Evolution statt Revolution
- 15.11.2010
- Specials
Managed Print Services (MPS) ist das Schlagwort, wenn es darum geht, IT-Budgets zu konsolidieren. Was sich hinter den MPS verbirgt und welche Vorteile Print Management bringt, zeigte die Dokumenten Output Management Konferenz (DOMK).
Seit 2006 informiert die jährliche Konferenz, die erstmals zeitgleich mit den beiden Fachmessen zu DMS Expo und IT & Business in Stuttgart stattfand, Experten, IT-Entscheider, Einkäufer und Händler über die neuesten Trends im Bereich Office-Output-Management. Ob intelligentes Output-Management im SAP-Umfeld, die Auswirkung von Hybrid-Brief-Systemen wie De-Mail auf den Office-Output oder Sicherheitsrisiken in der Druckerinfrastruktur, auch in diesem Jahr standen zahlreiche spannende und praxisorientierte Themen auf der Agenda. Während in den vergangenen Jahren vor allem Hardware und Verbrauchsmaterialien im Fokus standen, rückte die DOMK 2010 das Thema Managed Print Services (MPS) in den Mittelpunkt.
„MPS ist wie die Enterprise – ein Vehikel angetrieben von einer Idee auf einer Reise, bei der keiner weiß, wo diese hingeht“, beschreibt Oliver Jendro, vom Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Dokulife und Veranstalter der DOMK, anhand des berühmten Raumschiffes die bislang sehr unterschiedliche Auslegung von MPS seitens der Anbieter. MPS sei eine sehr intelligente Idee, die leider zu häufig nur zum Hardware- und Tonervertrieb eingesetzt würde, bedauert der Output-Management-Experte, der sich wünscht, dass künftig Service und Software in den Vordergrund rücken. „MPS ist keine Revolution, jedoch eine Evolution und ein echter Mehrwert für den Kunden“, weiß Jendro. Die Vorteile für Anwender bestünden vor allem in einer höheren Kontrolle und Transparenz bei allen Prozessen rund ums Drucken und Kopieren. Ein gutes MPS-Konzept beantworte die Frage, wie wir eigentlich drucken.
Im Rahmen der DOMK stellte Jendro deshalb die Ergebnisse der Printerumfrage10, die das Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Dokulife mit Unterstützung des Druckerherstellers Brother durchgeführt hatte, vor. Bei der Umfrage wurden fast 9000 Anwender aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrem Nutz- und Einkaufsverhalten sowie zur Zuverlässigkeit von Druckern und Multifunktionsgeräten befragt. Die Ergebnisse bringen nicht nur die Verteilung der Druckgeräte nach Unternehmensgröße, oder die Seitenanzahl pro Druckjob zu Tage. Wenn Drucker nicht drucken, ist selten ein technischer Defekt daran schuld. Häufig scheint ineffizientes Prozessmanagement in Unternehmen der Grund zu sein, dass die Geräte stillstehen, so das Ergebnis der Befragung. Papierstau ist nach den Angaben der Endanwender die häufigste Fehlerquelle und wird somit zur „Achillesferse der Druckerinfrastruktur“. Mit 29 Prozent zweithäufigste Fehlerquelle ist fehlendes Verbrauchsmaterial. Bei einer strukturierten oder „automatisierten“ Verbrauchsmaterialbestellung, wie sie MPS-Konzepte vorsehen, kommen frische Verbrauchsmaterialien am Gerät an, bevor es stillsteht. Proaktive Versorgung der Druckinfrastruktur und ganzheitliche Betrachtung der Prozesskette sind der Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und -zeit zu reduzieren. Und mit Analyse und Planung der Infrastruktur, Support und einer regelmäßigen Optimierung leistet ein ganzheitliches Print-Management sogar noch mehr.
Wie das Thema Managed Print beziehungsweise Managed Document Services (MDS) von Herstellerseite aus gesehen und umgesetzt wird, stellten Bernd Austinat, Abteilungsleiter Produkt Marketing, und Marcus Nickel, Sales Manager Managed Print Services bei Canon, in ausführlichen Vorträgen heraus. Die abschließende Podiumsdiskussion mit Philipp Schröder, Leiter Produktmanagement Solutions bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland, Matthias Gukelberger, Business Manager Office Printing Solutions bei HP, und Stefan Breitenbach, Business Development Manager bei Xerox, rundete das Thema ab.
Die Optimierung der Geschäftsprozesse, Kostensenkung und die Verbesserung der Mitarbeitereffizienz seien nur einige wenige der Top-Business-Prioritäten, bei deren Umsetzung ein intelligentes Print-Management helfen kann, betont Bernd Austinat von Kyocera, der in seiner Präsentation das modular aufgebaute MDS-Konzept des Meerbuscher Dokumentenspezialisten vorstellte.
Drucken als Service: Als Komplettanbieter offeriert der Krefelder Hersteller Canon ein dreistufiges Konzept, das von der Beratung bis hin zum Fullfillment reicht. „Letztlich geht es beim Thema Print Management immer um Transparenz“, weiß Marcus Nickel, der im Rahmen seines Vortrages vor allem die Einsparungen, die Canon durch Management und Optimierung der Outputlandschaft erzielt, in den Vordergrund stellte. Je nach Stufe seien Einsparungen zwischen 20 und 50 Prozent möglich, meint der Canon-Manager. Dies könne der Hersteller seinen Kunden sogar vertraglich garantieren.
Im Rahmen der Podiumsdiskussion nahmen die Experten schließlich eine Standortbestimmung vor: MPS beschreibe vom Kern her die Output-Infrastruktur, die einem Unternehmen von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird, von einzelnen Services bis hin zur kompletten Bereitstellung der Print-Umgebung, beschreibt Manager Stefan Breitenbach den Ansatz, den Xerox verfolgt. Darüber hinaus gehe es aber auch darum, für den Kunden weitere Werkzeuge und Services bis hin zu Archivierung oder Workflowlösungen zu kreieren, meint Konica-Minolta-Spezialist Schröder. Im Zentrum müsse dabei vor allem der Anwender mit seinen Anforderungen und Bedürfnissen stehen, meint HP-Manager Gukelberger. Im Rahmen der Diskussion machte er darauf aufmerksam, dass es auch Unternehmen gibt, die lediglich mit einem Servicevertrag Supplies on Demand und eine Support-Infrastruktur aufbauen, also „klein anfangen“ möchten.
Nach Ansicht der Industrievertreter habe sich in puncto Managed Print Services in den vergangenen 24 Monaten viel getan. Nicht nur bei Software und Applikationen, sondern auch bei der Anbindung von Systemen unterschiedlicher Anbieter oder internationalen Projekten sei viel in Bewegung, sagt Marcus Nickel. Das Thema fülle sich deshalb gerade jetzt mit Leben, meint Schröder. Hierzu tragen nicht nur die individuellen Anforderungen der Kunden bei, die, so der Konica-Minolta-Manager, „immer wichtiger werden“ und denen die Anbieter gerecht werden wollen. Auch die Wirtschaftskrise habe zur verstärkten Nachfrage beigetragen, betont Gukelberger. Denn „bei MPS geht es darum, die Zufriedenheit und Produktivität nach oben, die Kosten nach unten zu bringen“, weiß der HP-Spezialist.
