C.ebra

Einkauf von Dienstleistungen

Gibt es im Bereich C-Teile und E-Procurement wirklich noch bahnbrechende Neuigkeiten zu berichten? Das vielleicht nicht, aber schöpfen Unternehmen alle Potenziale bereits aus? Wohl kaum ... Andreas Briefi von Hilti beschrieb auf der Procurement-Veranstaltung während der Paperworld den Weg seines Unternehmens in Richtung einer strukturierten Beschaffung und gab so sicher dem einen oder anderen Einkäufer gute Hinweise und Anregungen.

Hilti bietet Produkte und Dienstleistungen für den Profi am Bau.
Hilti bietet Produkte und Dienstleistungen für den Profi am Bau.

Das Unternehmen Hilti wurde 1941 in Schaan im Fürstentum Liechtenstein von Martin Hilti gegründet. Der Konzern positioniert sich als weltweit führend in Sachen Produkte, Systeme und Dienstleistungen für den Profi am Bau und ist in mehr als 120 Ländern präsent. Rund 21 000 Mitarbeiter und über 200 000 direkte Kundenkontakte täglich im Direktvertrieb zeichnen das Unternehmen aus. Der Umsatz betrug 2013

4,3 Milliarden Schweizer Franken (rund 3,5 Milliarden Euro).

Zunächst erläuterte Andreas Briefi den Begriff C-Teile näher. Im Sinne des Einkaufs sind dies Artikel, bei denen die Prozesskosten im Verhältnis zum Einkaufspreis überproportional hoch sind. Klassische C-Teile sind zum Beispiel Büromaterial, Reinigungs- und Hygieneartikel. Sie müssen den gesamten aufwendigen klassischen Beschaffungsprozess durchlaufen. Das heißt zunächst wird der Bedarf ermittelt, erfasst und angefragt. Dann wird die Bestellung erfasst, genehmigt, an den Lieferanten übermittelt und die Auftragsbestätigung eingegeben. Nun erfolgt das Annehmen, Kon-trollieren, Buchen und das eventuelle Einlagern der Ware. Der nächste Schritt ist das Verwalten und Ausgeben. Schließlich wird die Rechnung geprüft, kontiert, verbucht, die Zahlung avisiert und abgelegt. Jeder, so Andreas Briefi, könne ungefähr abschätzen, was dieser Prozess in einem Unternehmen zeitlich und vor allem monetär bedeute.

Strukturierte Beschaffung

Einen Lösungsansatz sieht der Hilti-Vertreter in der strukturierten Beschaffung von C-Teilen durch E-Procurement. Anhand von W-Fragen ergäbe sich fast schon von alleine die entsprechende Struktur. Wer macht was, wie, wann und vor allem warum? Es kauft also ein Personenkreis ein, der dazu autorisiert ist. Was wird beschafft? Ein definiertes Spektrum von Gütern bis hin zu Dienstleistungen. Wie wird beschafft? Wenn es um E-Procurement geht, dann auf dem direkten elektronischen Weg und somit zeitlich unabhängig. Aus Sicht von Andreas Briefi stellt diese Form des Einkaufs eine Win-win-Situation für alle beteiligten Abteilungen dar.

Bei Hilti erweiterte man das E-Procurement zusätzlich auf den Einkauf von Dienstleistungen. Hierzu gehören zum Beispiel Printlösungen für das Marketing oder Übersetzungsleistungen, die anhand einer klaren Preisstruktur online abrufbar sind. Ein weiteres Beispiel, das bei Hilti eingeführt wurde, kommt aus dem Real Estate Management. Es gibt in Deutschland rund 90 Hilti Center, die neben einer Beratung eine Auswahl an Produkten anbieten. Die Standortsuche für ein

neues Hilti Center, die zugehörige Beschilderung bis hin zum Rückbau bei einer Schließung, all diese Dienstleistungen können über das E-Procurement-System von den Mitarbeitern direkt beim externen Service Provider bestellt werden. Zu den Dienstleistungen gehört außerdem der gesamte Travel-Bereich, etwa Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen.

Bei Hilti durchläuft die Dienstleistung dann den gesamten sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess. Am Anfang steht die Auswahl der Dienstleistung durch den Anforderer (demand), es folgt die direkte Beauftragung des externen Service Providers. Bei Hilti wird dies sofort im SAP-System gespiegelt. Dann wird der „Wareneingang“ bestätigt und ebenfalls im E-Procurement-System vermerkt. Die Rechnung wird über OCR eingescannt, die Bestellnummer identifiziert und zugeordnet, dieser Schritt soll bei dem Unternehmen demnächst komplett über E-Invoicing automatisiert ablaufen. Dann erfolgt die Überprüfung und Bezahlung. Für Andreas Briefi liegen die Vorteile auf der Hand, er sieht einen klaren Nutzen im Vertrieb, Effizienzsteigerung im Buchhaltungsprozess, Entlastung des Einkaufs und eine Professionalisierung durch externes Know-how.

www.hilti.de

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