Drucken in freier Wildbahn - Praxisbeispiele
- 13.11.2009
- Specials
Drucken in freier Wildbahn
Die Kosten für die Erstellung von Dokumenten um 30 Prozent senken, davon träumen zahlreiche Einkäufer und IT-Entscheider. Die Output-Management-Konferenz DOMK09 zeigte anhand praxisnaher Beispiele, wie dies möglich ist.
Die Kosten für die Erstellung von Dokumenten verschlingen im Schnitt laut Marktforschern zwischen fünf und 15 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens. Wie man diese Kosten senken kann, erfuhren die Besucher der nunmehr dritten Output-Management-Konferenz DOMK09 in München. Zur Veranstaltung, zu der Output-Management-Experte Oliver Jendro, Geschäftsführer des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Dokulife, eingeladen hatte, kamen Einkäufer und IT-Entscheider, die dank optimierter Kostenstruktur ihr Unternehmen besser durch die wirtschaftlich schweren Zeiten navigieren wollen. Neben den Herstellern Kyocera und Brother, die auf die Veränderungen der Arbeitswelt und die Auswirkungen auf das gedruckte Dokument und die künftigen Output-Managment-Strategien eingingen, schilderten verschiedene Unternehmen anhand praxisnaher Beispiele, wie sie ihre Kosten mit aktivem Output-Management unter Kontrolle halten. So zum Beispiel Andreas Wiedemann, Projektleiter für Print-Lösungen im Volkswagen-Konzern.
Anschaulich erklärte Wiedemann, wie VW mittels eines konzernweiten Output-Monitoring, das gemeinsam mit dem Drucker- und Kopiererhersteller Ricoh und dem Software-Hersteller Genius Bytes umgesetzt wurde, die Druckkosten unter Kontrolle hält und so binnen kurzer Zeit einen zweistelligen Millionenbetrag einsparte. Ziel des Projektes, das seit 2005 läuft, ist der Aufbau eines weltweiten Output-Management-Konzeptes. Keine leichte Aufgabe bei einem Konzern mit weltweit 61 Produktionsstandorten und rund 370 000 Beschäftigten. Dabei ging der VW-Projektleiter auch auf die Ausgangssituation ein, die er vor der Optimierung vorgefunden hatte.
Neben einer heterogenen Systemlandschaft, unterschiedlichen Servicekonzepten und einer dezentralen Beschaffung stellte Wiedemann vor allem einen hohen administrativen Aufwand fest. Weitere Schwierigkeiten, mit denen sich der Projektleiter auseinandersetzen musste und die nicht nur bei der Umsetzung solcher Projekte in Großkonzernen auftreten, waren fehlender Überblick bei der Druckerinfrastruktur und Bestellung sowie mangelnde Kostentransparenz. Zudem gab es keine Lösung zur Überwachung der Drucker- und Kopierer-Umgebung.
Gemeinsam mit Ricoh hat VW bei der Umsetzung der Optimierung alle Stand-alone-Geräte abgeschafft und die große Anzahl unterschiedlicher Systeme auf nur sechs verschiedene Typen reduziert. „Die Umstellung der Output-Landschaft war aber deutlich mehr als ein Gerätetausch“, erklärt Wiedemann. So biete die neue Infrastruktur durch Multifunktion, Follow-me-Print oder Authentifizierung bessere Funktionen sowie durch Reaktionszeiten von vier Stunden, einheitlicher Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Outsourcing des Supports bessere Serviceleistungen und somit sichtbare Mehrwerte. Die Dimensionen des Print-Output-Monitorings erstrecken sich dabei vom Frontend, also den Geräten, über das Backend mit Authentifizierung, Billing und Accounting, Monitoring sowie Security bis hin zu den Prozessen, also dem Betrieb einer zentralen Infrastruktur, Support und Wartung, einem optimiertem Fleetmanagement und Kostentransparenz. Wiedemanns Fazit: „Monitoring der Output-Landschaft ist gerade deshalb notwendig, um die Einsparungen auch belegen zu können.“ Die Erfolge, die VW mit der Umstellung erzielt hat, sind eigenen Angaben zufolge beachtlich. Mittlerweile sind 18 000 Geräte in das Monitoring eingebunden. Alleine in der in Wolfburg angesiedelten Abteilung Forschung und Entwicklung hat der Konzern rund 70 Prozent der Output-Kosten eingespart. Im Schnitt verzeichnet das Unternehmen Einsparungen von bis zu 40 Prozent.
Auch beim mittelständischen Spezialisten für komplexe Druckjobs, Giesecke & Devrient, wird der Office-Druck beständig optimiert. Giesecke & Devrient ist einer der führenden Anbieter für Banknotenpapier, Banknotendruck und Banknotenbearbeitungssysteme. Gemeinsam mit dem Output-Management-Spezialisten LRS etablierte das Unternehmen ein anspruchsvolles Output-Management-System. Roland Mair, stellvertretender Leiter des Rechenzentrums, berichtete, wie er mit Hilfe der Lösung den Druck aus SAP sicher und störungsfrei gestaltet und so die Betriebskosten senkt. Der Druckspezialist SEH präsentierte in seiner Präsentation das Vorzeigeprojekt bei Evonik. Bei dem Energiekonzern wurden mit wartungsarmen Print-Appliances die Service-Kosten für die Druckinfrastruktur im Unternehmen deutlich gesenkt.
Der zweite Schwerpunkt der Konferenz widmete sich den Themen Sicherheit. Multifunktionsgeräte beherbergen inzwischen einen kompletten PC, auf dem meist sogar ein Server und ein Betriebssystem installiert sind. Das bietet Angriffsfläche für Hacker und Datendiebe, da Multifunktionsgeräte in der Regel kaum nach Sicherheitsrichtlinien gewartet und administriert werden. Der Security-Experte Uli Ries schilderte in seinem Vortrag, wie einfach man Multifunktionsgeräte hacken und Daten klauen kann – und wie man sich dagegen absichert. Laut der ENISA-Studie (European Network and Information Security Agency) sichern zwar angeblich 50 Prozent der Unternehmen ihre Drucker und Kopierer ab, Ries schätzt die Zahl der Unternehmen, die dies wirklich tun, jedoch deutlich geringer ein. In seinem Vortrag demonstrierte der Sicherheitsexperte, wie einfach es ist, mittels handelsüblichem PC die Druckdatenströme zu belauschen, und sensibilisierte somit für das Thema Drucksicherheit.
Auch das Thema Druckgerätenutzung wurde auf der DOMK09 angegangen. Denn nur wenn man weiß, wie Druckgeräte „in der freien Wildbahn“ in der Regel genutzt werden, kann man an den richtigen Stellschrauben drehen. Oliver Jendro vom Beraternetzwerk Dokulife stellte im Rahmen der Veranstaltung die mit über 7000 Teilnehmern derzeit größte Studie zur Druckgerätenutzung vor und zeigte, was und wie im bundesdeutschen Durchschnitt gedruckt wird.
