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Ungenutzte Potenziale

Nicht-technische Barrieren zwischen IT und Fachabteilung bremsen das Optimierungspotenzial von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen aus, so das Ergebnis der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“.

Chancen und Herausforderungen des Dokumenten-Managements (Anklicken zum Vergrößern)
Chancen und Herausforderungen des Dokumenten-Managements (Anklicken zum Vergrößern)

Fachabteilungen in Unternehmen fordern bessere Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse und Sicherheit für geschäftskritische Informationen. Die IT will dieser Herausforderung mit Print- und Dokumenten-Management begegnen, häufig stehen jedoch einer schnellen Umsetzung nicht-technische Hürden im Wege. Ziel der Ende 2013 durchgeführten Befragung unter 220 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern war es, Trends und Pläne bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse zu ermitteln. Während bei der Befragung zum gleichen Thema vor zwei Jahren IT-Sicherheit „nur“ auf Platz zwei der Anforderungen an die IT stand, zeigt die NSA-Affäre Wirkung: Die Gewährleistung der Sicherheit hat vor allem für IT-Entscheider Priorität, aber auch für die Geschäftsbereiche ist sie von entscheidender Wichtigkeit. Auf Platz zwei rangiert für IT-Entscheider die Senkung der IT-Kosten, während die Fachbereiche, wie etwa der Einkauf, bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse und schnellere Erfüllung neuer Anforderungen umgesetzt sehen wollen.

Mit Print- und Dokumenten-Management kann das breite Anforderungsspektrum in einem mehrstufigen Prozess erfüllt werden. Im ersten Schritt werden die Druckkosten mittels Print-Management reduziert – das ist bereits in vielen Firmen umgesetzt. Im nächsten Schritt werden mit Dokumenten-Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor im letzten Schritt die Geschäftsprozesse optimiert und automatisiert werden. Genau hier liegt nach Ansicht der IDC immenses Potenzial, da ein Großteil der Geschäftsprozesse dokumentenbasiert ist.

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print-Management, knapp ein Drittel plant die Einführung innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre, weitere 25 Prozent beschäftigen sich mit dem Thema. Im Vergleich zur Studie 2012 haben sich die Anforderungen an MPS verändert. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Kosten senken. Allerdings ist sowohl bei IT- als auch Abteilungsverantwortlichen die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt. Print- und Dokumenten-Management wachsen immer enger zusammen. Offenbar erkennen die Unternehmen, dass die aus einer umfassenden Analyse von Druckverhalten und Anforderungen gewonnene Transparenz eine gute Ausgangsbasis darstellt, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und zu digitalisieren. In erster Linie erwarten die Befragten schnellere Abläufe (41 Prozent). In die gleiche Richtung zielt die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden (39 Prozent) werden. Im Hinblick auf den Anstieg verfügbarer, aber größtenteils unstrukturierter Daten, eines der wichtigsten Ziele. Weitere Ziele beziehen sich auf Zuverlässigkeit und Kosteneinsparungen, vornehmlich bei Papierausdrucken.

In Zukunft soll der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten verringert werden. So sollen ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per EDI (45 Prozent) in den kommenden zwölf bis 24 Monaten umgesetzt werden.

MPS-Ziele im Fokus (Anklicken zum Vergrößern)
MPS-Ziele im Fokus (Anklicken zum Vergrößern)

Hier ist es wieder der Mittelstand, der das Potenzial ausschöpfen will. Allerdings hatten sich bereits die 2012 befragten Firmen vorgenommen, die Automatisierung ihrer Prozesse binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt aber, dass viele Unternehmen noch nicht weiter gekommen sind. „Die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse ist langwierig. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität unterschätzt wurde“, erklärt IDC-Analyst und Projektleiter Matthias Kraus. Die Ergebnisse untermauern diese Einschätzung, technische Barrieren stellen nicht die einzigen Hürden dar. Unternehmen müssen sich auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe konzentrieren. Komplexe IT-Prozesse sind zunächst professionell zu analysieren, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst dann kann die Auswahl passender Maßnahmen erfolgen. Die Anpassung und Konsolidierung der Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach Überzeugung von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel. Ernüchternd sei, dass nur 19 Prozent der Befragten dies erkennen.

Lösungsanbieter müssen sich entsprechend positionieren, um die IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum muss ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen. Eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen ist unumgänglich. Doch genau dies stellt die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauen der IT-Abteilung die Optimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren IT-Entscheider fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl an Ansprechpartnern in den Unternehmensbereichen schwer. Rückblickend ist festzustellen, dass die Firmen in den letzten Jahren nicht maßgeblich weitergekommen sind. Der Grund: die IT-Abteilung unterschätzt nach wie vor die nicht-technischen Hürden und stellt sich dieser neuen Aufgabe nicht mit dem nötigen Engagement. IDC empfiehlt IT-Verantwortlichen eine schrittweise Optimierung dokumentenbasierter Prozessen. 

www.idc.de

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