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"Verdammt schwer ohne Infos"

Eine Vergabestelle benötigt nachvollziehbare Argumente für ihre Kaufentscheidungen, doch woher bezieht sie ihre Informationen? Siegfried Frankenstein begibt sich Backstage und erlaubt einen Einblick in den Alltag des Beschaffers.

Wer versucht allen Wünschen zu entsprechen, sitzt nicht nur zwischen den Stühlen, sondern findet sich unter Umständen schnell beim Rechnungsprüfungsamt wieder. (Bild: Jupiterimages/Comstock/Thinkstock)
Wer versucht allen Wünschen zu entsprechen, sitzt nicht nur zwischen den Stühlen, sondern findet sich unter Umständen schnell beim Rechnungsprüfungsamt wieder. (Bild: Jupiterimages/Comstock/Thinkstock)

Für Außenstehende sieht es oftmals wie ein Traumjob aus: Eine Beschäftigung als Mitarbeiter in einer Vergabestelle bei einem öffentlichen Auftraggeber. Da hört man dann von einem interessanten Aufgabenbereich, vielen Dienstreisen, Messe- und Betriebsbesuchen, Geschäftsessen und sogar von Werbegeschenken. Aber wer kennt eigentlich die Realität und hat außerdem die Möglichkeit sich einmal Backstage den Tagesablauf eines öffentlichen Beschaffers etwas näher anzuschauen?

Da gibt es zunächst die vielfältigen Abhängigkeiten, die das Arbeitsumfeld prägen. Hier alle aufzuzählen würde sich schwierig gestalten, beispielhaft seien die Bereiche genannt, die dem Mitarbeiter seine Aufgabe nicht unbedingt erleichtern.

Da gibt es Weisungen der vorgesetzten Behörde oder des Vorgesetzten, zu beachtende Höchstpreise, zur Verfügung stehende Haushaltsmittel oder Haushaltssperren, Vorgaben der Prüfungsämter, Mitwirkungen des Personalrates und der Schwerbehindertenvertretung, Bedenken des ärztlichen Dienstes, des Sicherheitsbeauftragten oder des Technischen Beraters. Und natürlich nicht zuletzt gibt es auch noch die oftmals unerfüllbaren Wünsche der Mitarbeiter. Das ist dann sicherlich kein Traumjob mehr!

Um das alles unter „einen Hut“ zu bringen, bedarf es reichlich Geschick. Schnell kann man sich nämlich als Mitarbeiter einer Vergabestelle zwischen alle Stühle setzen. Gibt man allen Wünschen nach, so findet man sich vielleicht schnell beim Rechnungsprüfungsamt wieder.

Und hier wird es wirklich nicht einfach. Um als kompetenter Verhandlungs- und Ansprechpartner für die internen und externen Partner auftreten zu können, muss man natürlich über gute, nachvollziehbare Argumente verfügen.

Natürlich geht das nicht ohne regelmäßige Schulungen oder Fortbildungsmaßnahmen. Woher sollen denn die zwingend benötigten Argumente oder Informationen kommen? Auf einem silbernen Tablett bekommt man die sicherlich nicht serviert.

Dem Mitarbeiter in der Vergabestelle sollten daher möglichst vielfältige Informationswege offen stehen. Naheliegend und nicht zu unterschätzen ist hierbei der Erfahrungsaustausch und der Kontakt mit den Mitarbeitern anderer Beschaffungsstellen. Voraussetzung ist natürlich, dass die hierfür erforderlichen Dienstreisen auch genehmigt werden. Das könnte schon mal schwierig werden. Unverständlich!

Hilfreich und notwendig sind natürlich auch regelmäßige, fachorientierte Fortbildungsmaßnahmen (zum Beispiel zum Vergaberecht, Möglichkeiten von umweltfreundlichen Beschaffungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Verhandlungs- und Gesprächsführungsseminare sowie Schulungen zu betriebswirtschaftlichen Sachverhalten). Ergänzt durch das kontinuierliche Studium von Fachliteratur und den entsprechenden Fachzeitschriften. Könnte aber alles aus Kostengründen scheitern ...

Informationsbeschaffung in der Praxis

Unser Gastautor, der Vergaberechts-referent Siegfried Frankenstein, war viele Jahre Leiter einer zentralen  Beschaffungsstelle.
Unser Gastautor, der Vergaberechts-referent Siegfried Frankenstein, war viele Jahre Leiter einer zentralen Beschaffungsstelle.

Aber wie sieht die zwingend erforderliche Informationsbeschaffung in der Praxis aus? Hier stehen die Beschaffer nicht selten auf verlorenen Posten. Es gibt (leider) nicht wenige öffentliche Auftraggeber, bei denen die Mitarbeiter in den Vergabestellen nicht die notwendige Unterstützung erhalten. Hier wird der Stellenwert der Vergabestelle regelrecht verkannt und unterschätzt.

Es ist doch unstrittig, dass die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) voller unbestimmter Rechtsbegriffe steckt. Schwierig wird die Auslegung schon bei Themen wie: angemessene Preise, eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibungen, ausreichende Fristen, ungewöhnlich niedrige Preise, wirtschaftlichstes Angebot.

Ohne einen guten Kommentar ist es für die Mitarbeiter in den Vergabestellen nicht immer leicht, eine nachprüfbare und rechtssichere Beurteilung und Anwendung des Vergaberechts vorzunehmen. Aber gute Kommentare kosten schon mal 100 Euro und mehr und eine Beschaffung wird daher nicht selten untersagt.

Diese Pfennigfuchserei ist absolut unverständlich, denn Vergabestellen vergeben nicht selten Aufträge in sechsstelliger Höhe und mehr. Daher muss es doch oberste Priorität sein, mit den Steuergeldern wirtschaftlich und sorgsam umzugehen. Und dafür werden dann auch vernünftige Arbeitsmittel und Informationsmöglichkeiten benötigt.

Man kann sich des Eindrucks nicht erwehren, dass viele öffentliche Auftraggeber den Leitspruch nicht kennen: Im Einkauf liegt der Gewinn. Ansonsten würde man die eigenen Vergabestellen sicherlich mehr unterstützen!!!

www.siegfriedfrankenstein.de

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