das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle beim Thema Geschäftsreisen. Hier ist der VDR sehr aktiv und hat ein eigenes Positionspapier zum Thema Nachhaltigkeit entwickelt. Dabei geht es vom „umweltverträglichen Reisen” bis hin zu Reisealternativen, wie Web-Konferenzen. Nachhaltigkeit beim Reisen heißt eher Bahnfahren, als die Reise mit dem Flieger oder Dienstfahrzeug anzutreten. Großer Vorteil des Bahnreisens: Der Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, während der Fahrt zu arbeiten, statt auf den Verkehr zu achten.

Bei notwendigen Flugreisen muss man sich um eine mögliche Kompensation der unvermeidbaren Emissionen Gedanken machen, ein CO2-Fußabdruck der Unternehmen wäre ein gängiger Weg. Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang sind die Hotel-Zertifizierungen des Verbandes. Gerade ist man dabei, entsprechende Kriterien für die Zertifizierungen zu erarbeiten, dazu werden der umweltfreundliche Einkauf genauso gehören wie Elemente aus dem Bereich der Corporate Social Responsibility.

www.vdr-service.de

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